Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Конфиденциальное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Проведение проверок наличия конфиденциальных документов

Целью проверок наличия конфиденциальных документов является обеспечение контроля за сохранностью документов. Как правило, такие проверки проводятся ежегодно (по окончании календарного года) комиссией, создаваемой по распоряжению руководства организации.

Наличие конфиденциальных материалов проверяют путем сверки записей в журналах регистрации (учета) с фактическим наличием документов (материальных носителей, документов выделенного хранения), а также отметок об уничтожении или отправке документов (материальных носителей, документов выделенного хранения) в этих журналах с актами об уничтожении конфиденциальных материалов и реестрами передачи конвертов с конфиденциальными документами. При этом в журналах регистрации (учета) все отметки о регистрации, уничтожении и отправке конфиденциальных документов (материальных носителей, документов выделенного хранения), произведенные в течение прошедшего календарного года, заверяют проставлением записи «Проверено» с указанием даты и подписи председателя комиссии.

Кроме того, комиссия выявляет наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела или не учтенных в конфиденциальном делопроизводстве, а также внешних электронных носителей (документов выделенного хранения), не поставленных на инвентарный учет.

К началу работы комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве и приобщены к делам. Неисполненные конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в новом календарном году в журналах регистрации, при этом рядом с записями о регистрации документов, сделанными в прошедшем году, производят отметку о перерегистрации документов с указанием их новых регистрационных номеров, которая должна быть заверена подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства: Перерегистрировано за от_(указать новые номер и дату документа). Одновременно при перерегистрации документа открывается новая электронная регистрационная карточка (если в организации имеется система электронного документооборота), в соответствующее поле которой вносят запись о прежнем регистрационном номере документа.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссия делает итоговую запись о количестве подшитых к делу листов, которую заверяют подписью председателя комиссии. Нумерацию листов дела после итоговой записи продолжают с номера последнего листа на дату проверки дела. Выявленные неучтенные документы (носители, документы выделенного хранения) должны быть зарегистрированы в соответствующих журналах.

По результатам работы комиссии составляют акт проверки (приложение П2.18), который утверждается руководителем организации. В акте фиксируют результаты проверки конфиденциального делопроизводства, а также замечания и предложения по улучшению состояния дел в области защиты конфиденциальной информации.

Если по итогам проверки выявится отсутствие отдельных зарегистрированных документов (носителей), необходимо принять меры по их оперативному поиску. Одновременно назначается комиссия и проводится служебное расследование по факту утраты конфиденциальных документов (носителей).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Подлежат ли включению в номенклатуру дел журналы регистрации конфиденциальных документов?
  • 2. Как хранить электронные версии конфиденциальных документов?
  • 3. Как передавать конфиденциальные документы внутри организации?
  • 4. Как оформить разрешение на копирование информации с внешнего электронного носителя?
  • 5. Какими способами конфиденциальные документы пересылают в сторонние организации?
  • 6. В каких случаях применяют двойное конвергование конфиденциальных документов?
  • 7. Где проставляют отметки об уничтожении конфиденциальных документов?
  • 8. Опишите процедуру уничтожения проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях.
  • 9. В каких случаях проводят процедуру снятия грифа конфиденциальности с

документа?

  • 10. В чем заключается суть проверок наличия конфиденциальных документов?
  • 11. Какие конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в новом календарном году?
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>