Построение автоматизированной формы учета

В настоящее время внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета на базе персональных компьютеров является одним из самых перспективных направлений. Автоматизированная форма бухгалтерского учета строится на тех

же методических принципах, что и ручной учет, однако она имеет свои специфические особенности, связанные с технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности.

При автоматизированной форме учета существуют следующие отличия от ручной:

однократная регистрация первичной информации, при

которой любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя;

  • унифицированный способ обобщения учетной информации. При автоматизированной форме учета бухгалтерский счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса фактов хозяйственной жизни из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами;
  • неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими компьютерами и хранения информации всех учетных периодов в единой интегрированной базе данных;
  • встроенные бухгалтерские знания. В автоматизированную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т. е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о фактах хозяйственной жизни, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства фактов хозяйственной жизни может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия;
  • автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность позволяют бухгалтеру в определенный момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта осуществления того или иного факта хозяйственной жизни;
  • повьннение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой

момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.

Концептуальная модель обработки данных в автоматизированной форме бухгалтерского учета представлена на рис. 13.3.

Концептуальная модель автоматизированной формы

Рис. 13.3. Концептуальная модель автоматизированной формы

бухгалтерского учета

Она реализует технологический процесс бухгалтерского учета, под которым понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования бухгалтерской (финансовой), статистической и налоговой отчетности.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >