Способы обнаружения и исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета

Способы обнаружения ошибок в учетных регистрах.

В условиях широкой автоматизации учета человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевременности и полноты сбора, обработки и обобще-

Основные требования к ведению регистров

Рис. 12.3. Основные требования к ведению регистров

бухгалтерского учета

ния информации на всех этапах учетного процесса. При этом возможны ошибки в записях, такие, как неправильно составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов и др.

Граница действия ошибки определяется ее содержанием. Если влияние ошибки ограничивается одним учетным регистром, то ее можно рассматривать как местную, локальную, последствия которой чаще всего несущественны (например неправильно указана дата в учетном регистре). Ошибка, допущенная по ходу осуществления учетного процесса и отражаемая в нескольких учетных регистрах, называется транзитной. Так, неправильно разнесенная сумма по приходу материалов в соответствующий учетный регистр автоматически будет отражена в оборотной ведомости, Главной книге, бухгалтерском балансе. Работа над ошибками подразделяется на два этапа.

В начале находят ошибку. Бухгалтер должен определиться, каким способом он намерен отыскать допущенную ошибку и на какой стадии учетного процесса. Ошибка может иметь место в тексте документа. Например, в выписке банка указана одна сумма на списание денежных средств, а в приходе по кассе — другая. Не исключается наличие ошибки на этапе разноски данных из первичного документа в учетный регистр, при подсчете итогов в учетных регистрах и т. п.

Для нахождения ошибки существует несколько способов, представленных на рис. 12.4.

Способы обнаружения ошибок записей в регистрах

Рис. 12.4. Способы обнаружения ошибок записей в регистрах

Сплошная проверка состоит в том, что все записи в регистрах аналитического учета, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учет-

ными регистрами, в которых отражены те же факты хозяйственной жизни. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V), для того чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие нет.

Выборка — способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического учета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Логический способ позволяет с наименьшей потерей времени быстро обнаружить ошибку. Зная сущность двойной записи, ошибку и ее размер находят в оборотной ведомости по синтетическим счетам в виде итогов разноски оборотов по дебету и кредиту счетов как результат неправильной бухгалтерской проводки факта хозяйственной жизни.

Логический способ можно использовать и в тех случаях, когда составленная бухгалтерская проводка показывает неверную корреспонденцию счетов, природа которых исключает такую взаимосвязь.

Например, невозможна такая запись в учете:

Дебет счета 01 “Основные средства”;

Кредит счета 50 “Касса”.

После установления ошибки ее необходимо исправить, для чего существует ряд способов.

Способы исправления ошибочных записей в регистрах.

Исправление ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учета осуществляется одним из способов, приведенных на рис. 12.5.

Способы исправления ошибок в регистрах

Рис. 12.5. Способы исправления ошибок в регистрах

Корректурный способ. Ошибка исправляется в самом учетном регистре, когда она не затрагивает корреспонденции счетов и если не подведены итоговые данные за отчетный период. В этом случае сумма или наименование счета с неправильной корреспонденцией зачеркивается нежирной линией, позволяющей однозначно определить, что было первоначально записано. После этого вверху или в ином свободном месте указывается правильная запись и заверяется подписью исполнителя, допустившего ошибку, с указанием даты исправления.

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов. Например, из кассы предприятия выплачена заработная плата работникам в размере 20 000 руб. В бухгалтерской записи ошибочно указана сумма 2000 руб., т. е. сделана запись:

Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” - 2000 руб.

Кредит счета 50 “Касса” — 2000 руб.

Для исправления ошибки делается дополнительная запись на сумму разницы между правильной и неправильной записями — 18 000 руб. (20 000 - 2000):

Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” — 18 000 руб.;

Кредит счета 50 “Касса” — 18 000 руб.

Отражение этих записей на счетах представлено в табл. 12.1.

Таблица 12.1

Способ отражения дополнительной записи

(руб.)

Сумма, отраженная на корреспондирующих счетах в результате осуществления обеих записей, правильно показывает сумму выданной из кассы заработной платы — 20 000 руб.

Способ “красное сторно” (отрицательная запись). Сущность его заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, как и в ошибочной. Однако исправительная запись делается в учетных регистрах красным цветом. При подсчетах записанные красным цветом суммы не прибавляются, а вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи (в основном неправильные корреспонденции счетов) способом “сторно” исправляют в два приема.

Поясним, как применяется такой способ исправления ошибочных записей, на примере. Допустим, что на предприятии по операции безвозмездного поступления основных средств на 3500 руб. была составлена неправильная запись:

Дебет счета 10 “Материалы”3500 руб.;

Кредит счета 80 “Уставный капитал” — 3500 руб.

Эту операцию следовало записать:

Дебет счета 01 “Основные средства”3500 руб.;

Кредит счета 80 “Уставный капитал” — 3500 руб.

Для исправления ошибочной записи делается такая же запись, но красным цветом, методом “красное сторно”. Тем самым неправильная запись как бы аннулируется. Затем производится необходимая правильная запись (табл. 12.2).

Способ “красное сторно” используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делают сторнировочную запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т. е. на сумму преувеличения. Например, из банка с расчетного счета получено в кассу предприятия 10 000 руб. В результате ошибки в бухгалтерской записи эта операция была отражена в сумме 10 800 руб., т. е. на 800 руб. больше, чем следовало. По этой опе-

Способ отражения записи “красное сторно”

раций в учетном регистре была сделана запись с правильной корреспонденцией, но с неправильной суммой — 10 800 руб.: Дебет счета 50 “Касса” — 10 800 руб.;

Кредит счета 51 “Расчетные счета”10 800 руб. Для исправления ошибки делается сторнировочная запись на разницу в сумме — 800 руб. (10 800 - 10 000):

Порядок отражения этих операций приведен в табл. 12.3.

Таблица 12.3

Способ отражения сторнировочной записи

После второй (отрицательной) записи факт хозяйственной жизни будет отражен на бухгалтерских счетах правильно: 10 000 руб. (10 800 - 800).

Метод “красное сторно” используется не только для исправления ошибочных записей, но и в случаях, когда нужно уточнить обороты по дебету или кредиту операционных счетов. Так, этот метод применяется при учете реализации продукции, оцениваемой по себестоимости и записываемой в этой оценке в дебет счета 90 “Продажи”. Продажная стоимость реализованной продукции отражается по кредиту этого счета. Если фактическая стоимость ниже плановой, то сумма экономии отражается по дебету счета “Продажи” методом “сторно”. В результате по дебету счета 90 будет определена фактическая производственная себестоимость реализованной продукции (плановая себестоимость минус сумма экономии).

В регистрах бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанных регистров. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Следует отметить, что в компьютерных программах по автоматизации бухгалтерского учета сторнировочная запись отражается со знаком “минус”.

Вопросы для самоконтроля

  • 1. Дайте определение понятию регистров бухгалтерского учета.
  • 2. Для чего необходимы регистры в бухгалтерском учете?
  • 3. Как ведется запись фактов хозяйственной жизни в регистрах?
  • 4. Назовите признаки классификации регистров.
  • 5. Приведите краткую характеристику регистров, включаемых в следующие классификационные группы:
    • а) по внешнему виду;
    • б) характеру записей;
    • в) объему содержания информации;
    • г) строению формы;
    • д) способам заполнения.
  • 6. Назовите способы обнаружения ошибочных записей в регистрах.
  • 7. Раскройте сущность следующих способов обнаружения ошибочных записей в регистрах:
    • а) сплошного;
    • б) выборки;
    • в) логического.
  • 8. Назовите способы исправления ошибочных записей в регистрах.
  • 9. Раскройте сущность следующих способов исправления ошибочных записей в регистрах:
    • а) корректурного;
    • б) дополнительных проводок;
    • в) красного сторно (отрицательной записи).
  • 10. Назовите требования, предъявляемые к ведению регистров бухгалтерского учета.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >