Порядок прохождения и обработки исходящих документов

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей организации или ведомства. Порядок работы секретаря с исходящими документами в организации раскрывает содержание действий секретаря и определяет, с кем он взаимодействует (см. прил. 2 к гл. 2).

Исходящие документы в процессе их подготовки проходят определенные этапы (рис. 5).

К числу исходящих документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициа-

Основные этапы подготовки исходящих документов

Рис. 5. Основные этапы подготовки исходящих документов

/пивные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие отметки об исполнителе, а также наличие всех страниц документа и приложений.

Образец исходящего ответного письма

Движение исходящего документа приводится в табл. 5.

п/п

Операции

Наименование исполнителей

Исполнитель

Канцелярия

Машбюро

Юрист

Общий отдел

Начальник структурного подразделения

Руководитель организации

1

Составление письма

2

Печатание документа

3

Сообщение об отпечатанном документе

4

Согласование содержания проекта документа и его корректировка

5

Подпись

6

Тиражирование, регистрация и проверка правильности адресования

7

Упаковка и отправка (рассылка документа)

8

Подшивка второго экземпляра в дело

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются не менее чем в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Копия (отпуск) исходящего документа, заверенная в установленном порядке исполнителем или секретарем, остается в учреждении и подшивается в дело.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания документ регистрируется. Соответствующий номер указывается и на бланке письма, и на его копии. До отправки документа ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащего отправке, а также адреса мест назначения. На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется список на рассылку. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» или в РКК.

Документы должны быть обработаны и отправлены в день их подписания.

Не следует забывать, что в организациях с большим документооборотом подписанные и зарегистрированные документы передаются для отправки в экспедицию.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи.

Второй экземпляр письма подшивается в дело. Затем составляют список или реестр на отправленную почту и сдают в отделение связи. Реестр составляется в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за отправку исходящей корреспонденции, заверяется печатью структурного подразделения и кладется вместе с отправляемой корреспонденцией. Работники почты заверяют один экземпляр реестра и возвращают его в организацию, что свидетельствует о том, что корреспонденция принята на почту для отправки. Форма реестра не закреплена нормативными документами и может быть примерной, использоваться в организациях, фирмах для того, чтобы снять с секретаря ответственность в тех случаях, если письма иногда не доходят до адресата. Документы должны быть отправлены в день их подписания.

Примерная форма реестра на исходящие документы 18.02.2013

Дата и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание документа

Стоимость

отправки

Отметка об исполнении документа

  • 1.
  • 18.02.2013
  • 1-19/235

Комитет по науке Республики Беларусь

Начальнику управления государственных научно- технических программ Колосу В.И.

О заключении договора на поставку фурнитуры

2500 р.

В дело № 1-19

2.

Начальник канцелярии Подпись С.Э. Билейчик

Одна из обязанностей секретаря - отправка и получение корреспонденции, поэтому секретарь должен знать «Почтовые правила и порядок адресования почтовых отправлений».

Простое письмо

Характер вложения: разного рода письменные сообщения.

Порядок отправления', опускается отправителем в почтовый ящик либо в специальный почтовый ящик, установленный в операционном зале отделения почтовой связи. Письма, оформленные на маркировальных и франкировальных машинах, сдаются на операционные кассы объектов почтовой связи.

Порядок вручения: вручается путем опускания в абонентский почтовый шкаф и в индивидуальный почтовый ящик.

Заказное письмо

Преимущест ва:

? подтверждение подачи - выдается квитанция;

  • ? приписка к документам по всему пути следования;
  • ? подтверждение вручения - под расписку.

Характер вложения: разного рода письменные сообщения, деловые бумаги, фотографии, художественные открытки, схемы и другая аналогичная бумажная продукция.

Порядок отправления: сдается на операционную кассу отделения почтовой связи.

Порядок вручения: вручается адресату под расписку.

При отправке заказного письма можно воспользоваться услугами:

  • ? «Вручить лично»;
  • ? «С уведомлением о вручении».

Письмо с объявленной ценностью

Преимущества:

  • ? подтверждение подачи - выдается квитанция;
  • ? приписка к документам по всему пути следования;
  • ? подтверждение вручения - под расписку;
  • ? при утере возмещается страховка.

Характер вложения: документы и ценные бумаги (дипломы, свидетельства о рождении и браке, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, лотерейные билеты и другие аналогичные предметы и документы, имеющие ценность для отправителя и получателя).

Порядок отправления: сдается в отделение почтовой связи при описи, оформляется оператором в присутствии клиента, опечатывается; клиенту выдается квитанция.

Порядок вручения: вручается адресату под расписку на извещении.

При отправке письма с объявленной ценностью можно воспользоваться услугами:

  • ? «Вручить лично»;
  • ? «С уведомлением о вручении»;
  • ? «С наложенным платежом» (почтовым, телеграфным) - отправитель поручает почте взыскать с получателя при вручении ему почтового отправления установленную отправителем денежную сумму и выслать ее почтовым или телеграфным денежным переводом по адресу отправителя.

Письменная корреспонденция «Первого класса»

Письмо в этом конверте ускоренно доставят из г. Минска в областные и районные центры нашей страны в кратчайшие сроки. Пересылка осуществляется во все дни недели, кроме выходных и предпраздничных дней. Письмо опускается в специальный почтовый ящик.

Коммерческая корреспонденция с оплаченным ответом (ККО)

Отправитель предварительно оплачивает ответ партнеров или потребителей услуг отправителя. Для пересылки корреспонденции используется комплект, состоящий из двух конвертов. Один конверт предназначен для отправки письменного сообщения адресату, второй, который вкладывается вместе с письменным сообщением, с отметкой «Оплаченный ответ» - для получения ответа на предложения отправителя.

На данную услугу организация должна заключить договор с предприятием связи.

Адреса отправителя и получателя на почтовых отправлениях и сопроводительных бланках заполняют вручную. В адресе не должно быть сокращенных названий и не относящихся к адресу знаков.

Отправитель на конверте или на своем почтовом отправлении обязательно должен указать:

  • ? фамилию, имя, отчество;
  • ? улицу или деревню, номер дома, квартиры;
  • ? индекс, город;
  • ? страну.

С 1997 г. в Республике Беларусь был осуществлен переход на новый порядок адресования международных почтовых отправлений:

  • ? адрес получателя пишут в правой нижней части почтового отправления;
  • ? адрес отправителя указывают в левой верхней части почтового отправления.

Адресование международных почтовых отправлений осуществляется латинскими буквами и арабскими цифрами или на языке страны назначения с обязательным переводом наименования страны назначения на русский язык.

Для отправлений, адресованных в страны СНГ, адрес получателя можно писать по-русски.

Образец написания адреса для почтовых отправлений в сельскую местность от частного лица частному лицу

Образец написания адреса для почтовых отправлений в город от частного лица частному лицу

Образец порядка адресования писем в страны СНГ (ближнее зарубежье)

Образец порядка адресования писем в страны дальнего зарубежья

Образец адресного ярлыка для международной бандероли в страны дальнего зарубежья

Образец заполнения адресного ярлыка на международный мелкий пакет в страны дальнего зарубежья

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >