Полная версия

Главная arrow Логистика arrow Логистика

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ЛОГИСТИКЕ

Российские экономисты-логисты по-разному интерпретируют структурные и функциональные аспекты информационного обеспечения логистического управления.

Так, функционально информационная система представляется в виде пирамиды, основу которой составляют логистические операции подразделений, операции между посредниками и потребителями продукции фирмы. При этом выделяют три уровня: стратегический, тактический и технический. На стратегическом уровне осуществляется логистическое планирование, на тактическом — бухгалтерский учет, финансовый и производственный контроль и анализ, на техническом уровне — операции снабжения, производства и продажи.

Организационная структура укрупненно представляется в виде четырех подсистем: управления процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов.

По нашему мнению, каждая коммерческая организация формирует информационную систему логистического управления исходя из своей стратегии и тактики, специфики хозяйственной деятельности, особенностей программного обеспечения и иных факторов. Поэтому стандартные решения не всегда могут обеспечить эффективность управления, и, как следствие, хозяйственной деятельности, выражаемой в форме доходов и прибыли (убытка).

Нами предлагается построение информационной системы управления исходя из функций организации этих потоков.

Информационное обеспечение предприятия включает первичные и вторичные функции формирования массивов данных.

К первичным функциям формирования информационного обеспечения управления организацией относятся:

  • • организация массивов информации;
  • • организация информационных потоков;
  • • организация процедур сбора, регистрации, обработки, хранения

и движения информации (рис. 10.2).

При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.

Организация информационных потоков предусматривает следующие управленческие процедуры (действия):

• определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;

  • • определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;
  • • разработка документооборота;
  • • использование комплекса технических средств для организации потоков информации;
  • • установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Этапы (функции) формирования информационной системы логистического управления

Рис. 10.2. Этапы (функции) формирования информационной системы логистического управления

Организация процедур сбора, регистрации, обработки, хранения и движения информации предполагает обеспечение этих процессов необходимыми техническими средствами (компьютерно-программное обеспечение, средства фиксации информации) и распределение задач по подготовке и передаче информации между структурными подразделениями организации и должностными лицами (на основе положений о работе отделов, должностных инструкций и пр.).

К вторичным функциям формирования информационного обеспечения относятся обеспечение логистической системы управления информацией о научно-исследовательских разработках в области техники, технологий, информацией о передовом российском и зарубежном опыте в области управления (новые управленческие технологии).

Реализация функций информационной системы управления достигается при ее эффективной организации.

В настоящее время применяются три способа организации информационной системы в компаниях:

  • • централизованная форма;
  • • децентрализованная форма;
  • • специализированная форма.

При централизованном способе деятельность по формированию информационного обеспечения логистического управления сконцентрирована в одном отделе и подчиняется непосредственно руководителю организации (генеральному директору) либо совету директоров. Обычно такой деятельностью занимается отдел информационных технологий либо заместитель директора по техническим вопросам

(в небольших организациях). Преимуществом такого способа организации является высокая ответственность конкретного исполнителя. К недостаткам отнесем высокие затраты на содержание отдела или специалистов (специалиста) по информационным технологиям, а также отсутствие заинтересованности сотрудников в развитии информационной системы ввиду отсутствия рычагов влияния на процедуры управления этой системой.

В рамках децентрализованного способа организации информационной системы специалисты разных уровней управления выполняют процедуры сбора, регистрации, обработки, хранения и передачи информации. В этом случае каждый сотрудник несет персональную ответственность за полноту, своевременность, достоверность информации о своей деятельности. Однако возникает дублирование однотипных операций в отделах. Например, происходит неоднократная проверка первичных документов от их поступления в отдел снабжения (производственные цеха, отдел продаж и др.) до поступления в бухгалтерию (финансовый отдел).

Набирает популярность третий способ организации информационного обеспечения — специализированный способ, или аутсорсинг. В этом случае в организации отсутствуют отдел информационных технологий или специалисты по таким технологиям. Работу по формированию информационной системы управления, разработке процедур движения информации, программному обеспечению информационной системы осуществляют специализированные компании или специалисты на договорной основе. Преимущество такого способа — высокий уровень научно-методических разработок, а недостаток — неполный учет специфических особенностей системы управления компании-клиента.

Выбор способа организации информационной системы логистического управления определяется рядом факторов: масштаб деятельности организации, специфика бизнес-процессов, наличие финансовых ресурсов, уровень технического и программного обеспечения, уровень квалификации менеджмента и бухгалтерии и т.д.

Информационная система современной организации должна соответствовать следующим требованиям:

  • • иерархия (подчиненность задач и использования источников данных);
  • • принцип агрегированности данных (учет запросов на разных уровнях);
  • • избыточность (построение с учетом не только текущих, но и будущих задач);
  • • конфиденциальность;
  • • адаптивность к изменяющимся запросам;
  • • согласованность и информационное единство (определяется разработкой системы показателей, в которой исключалась бы возможность несогласованных действий и вывод неправильной информации);
  • • открытость системы (для пополнения данных).

Построение информационного обеспечения в логистике осуществляется по иерархическому принципу, при этом в информационной системе нумерация уровней начинается с низшего уровня. Данный принцип принят с целью обеспечения возможности вертикального перемещения информации, а также включения рассматриваемой системы в общие информационные системы и сети более высокого порядка.

Согласно такому подходу конструирования информационной системы выделяют три уровня:

  • 1-й уровень — уровень рабочих мест. К ним относятся места работы кладовщиков (логистиков склада), менеджеров, рабочих, места для помещения в тару, маркировки и т.д. На этом уровне производятся различные логистические операции в рамках логистических функций (снабжение, производство, продажи, сервис и пр.). Здесь формируются первичные материальные, информационные потоки;
  • 2-й уровень — уровень структурного подразделения организации (производственный участок или цех, отдел). На этом уровне образуются материальные и информационные, а также финансовые потоки в укрупненном виде. Для управления этими потоками составляются операционные (частные) бюджеты (бюджеты снабжения, производства, продаж, расходов и пр.);
  • 3-й уровень. На данном уровне происходит управление логистическими потоками посредством генерального бюджета (бюджет прибылей и убытков, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс), тактического и стратегического планирования (план развития компании, маркетинговая стратегия и пр.) и контроля. Высшее руководство получает бюджеты отделов, сводные отчеты в разрезе видов деятельности, аналитические отчеты и записки и на основе их анализа разрабатывает, корректирует и утверждает бизнес-планы, стратегические и тактические планы, принимает управленческие решения в той или иной области хозяйственной деятельности.

Такая структура логистической системы управления предопределяет функциональную и эксплуатационную законченность информационной системы и ее компонентов.

Рассмотрим особенности информационных систем в логистике, влияющие на процесс подготовки и принятия управленческих решений на всех уровнях управления (низший, средний, высший).

Важно знать!

Информационной системе логистики, как и другим системам, присуща функция обратной связи: информация циркулирует в замкнутом контуре логистической системы управления, перемещаясь горизонтально (обмен информацией между отделами) и вертикально (от низшего уровня управления к высшему уровню).

В частности, в организации может измениться производственная программа (план производства) в случае корректировки бюджета снабжения (сокращение или увеличение закупок) или бюджета продаж (падение либо увеличение объема продаж). Например, высшее руководство предполагает вывод на рынок нового вида продукции, изменяя товарный ассортимент. Вследствие поступления такой информации с высшего уровня на средний и низший возникает необходимость корректировки бюджетов снабжения (приобретение новых материалов или новой продукции), бюджета производства (производство нового вида продукции), бюджета продаж (увеличение объема реализуемой продукции), бюджета рекламных расходов (продвижение нового вида продукции на рынок). Кроме этого, в отделе продаж проводится маркетинговое исследование оценки потребностей рынка и перспектив продажи новой продукции.

Таким образом, изменение характеристик логистических потоков в одном структурном подразделении обусловливает соответствующие изменения в других подразделениях.

Информационная система зависит от регулируемых параметров материальных потоков, к которым относятся характеристики материальных потоков: входные, промежуточные и выходные. Сбор данных может осуществляться в разных точках общего материального потока, соответственно, решения также воздействуют на материальный поток на разных стадиях деятельности. Поэтому информационная система является многоконтурной, в которую входят локальные информационные контуры.

Помимо объема, структуры и контуров перемещения информации, информационные системы логистики анализируются посредством количественных показателей: величина запаздывания и степень усиления.

Запаздывания информации в процессе подготовки и принятия управленческих решений могут быть различными по величине и возникать в разных местах материального и финансового потока. Обычно запаздывания в хозяйственной деятельности составляют недели. В среднем время транспортировки — неделя, запаздывание бухгалтерских операций — три недели, почтовое запаздывание — половина недели, запаздывание у оптовых и посреднических организаций — неделя.

Коэффициент усиления регулирования процессов деятельности в логистике отражает совокупность действий должностных лиц среднего и высшего звеньев управления по изменению состояния системы управления и процессов логистической деятельности.

Лицо или органы, принимающие решения, должны обеспечивать качественное логистическое управление, т.е. под воздействием решения логистическая система переходит из одного состояния в новое состояние, соответствующее произошедшим в этой среде изменениям. При этом не должны снижаться качественные показатели хозяйственной деятельности (качество продукции, труда, управления).

В условиях изменения внутренней среды организации, модернизации производства, внедрения новых технологий и новой техники логистическая система управления может находиться в неустойчивом положении, что повышает хозяйственные и финансовые риски и может привести к снижению показателей ликвидности, платежеспособности и рентабельности, а в случае длительных изменений со значительным отвлечением финансовых ресурсов — к банкротству организации.

Поэтому необходимо тщательное планирование структурных и качественных изменений в системе управления предприятия на основе системного подхода, с выделением ключевых проблем и способов их решения. Для этого обычно проводится комплексный экономический анализ, включающий декомпозицию системы управления и ее диагностику.

Таким образом, на первый план выходит проблема оперативного и адекватного реагирования информационный системы на изменяющиеся условия хозяйственной деятельности.

Экономисты предлагают два способа решения указанной проблемы.

1. Переход от функционального принципа управления к системному принципу.

В рамках функционального подхода каждый отдел организации создавал и использовал свою информационную подсистему, включающую собственные каналы связи, формы документов и отчетов, архивы, методы, средства и пункты связи. В этом случае возникают дублирование информации на всех уровнях управления, заполнение лишних документов, увеличение трудоемкости учетно-аналитических работ и другие проблемы. Системный подход предполагает создание информационной системы, ориентированной на все процессы хозяйственной деятельности. Вследствие реализации такого подхода к проектированию информационной системы она обособляется от других объектов логистического управления — материальных, финансовых и сервисных потоков, перемещающихся между отделами.

Использование такой структуры информационной системы позволяет создать горизонтальные связи, унифицировать технологии сбора, обработки информации, формы ее представления.

Такие информационные системы принято называть интегрированными, учитывая комплексный подход к информационному обеспечению управления. Применение интегрированной информационной системы дает синергетический эффект (взаимное усиление связей компонентов при их совместных действиях).

Различают положительный и отрицательный синергетический эффект.

Положительный синергетический эффект проявляется в том, что слаженная работа поставщиков, покупателей и организации обеспечивает стабильность хозяйственных процессов, повышает качество продукции и сервиса, снижает уровень затрат.

Отрицательный синергетический эффект проявляется в том, что при невыполнении двумя или более контрагентами (например, поставщиками) своих обязательств возникают сбои в производстве и продаже продукции, приводящие к потере клиентуры и сокращению прибыли. В результате возникает ухудшение имиджа, деловой репутации, потери от которого превышают суммы недопоставок. В дальнейшем, при устранении сбоев производства, замены контрагентов на более надежных партнеров компания рискует не восстановить деловую репутацию и круг покупателей, что приведет к сокращению объема хозяйственной деятельности или даже банкротству.

2. Применение компьютерной техники, программного обеспечения, локальных вычислительных сетей и Интернета.

В процессе внедрения компьютерной техники и программного обеспечения происходит интеграция информационных потоков в единую информационную сеть на основе иерархического принципа. В рамках такой информационной системы выделяют локальные рабочие места, связанные общими информационными каналами и средствами обмена информацией.

В российских компаниях развитие информационных систем связано с распространением интернет-технологий в 1990—2000-е гг. Применение виртуальных каналов связи в рамках мировой сети Интернета, возможностей электронной почты, связи через Скайп позволяет организациям, холдингам, корпорациям создавать единое информационное пространство, объединяя локальные информационные системы компаний, филиалов, дочерних организаций, расположенные в разных городах, регионах и странах.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>