Полная версия

Главная arrow Менеджмент

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Процедуры ведения учетных регистров при организации бухгалтерского дела

Несмотря на многообразие видов хозяйственных операций, совершаемых в процессе деятельности хозяйствующим субъектом, можно установить то общее, что присуще всем однотипным операциям, и на этой основе определить для их учета соответствующие виды учетных регистров. Тем самым можно определить общие принципы построения регистров по каждому типу учитываемых операций при условии, что группировка учетных данных проводится в основном в денежном выражении.

В самом деле, в хозяйствующем субъекте происходит много повторяющихся изо дня в день, одинаковых по своей сущности производственно-финансовых операций, группируемых бухгалтерской службой за определенный промежуток отчетного периода. Примером могут служить операции с денежными средствами, производственными запасами, расходами по обслуживанию производства и управлению и др., когда группировка данных проводится в основном в хронологическом порядке в сочетании с систематической их регистрацией.

Полнота сведений в регистре о данной операции и ее характере может быть сведена к минимуму в зависимости от способа обработки информации. В условиях компьютеризации достигается наилучшее совмещение аналитического и синтетического учета. В этих случаях целесообразно применять накопительные регистры так называемой контокоррентной формы.

Рассмотрим это на примере группировки и систематизации учетных данных по операциям с денежными средствами. По действующим правилам, денежные средства хранят в банках или других кредитных учреждениях, а также в кассах (в определенных размерах) и используют по целевому назначению: на оплату материально-производственных запасов, оплату труда работников, операционные и управленческие расходы и т.д.

В учетных регистрах не только отражают операции в хронологической последовательности, но и систематизируют их по источникам поступления и целевому назначению использования денежных средств. По мере поступления первичные документы группируют по однородным признакам и их данные (либо промежуточные итоги) записывают (при ручном способе) в учетные регистры. В последних (особенно в условиях автоматизированной обработки учетных данных) указывают также корреспонденцию счетов, что облегчает регистрацию и контроль правильности записей произведенных операций.

В регистрах аналитического учета также группируют учетные данные в необходимых разрезах с позиций контроля и анализа с тем, чтобы итоговые записи по отдельным графам являлись одновременно и основанием для записей в синтетическом учете (в Главную книгу и в другие регистры). Таким образом, аналитический учет предшествует синтетическому, происходит органическая их связь, упрощается сверка данных, в синтетическом учете не дублируется большинство записей.

Построение бухгалтерских регистров зависит от способов их составления и заполнения. При ручном способе обычно используют регистры контокоррентной формы, в которых совмещают аналитический и синтетический учет. При применении электронных средств в регистрах сочетаются хронологические и систематические записи и накапливаются учетные данные по однородным признакам.

В хозяйствующих субъектах имеется также большое количество операций, при группировке которых нет определенной последовательности и для которых контокоррентная форма регистров не подходит. Это операции по учету расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками), с разными юридическими лицами, с работниками, подотчетными лицами и т.д. Здесь необходимо контролировать расчеты (погашения задолженности и взыскание долгов) не по всей их сумме с тем или иным хозяйствующим субъектом или физическим лицом, а по каждой операции в отдельности. Итоговые данные получаются не путем простого суммирования предварительно сгруппированных в регистре данных, а посредствам подсчета их по определенным признакам. По существу в таких случаях в одном аналитическом счете нечего группировать, поскольку по нему не бывает более одной записи. Как правило, записи производят на основе первичных документов или бухгалтерских справок с характеристикой каждой операции. Данные синтетического учета получают посредствам группировки показателей аналитического учета.

Для отражения подобных операций применяют регистры, которые обычно называют реестровыми, линейными или позиционными, а записи в них ведут линейным способом. Ранее построение регистра с линейной записью было показано на примере авансового отчета подотчетного лица (см. табл. 8.1).

Наибольшее применение регистры с линейной записью находят при организации аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Каждому документу по расчетам с клиентами отводится одна строка для записей наименования клиента, реквизитов полученного от него документа, обязательств в сумме задолженности и оплаты расчетного документа. Следовательно, в таком регистре приводят операции не только по сумме обязательств, но и по их погашению. Такой регистр является оперативным документом, ибо в любой момент в нем можно проследить состояние расчетов по приобретению материально-производственных запасов, продаже товаров и продукции, по прочим операциям.

Безусловно, монтаж регистров линейной формы требует глубокого изучения содержания информации, отражаемой в конкретном регистре, с позиции использования ее для контроля, решения управленческих проблем, заполнения бухгалтерской (финансовой) отчетности. Но принципы их построения, как правило, одинаковы. Это можно подтвердить и на других, более сложных хозяйственных операциях. Так, линейная форма обеспечивает отражение в едином регистре — расчетно-платежной ведомости — всех процессов начисления, удержания и выплаты сумм оплаты труда работников хозяйствующего субъекта.

В равной степени это относится и к бухгалтерским регистрам, создаваемым при помощи вычислительной техники. В условиях компьютеризации большинство постоянных реквизитов находятся в памяти компьютера. Поэтому при вводе учетных данных из первичных документов ограничиваются переменными реквизитами, и при распечатке регистров на бумаге формируют более подробные аналитические данные как для контроля, так и для представления информации, используемой в процессе управления.

В качестве примера приведем операции по оплате счетов поставщиков. В условиях компьютерного учета в типовой конфигурации многих пакетов прикладных программ происходит выполнение таких шагов, как настройка справочника о поставщике (полное название, адрес, ИНН, номер расчетного счета, банк, в котором открыт расчетный счет, адрес банка, номер корреспондентского счета, БИК и др.), справочника о договорах с поставщиком (код поставщика, его наименование, номер договора и дата заключения договора, дата возникновения обязательства, счет поставщика с номером и датой, дата погашения обязательства и пр.). При получении счета поставщика и выписке платежного поручения последующие записи в аналитическом учете в разрезе каждого документа производят по документу «Банковская выписка». Переменные данные о дате возникновения обязательства, дате его погашения, сумме платежного поручения и другие реквизиты (налог на добавленную стоимость, акцизы и т.д.) отражают в аналитическом учете в соответствии с применяемой программой компьютерного учета.

Вопросы для самоконтроля

  • 1. Почему группировку и систематизацию данных первичных учетных документов принято считать второй стадией учетного процесса?
  • 2. Какие документы применяют для этих целей?
  • 3. Что понимается под бухгалтерским регистром (регистром бухгалтерского учета)?
  • 4. Кому предоставлено право устанавливать формы бухгалтерских регистров?
  • 5. Назовите бухгалтерские регистры, установленные в централизованном порядке.
  • 6. Какие общие методологические принципы определены Министерством финансов РФ для учетных регистров?
  • 7. Возможна ли классификация регистров бухгалтерского учета?
  • 8. Назовите основные признаки, используемые для классификации бухгалтерских регистров.
  • 9. Различается ли техника ведения бухгалтерских регистров в зависимости от техники и технологии их ведения?
  • 10. Какова роль бухгалтерских регистров в организации аналитического и синтетического учета?
  • 11. Можно ли при организации бухгалтерского учета обойтись без учетных регистров?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>