Обработка исходящих и внутренних документов

Исходящие документы — документы, отправляемые Следственным комитетом. Внутренние документы — документы, находящиеся в обороте Следственного комитета.

Прохождение и обработка исходящего документа включает несколько этапов:

  • (1) составление исполнителем проекта документа;
  • (2) согласование проекта документа;
  • (3) доработку проекта документа (при необходимости);
  • (4) визирование (при необходимости);
  • (5) проверку правильности оформления документа;
  • (6) подписание документа (при необходимости — утверждение);
  • (7) регистрацию;
  • (8) отправку;
  • (9) подшивку документа в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами аналогичен схеме работы с исходящими документами:

  • (1) составление проекта документа исполнителем;
  • (2) проверка правильности оформления документа;
  • (3) подписание руководителем (в необходимых случаях утверждение);
  • (4) регистрация.

На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними аналогичен работе с входящими документами: (1) передача исполнителю, (2) исполнение резолюций и подшивка исполненных документов в дело.

Регистрация, учет и движение в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета исходящих и внутренних документов выполняются управлением и отделами документационного обеспечения, подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.

После подписания исходящие и внутренние документы передаются в двух экземплярах на регистрацию в отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований, предъявляемых к оформлению документов, работник отдела документационного обеспечения, работник подразделения делопроизводства, работник делопроизводства возвращают документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают об этом руководителю подразделения.

После регистрации первый экземпляр (подлинник) документа направляется адресату, а второй экземпляр (копия) — исполнителю с регистрационным номером и датой для приобщения в номенклатурное дело.

Зарегистрированный подлинник исходящего документа подлежит отправке, внутреннего документа — помещается в номенклатурное дело для последующего использования в информационносправочной работе.

Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.

Документы отправляются в запечатанных конвертах, на которых указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт допускается помещать несколько документов, адресованных одному корреспонденту.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.

Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес.

Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения получения заказных писем помещается подразделениями документационного обеспечения в соответствующие номенклатурные дела.

Документы массовой рассылки отправляются в соответствии со списком рассылки документа, который составляется исполнителем исходящего документа и подписывается руководителем. Список рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в соответствующее номенклатурное дело.

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >