Полная версия

Главная arrow Этика и эстетика arrow Этика и психология делового общения (сфера сервиса)

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Письменное деловое общение

Служебная документация.

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Это деловые письма, протоколы, отчеты, справки, докладные и служебные записки, акты, заявления, договоры, уставы, положения, инструкции, решения, распоряжения, указания, приказы, доверенности и др. На составление служебных документов и работу с ними работники некоторых категорий затрачивают от 30 до 70 % рабочего времени. От правильного составления приказа, корректно написанного письма во многом зависят хорошие отношения в коллективе, с деловыми партнерами и в конечном счете успех дела. Основное правило при составлении служебной документации: максимум информации при минимуме слов.

Формализованность служебной документации позволяет быстрее и точнее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Формализованность является одним из признаков этикета, она носит договорный характер. Благодаря этому правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах, например в ГОСТах, становятся едиными для всех деловых субъектов. Однако они могут существенно отличаться от подобных правил, принятых в других странах. Так, по правилам делового общения, принятым в США, коммерсант, пишущий послание клиенту, должен обязательно использовать какой-нибудь личностный момент — упомянуть футбольный матч, детей в школе, общего друга. В отечественной деловой переписке такая практика считается фамильярностью. Но общие принципы делового общения посредством документации едины практически во всем мире.

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, предполагающий типовые формы общения.

Наиболее распространенные формы обращения: «Уважаемый...», «Уважаемая...!» Запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Текстовое употребление слов «товарищ» (т.), «господин» (г-н), «гражданин» (гр.) имеет свою специфику. Слово «товарищ», преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 1990-х гг., вытеснено словом «господин», используемым в мировой практике. Слово «гражданин» применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения «я». Например, вместо «я прошу» пишут «прошу»; вместо «я выполнил» пишут «мною выполнено». Однако нельзя сказать «мною решено». Правильно: «я решил». В целом местоимение «я» употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением «он». Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому пользование им в служебных документах требует особой осторожности, даже ограничивается. В приказе, постановлении, решении, распоряжении следует указывать фамилию лица и его инициалы, а в характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Служебные документы пишутся в нейтральном тоне, не допускаются иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>