Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, т.е. использование тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Основные элементы, определяющие ту или иную форму учета:

  • 1) количество и построение используемых учетных регистров;
  • 2) способы производства записей в учетные регистры;
  • 3) взаимосвязь между регистрами при производстве и сверке учетных записей в них.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная форма, форма «Журнал-Главная», журнально-ордерная форма (рис. 3.2), автоматизированная форма учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Рис. 3.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется при основных вида учетных регистров: журналы-ордера (табл. 3.1), ведомости (карточки) (табл. 3.2) и Главная книга (табл. 3.3).

Хозяйственные операции записываются в журналах-ордерах и различного рода ведомостях, построенных по шахматному принципу. Шахматное построение регистров позволяет записывать операции по дебету и кредиту счетов за один рабочий прием с одновременным отражением в них последовательности совершения операций или же записи их в учетные регистры.

Таблица 3.1

Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», тыс. руб. (фрагмент)

Дата

50

60

68

69

70

76

Др.

Итого по кредиту 51

1. 3.01

2000

280

2280

2. 14.01

20 000

20 000

3. 21.01

7000

7000

4. 27.01

360

600

820

4740

5. 28.01

2000

2000

6. 31.01

100

100

Итого:

4000

20 000

740

600

820

7000

36 120

Таблица 3.2

Ведомость по дебету счета 51 «Расчетный счет», тыс.руб. (фрагмент)

Дата

50

62

76

Др.

Итого по дебету 51

Сальдо начальное 18 000

1. 3.01

2. 12.01

8000

8000

3. 14.01

4. 21.01

5. 27.01

6. 28.01

28 000

28 000

7. 30.01

18 000

200

18 200

8. 31.01

8500

8500

Итого:

16 500

46 000

200

80 700

Таблица 3.3

Главная книга при журнально-ордерной форме учета (фрагмент)

Счет «Касса»_

(наименование счета)

Месяц

Обороты по дебету с кредита счетов

Оборот

по

кредиту

Сальдо

51 «Расчетный счет»

и

Т.Д.

Итого

по

дебету

Дебет

Кредит

На

01.01.2002г. Январь и т.д.

43

Первоисточниками для отражения операций в учетных регистрах являются документы. При этом на основе разовых первичных документов, отражающих единичные хозяйственные операции, осуществляются записи непосредственно в журналы-ордера. Аналитический учет в таких случаях ведется либо в этих же журналах-ордерах (путем совмещения с синтетическим), либо в отдельных учетных регистрах.

На основании разовых и накопительных документов, отражающих массовые хозяйственные операции, осуществляются записи предварительно в накопительные и группировочные ведомости. В них собираются за месяц в разрезе синтетических, а иногда одновременно и аналитических счетов однородные хозяйственные операции. Итоговые данные этих ведомостей в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому синтетическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу (табл. 3.3).

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге — расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца и записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Мемориально-ордерная форма учета. На основании ее данных первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записывают в регистрационный журнал, а затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведут в карточках, записи в которых делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяют между собой.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета приведена на рис. 3.3.

Мемориальный ордер может составляться как на основании одного документа, так и на основании целой группы документов. Большое распространение получило составление мемориальных ордеров по итогам однородных документов за месяц, обобщенных в накопительных и группировочных ведомостях.

Мемориальный ордер — это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета (табл. 3.4).

Таблица 3.4

Мемориальный ордер (запись за январь 2002г.)

Основание (ссылка на документы или содержание операции)

По дебету счета

По кредиту счета

Сумма

По приходному кассовому ордеру № 1

«Касса»

«Расчетный

счет»

10 000

Итого:

10 000

3 января 2002г.

Главный бухгалтер _ (подпись)

По мере составления все мемориальные ордера регистрируются в регистре, называемом регистрационным журналом (табл. 3.5).

Таблица 3.5

Регистрационный журнал за январь

Порядковые номера мемориальных ордеров

Дата ордера

Суммы по мемориальным ордерам, тыс. руб.

1

2

и т.д.

Итого за январь

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Рис. 3.3. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

После составления мемориальных ордеров и их регистрации в регистрационном журнале на их основании осуществляются записи в синтетические счета.

Если синтетические счета ведутся в течение всего года на одних и тех же листах, то они обычно объединяются в книгу, именуемую так же, как и при журнально-ордерной форме, — Главной книгой.

Если в синтетические счета записываются из мемориальных ордеров лишь обороты за данный месяц, итоги которых затем переносятся в оборотную ведомость по синтетическим счетам, то учетный регистр, в котором объединяются синтетические счета, называется шахматной контрольной ведомостью.

При обоих вариантах по данным записей в синтетические счета составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, а на основе последней — отчетный баланс.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется параллельно синтетическому и независимо от последнего на основе документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Для аналитического учета используются и карточки, и книги, и свободные листы, и раскладка первичных документов.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров, счетно-клавишных машин, копировального способа регистрации. Кроме того, эта форма учета позволяет разделять учетную работу между квалифицированными и менее квалифицированным работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

  • • трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
  • • отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, нередкое отставание его от синтетического учета;
  • • формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерную форму учета применяют сравнительно небольшие предприятия и организации.

Форма учета Журнал-Главная применяется наряду с мемориально-ордерной формой бухгалтерского учета. Отличие этой формы от мемориально-ордерной состоит только в том, что регистры синтетического учета — регистрационный журнал и Главная книга — объединяются в одной книге Журнал-Главная (табл. 3.6).

Таблица 3.6

КНИГА ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ, тыс. руб. (фрагмент)

Месяц и число

№ бухг. статьи

Содержание

записей

Сумма

оборота

Счет № 50 «Кассы»

Счет № 51 «Расчетного счета»

Счет № 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет № 10 «Материалов»

И

Т.Д.

дебет

кредит

дебет

кредит

дебет

кредит

дебет

кредит

Остаток на 01.01. 2002г

X

48

-

100

-

-

-

-

-

5 января

1

Получено наличными по чеку №

10

10

-

-

10

-

-

-

-

5 января

2

По расходному к/о № 1 в возмещении перерасхода подотчетных сумм и т.д.

12

-

12

-

-

12

-

-

-

Итого за январь

22

38

12

10

12

Остаток на 01.02. 2002г

46

-

90

-

12

-

-

-

Сама форма этой книги показывает, что, несмотря на простоту и наглядность, Журнал-Главная неприменима в предприятиях, где используется более 20—25 синтетических счетов, так как на развороте листа Журнала-Главная технически трудно разместить большое количество колонок для дебета и кредита синтетических счетов. Отпадает также при этой форме необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам по окончании месяца, так как месячный подсчет Журнала-Главной и является такой оборотной ведомостью.

В остальном форма Журнал-Главная ничем не отличается от мемориально-ордерной формы. Поэтому было бы правильнее считать ее не самостоятельной формой бухгалтерского учета, а вариантом мемориально-ордерной формы. Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме учета предоставлены на рис. 3.4.

В настоящее время предприятия интенсивно оснащаются компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в тра48

диционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации. Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Автоматизированная форма учета обеспечивает: механизацию и автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; освобождение работников бухгалтерии от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета приведена на рис. 3.5.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета «Журнал-Главная»

Рис. 3.4. Схема упрощенной формы бухгалтерского учета «Журнал-Главная»

Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Рис. 3.5. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >