Полная версия

Главная arrow Менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Условия оформления документации бухгалтерской службы для передачи на хранение

Обработанные первичные учетные документы, т.е. документы, из которых информация перенесена в учетные регистры и/или в память электронных машин, как правило, «погашаются» наложением штампа «Оплачено», «Погашено» и т.д. во избежание повторного использования содержащейся в них информации, утери или злоупотреблений.

Такие документы, как правило, комплектуются в хронологическом порядке, т.е. в том порядке, в каком они зафиксированы в учетном регистре, при необходимости подшиваются к учетному регистру (при небольшом количестве) или предварительно формируются в пачки с проставлением в учетном регистре количества пачек, сформированных в последовательности, указанной в учетном регистре.

Документы, которыми оформлены операции с денежными средствами (приходные и расходные кассовые ордера, выписки банков, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.), должны быть подобраны в хронологическом порядке, в каком они зафиксированы (соответственно в отчете кассира, выписке банка из расчетных счетов, в авансовом отчете), погашены (штампом или от руки) и переплетены в папках (образуется так называемое дело).

При формировании архивных дел (папок со специальными устройствами, папок с прошитыми и пришитыми к делу документами и др.) должны соблюдаться требования сроков хранения. Документы временного и постоянного хранения подшиваются раздельно. В архивное дело включают один экземпляр каждого документа. Подлинники документов следует хранить отдельно от копий.

В одно архивное дело следует помещать однородные документы, принятые к учету в одном отчетном периоде (как правило, месяце). Если такие документы в одно архивное дело не помещаются, их можно сформировать в несколько дел с указанием последовательности номеров. И наоборот, если в одно архивное дело возможно поместить документы нескольких периодов (квартала, полугодия), то их разделяют внутри папки по месяцам периода обязательной прокладкой (например, листом бумаги) с указанием каждого месяца периода.

Документы, имеющие приложения (авансовые отчеты, отчеты кассира), помещают в архивное дело с этими приложениями. Прилагаемые документы располагают в той последовательности, в которой они занесены в основной документ.

Независимо от того, переплетены ли документы, прошиты дыроколом или вложены в закрывающиеся папки, на титульной стороне архивного дела должны быть указаны: наименование хозяйствующего субъекта; краткое название вложенных документов (например, отчеты кассира, выписки из расчетного счета с указанием его номера при наличии нескольких расчетных счетов); порядковый номер архивного дела по этой группе документов с начала года; отчетный период (месяц года); общее количество листов в деле; срок хранения документов. Для быстрейшего нахождения дела на его торцевой части указывают (кратко) содержание сформированных документов (например, «Касса»), месяц и порядковый номер архивного дела с начала года.

Отдельные виды первичных учетных документов, непосредственно не связанных с использованием их при различных проверках (наряды на работу, сменные рапорты, табели использования рабочего времени, пропуска и т.п.) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках с указанием, к какому учетному регистру (расчетной, расчетно-платежной ведомости и т.п.) они относятся.

Такая предусмотренная в действующих правилах строгость в отношении хранения первичных учетных документов объясняется необходимостью их сохранности, что очень важно для организации бухгалтерского учета. Именно надлежаще оформленные первичные учетные документы представляют собой письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение.

В равной степени это относится и к документам, созданным на безбумажной основе. Все средства (диски, дискеты и т.д.) после использования их для целей принятия операций к бухгалтерскому учету должны быть сгруппированы по однородности совершенных хозяйственных операций с указанием содержания этих операций, возможности вывода фактов хозяйственной деятельности на бумажный носитель, распечатки сгруппированных и систематизированных данных в виде учетного регистра или выведены на монитор компьютера.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>