ОРГАНИЗАЦИЯ СНАБЖЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Организацией, планированием и контролем логистических операций, связанных со снабжением, занимается отдел снабжения (отдел маркетинга).

Обычно снабжение осуществляется менеджерами по закупкам в централизованном порядке. Это позволяет упростить процедуры по закупкам, избежать дублирования функций.

Этапы организации процесса снабжения:

• • расчет потребности в материальных ресурсах;
• • оценка источников снабжения, ценовой политики поставщиков, возможностей получения скидок;
• • определение цен на закупаемые товары (продукцию, материалы) и условий закупок;
• • подготовка и размещение заказов на покупку (составление договоров, их ведение, контроль над качеством, количеством приобретаемых ресурсов и временем выполнения заказов, предоплата);
• • получение и проверка материальных ценностей;
• • обработка счета и оплата;
• • бухгалтерский учет и контроль поступивших материальных ценностей [6, 7, 8, 18,21,23-25].

Элементом организационной работы по снабжению является выбор поставщика (поставщиков), его обоснование (правовой и экономический анализ).

Выбор поставщика может производиться двумя способами:

• • выбор и анализ вариантов снабжения осуществляет менеджер по закупкам (отдел снабжения);
• • коллегиальный выбор поставщика (участие специалистов всех отделов, комплексная оценка потенциальных поставщиков с правовой, финансовой, логистической точек зрения). Коммерческая организация может выбрать поставщиков из числа компаний, с которыми уже работает по линии поставок, либо найти новых поставщиков.

Важное значение в процессе выбора поставщиков имеет оценка исходной информации, относящейся к ним: каталоги и прайс-листы; рекламные материалы; объявление о конкурсах (тендерах); посещение выставок и ярмарок (Экспоцентр, ВВЦ и пр.); данные торговых ассоциаций; информация о конкурентах потенциальных поставщиков; данные финансового анализа состояния поставщиков; собственные источники информации; информация государственных органов (налоговых и таможенных инспекций, лицензионных органов и пр.).

Это интересно!

Зарубежные компании получают информацию о поставщиках на сайтах международных компаний, а также специализированных сайтах, создаваемых государственными органами. Например, в Нидерландах есть ресурсы международной программы по логистике, через которую можно выбрать оператора перевозок, сравнить цены и условия транспортировки.

Выбор поставщика (поставщиков) следует проводить на основе ряда критериев (показателей), которые следует объединить в группы:

• • качество продукции;
• • надежность поставщика (стабильное финансовое положение, репутация, традиции и пр.);
• • ценовая политика (в том числе политика скидок);
• • качество обслуживания (отношение поставщика к инновациям на рынке, квалификация персонала, адаптация к изменяющимся условиям хозяйствования и т.д.);
• • условия платежа и возможность внеплановых поставок (возможности получения товарных кредитов, рассрочек и пр.).

В целях создания инструмента отбора эффективных поставщиков рекомендуем составление таблиц с указанием основных критериев выбора поставщиков, в том числе объема брака (рекламаций) по каждой организации-поставщику.

Пример. Одна из компаний — назовем ее «Лира» — использует внушительный список критериев (требований) к поставщику:

• • наличие опыта производства и реализации;
• • репутация на рынке поставщиков;
• • наличие и информативность веб-сайта;
• • доступность прайс-листа;
• • удовлетворенность заказчика ценой с учетом возможной скидки;
• • удовлетворенность заказчика декларируемым сроком исполнения заказа;
• • своевременность исполнения заказа и отгрузки;
• • удовлетворенность заказчика качеством продукции;
• • удовлетворенность заказчика декларируемой минимальной нормой размещения заказа в производство;
• • готовность осуществить отгрузку способом, удобным для заказчика — почта, авиа, ж/д контейнер, автотранспорт и т.д.;
• • отсутствие на складе при отгрузке ранее заказанной и изготовленной продукции;
• • своевременность оформления и предоставления счетов-фактур, товарных накладных и транспортных документов;
• • обязательность предоставления сертификационных документов;
• • отсутствие ошибок при оформлении отгрузочных документов;
• • отсутствие ошибок при отгрузке по ассортименту и количеству;

• • возможность осуществления частичной предоплаты на размещение заказа;
• • возможность предоставления отсрочки платежей;
• • терпимость при нарушении сроков оплаты;
• • коммуникабельность менеджера, умение сформировать желание у заказчика обратиться вновь (повторные продажи);
• • обязательность менеджера при исполнении просьб заказчика;
• • высокое качество работы при отсутствии ведущего менеджера (отпуск, болезнь и т.д.);
• • оперативность реагирования на запрос счета на оплату;
• • оперативность расчета цены на новое изделие;
• • оперативность реагирования на запрос о наличии товара на складе;
• • возможность оперативного доступа к информации о наличии товара на складе;
• • оперативность предоставления информации о готовности товара к отгрузке;
• • возможность быстро установить контакт по телефону;
• • качество и надежность связи факсом;
• • качество и надежность связи E-mail;
• • наличие сертификационных документов на веб-сайте поставщика;
• • своевременность предоставления информации о предстоящем изменении цен;
• • товарный вид продукции, качество упаковки;
• • достаточность информационных и справочных материалов.

Стоит отметить, что некоторые западные компании осуществляют проверку автомашин на этапе предпродажной подготовки по 100 пунктам. Налицо детальный анализ качества продукции.

Отметим, что на правильность выбора поставщика влияет количество критериев (показателей), которое может измеряться десятками. Здесь будет полезен опыт компании «Тойота», которая культивирует подходы «небольшое количество поставщиков» и «участие поставщиков в работе компании-покупателя как равного партнера». Большое внимание компания уделяет развитию дилерской сети, повышению квалификации сотрудников, сервисному обслуживанию, совместным обсуждениям проблем снабжения и сбыта с участием поставщиков, которые позволяют своевременно выявить проблемы в управлении поставками и найти оптимальные способы их решения. Это интересно!

Анализ российской практики выбора поставщиков показал, что основным показателем такого выбора является их ценовая политика. Российская экономика «заточена» под модель «дешевые товары — низкая прибыль — низкие зарплаты — низкий уровень жизни», отражая замкнутый круг. Другие страны, например Норвегия и Дания, ориентированы на высокие экономические показатели: высокие доходы, высокие цены, высокое качество продукции, высокая прибыль, позволяющая выдавать сотрудникам высокие зарплаты, на которые можно купить качественные товары и услуги. Зарубежные специалисты более склонны проводить анализ финансового состояния поставщиков, качества его продукции, нежели ценовой анализ.

Российские логисты считают, что ориентация отечественных организаций на низкие цены обусловлена недостатком оборотных средств. Однако причина кроется в низком уровне платежеспособности спроса потребителей, монополизации рынка (в нашей стране «рынок продавца») и желании максимизировать прибыль, не повышая качество продукции.

Очевидна необходимость смены парадигмы мышления российских предпринимателей, собственников, ориентация на внедрение инновационных подходов и способов управления логистическими процессами, разработку стратегий развития компании. В свою очередь, государство должно демонополизировать рынок, предоставить свободу выбора для предпринимателей, снизить налоговую нагрузку, развивать международные формы производства и торговли, способствуя интеграции и диверсификации российского бизнеса.

В целях оптимизации бизнес-процессов рекомендуется выбрать несколько поставщиков, выстроив с ними доверительные отношения. Решение о выборе поставщиков, их смене должно приниматься логистом компании после коллегиального обсуждения организационных аспектов снабженческой деятельности коммерческой организации.