Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Секретарское дело

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Информационно-поисковая система по документам организации

Информационно-поисковая система (ИПС) строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного набора реквизитов. Состав реквизитов может быть увеличен в зависимости от специфики организации. В автоматических ИПС используются коды «Общегосударственного классификатора технико-экономической информации» (ОКТЭИ). При частичной автоматизации поиска операций должна соблюдаться совместимость традиционных и автоматизированных систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации производятся на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации с выводом данных на дисплей или путем изготовления машинограмм.

При автоматизации контроля за исполнением запрещается вводить специальные или дополнительные формы контрольных карточек или других промежуточных учетных, отчетных или иных форм; рассылка машинограмм допускается лишь в том случае, если в структурном подразделении нет дисплеев (видеотерминалов). После завершения исполнения и записи необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полной заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежит передаче на хранение в архив одновременно с документами.

Руководитель организации определяет право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на машинную подготовку документов, автоматизирует контроль за исполнением и порядок использования технических средств.

Автоматические ИПС (см. прил. 4 к гл. 2) обеспечивают работников управления информацией обо всех документах и месте их нахождения при выводе информации на дисплей или изготовлении машинограмм.

Вопросы и задания

  • 1. Какова цель контроля за исполнением документов?
  • 2. Назовите важные условия эффективности контроля за исполнением документов.
  • 3. Какими нормативными актами следует руководствоваться при контроле за исполнением документов?
  • 4. Как осуществляется поисково-справочная работа по документам?
  • 5. Кто определяет право доступа сотрудников к информации?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>