Порядок прохождения и обработки внутренних документов

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами исходя из задач и потребностей предприятия (его структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия. Порядок работы секретаря с внутренними документами организации описан в прил. 3 к гл. 2.

Внутренние документы проходят следующие стадии:

  • ? получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение или уточнение;
  • ? подготовка проекта документа;
  • ? перепечатка;
  • ? согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
  • ? корректировка документа по результатам согласования и его визирование;
  • ? окончательное оформление документа;
  • ? проверка правильности оформления документа и его подписание;
  • ? тиражирование и регистрация документа;
  • ? исполнение и контроль за исполнением документа;
  • ? прием исполненного документа и снятие его с контроля;
  • ? подшивка исполненного документа в дело.

Маршруты прохождения внутренних документов на этапах

подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) проходят согласование через юридический отдел.

Протоколы не требуют составления проекта, визирования и согласования. Они передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки, справки и другая корреспонденция поступают прямо к руководителю, рассматриваются им, после чего в общем порядке передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения.

Приказы, протоколы, регистрируемые в канцелярии или у секретаря, размножаются, затем их копии рассылаются в структурное подразделение. Докладные записки, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения передаются в структурное подразделение или подшиваются в соответствующие дела.

Порядок приема и передачи документов (входящих, исходящих и внутренних) на всех этапах прохождения, осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационных формах или других учетных документах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Вопросы и задания

  • 1. Расскажите, как обрабатываются внутренние документы на этапе подготовки и оформления.
  • 2. Сколько экземпляров исходящего документа оформляется, если его нужно направить в три адреса?
  • 3. Расскажите о правилах и стилях оформления конвертов.
  • 4. Сравните этапы прохождения исходящих и внутренних документов.
  • 5. Охарактеризуйте процесс прохождения входящих документов в учреждении.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >