Порядок прохождения и обработки входящих документов

Входящие документы - это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Обработка входящих документов проводится централизованно в крупных учреждениях экспедициями или канцелярией, в небольших - секретарем. Порядок работы секретаря с входящими документами организации описан в прил. 1 к гл. 2.

Общая организация работы с входящими документами выглядит следующим образом.

  • 1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.
  • 2. Первичная обработка (распаковка, учет, сортировка).
  • 3. Регистрация документов.
  • 4. Подготовка документов на доклад руководителю (проставление регистрационного индекса и даты).
  • 5. Рассмотрение документов, оформление резолюций.
  • 6. Регистрация резолюции, постановка на контроль при необходимости.
  • 7. Исполнение и контроль исполнения документов.
  • 8. Прием исполненного документа и снятие его с контроля.
  • 9. Проставление отметки об исполнении документа.
  • 10. Подшивка исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, телефону, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если на предприятии принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования).

Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления. В учреждениях с большим объемом документооборота корреспонденция поступает секретарю из канцелярии или экспедиции уже в обработанном виде. В небольших организациях секретарь принимает корреспонденцию непосредственно из почтового отделения, от других учреждений, от граждан и сам обрабатывает ее.

По ходу движения входящего письма на нем появляются дополнительные служебные отметки (отметка о поступлении документа, резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнении и направлении документа в дело), которые позволяют четко характеризовать положение документа на стадии его прохождения и исполнения (регистрация, контроль исполнения и др.)

Образец входящего письма.

Движение входящего письма приводится в табл. 4.

Таблица 4. Маршрут движения входящего письма

п/п

НАИМЕНОВАНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

Операции

Почта

Секретарь

СДОУ

Руководитель

Исполнитель

1

Сопровождение и доставка

2

Первичная обработка

3

Регистрация

4

Подготовка на доклад

5

Рассмотрение руководителем, внесение резолюций в РКК

6

Передача документа исполнителям

7

Исполнение и контроль

8

Прием исполненного документа и снятие с контроля

9

Помещение исполненных документов в дело, уничтожение и списание

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляются в централизованном порядке экспедицией или секретарем.

Правильность доставки корреспонденции проверяется до ее вскрытия. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению на почту или пересылается адресату. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.

Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» и в адрес общественных организаций.

Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

  • ? если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
  • ? на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
  • ? дата документа существенно отличается от даты его получения;
  • ? в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В этих случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии подшивается в дело вместе с ним.

После вскрытия конвертов проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в регистрационно-контрольной карточке (РКК) или журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из сокращенного названия учреждения-получателя, даты получения и учетного порядкового номера.

Отметка о поступлении проставляется в виде штампа или электрическим штемпелевателем. Регистрационный штамп (реквизит 31), фиксирующий время и сам факт поступления документа в учреждение, ставится на всех без исключения документах. Если корреспонденция не вскрывается, штамп ставится на конвертах (пакетах). Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения.

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью «Перечня нерегистрируемых документов», который должен быть разработан в каждой организации. Обычно Перечень помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. На них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям (в день поступления). Телеграммы и другие срочные документы передаются по мере их поступления.

Проследить цепочку операций по обработке входящих документов можно по схеме, представленной на рис. 4.

В значительной степени процесс предварительного рассмотрения документов облегчает настольное устройство сортировки. Оно состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (предприятия), структурных подразделений или исполнителей, например: «К докладу», «В ожидании ответа», «Резерв на будущее». Можно использовать папки различных цветов. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям.

При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

Документы, в адресе которых указаны структурное подразделение или фамилия работника, передают по назначению без предварительного рассмотрения и разметки.

Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Далее руководитель направляет документ исполнителю через секретаря, который вносит резолюцию в РКК или регистрационный журнал. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в РКК или регистрационный журнал. Резолюция может стать основанием для взятия документа на контроль. Если в ней указано несколько исполнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполните-

Технологический процесс обработки входящих документов лем

Рис. 4. Технологический процесс обработки входящих документов лем. Документ передается ответственному исполнителю под расписку в РКК или в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Коммерческая тайна» («КТ»), «Конфиденциально» или «Для служебного пользования» («ДСП»).

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ и направляет его руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Рассмотрение документов должно проводиться в кратчайшие сроки (как правило, в день их поступления). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

Секретарь получает от исполнителя подготовленное письмо, проверяет, регистрирует и после отправки помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела. Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в РКК или в журнал регистрации. Карточка помещается в справочную картотеку, а документ подшивается в дело.

Вопросы и задания

  • 1. Каким образом последовательность делопроизводственных операций определяет порядок прохождения и исполнения входящих документов?
  • 2. Когда документы передаются на рассмотрение руководству?
  • 3. Составьте схему движения входящего документа в организации.
  • 4. Опишите порядок прохождения и обработки входящего документа на примере письма.
  • 5. Как определяется объем документооборота?
  • 6. Какие документы подлежат учету в организации?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >