Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Конфиденциальное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Учет входящих конфиденциальных документов

Базовый порядок работы с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в организации устанавливается в соответствии с требованиями локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства для открытых документов. Вместе с тем работа с конфиденциальной корреспонденцией имеет некоторые особенности.

Конверты (пакеты) с грифами конфиденциальности («Коммерческая тайна», «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т.п.), поступившие в экспедицию (подразделение компании, отвечающее за прием и учет корреспонденции), вскрывают (за исключением тех, что имеют дополнительную пометку «Лично»). При этом проверяют правильность доставки, целостность конверта (пакета), наличие документов и приложений к ним, соответствие количества листов документов, приложений к ним указанному в документах. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные в конверты (пакеты) документы необходимо переслать по назначению или вернуть отправителю. При недостаче документов или приложений к ним, несоответствии количества листов документов либо приложений к ним количеству листов, указанному в документах, нарушении целостности конверта (пакета) составляют акт в произвольной форме в трех экземплярах, один из которых оставляют в экспедиции, второй приобщают к поступившему документу, третий посылают отправителю.

Затем входящая корреспонденция должна быть соответствующим образом зарегистрирована. Целесообразно установить такой порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные работниками компании у представителей сторонних организаций лично, минуя экспедицию, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться в экспедицию для внесения данных в журнал регистрации входящих конфиденциальных документов и в систему электронного документооборота (при ее наличии в компании), для того чтобы зафиксировать сам факт поступления документов. Исходя из того что главное назначение регистрации — это подтверждение факта создания или поступления документа, получается, что если поступивший документ не был зарегистрирован, то организация не берет на себя ответственность за него, так как не подтвержден факт его поступления в организацию.

Если в организации имеется система электронного документооборота, то при регистрации необходимая информация о каждом документе вносится в его электронную регистрационную карточку. В электронных регистрационных карточках, открываемых на входящие, исходящие и внутренние конфиденциальные документы организации, делают отметку о наличии грифа конфиденциальности на документе, т.е. в соответствующем поле карточки, в котором производится запись о содержании документа, необходимо указать гриф ограничения доступа к информации, проставленный на документе. Для того чтобы иметь возможность систематизировать записи, для удобства поиска документов, относящихся к определенному вопросу, в этом поле целесообразно также указать содержание текста. Конечно, в отдельных случаях по решению руководства организации содержание текста может не указываться, ведь порой даже название документа целесообразно сохранять в тайне, чтобы в случае какой-либо утечки сведений скрыть от конкурентов информацию о проводимых в организации работах. С этой же целью необходимо установить запрет на сканирование конфиденциальных документов и присоединение соответствующих файлов к электронным карточкам (сканирование конфиденциальных документов и последующее размещение их электронных образов в системе конфиденциального делопроизводства возможно только при условии применения специальных технических мер защиты информации и разграничения доступа работников к конфиденциальной информации, циркулирующей в данной системе).

В принципе допускается сканировать сопроводительные документы с грифом конфиденциальности, имеющие дополнительную пометку «без приложения неконфиденциально», ведь они сами по себе никакой конфиденциальной информации не несут.

Одновременно осуществляется регистрация документа в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (примерная форма журнала приведена в приложении П2.4). Бумажный журнал ведется для того, чтобы впоследствии работники, получающие документ в пользование, могли проставить свою личную подпись, подтверждающую факт получения ими конфиденциального документа. Проставление работником личной подписи в журнале возлагает на него обязанность по обеспечению сохранности полученного документа.

Затем на самом документе (обычно в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа) работником экспедиции ставятся входящий номер и дата поступления документа. При этом к входящему номеру в зависимости от грифа конфиденциальности, указанного на поступившем документе, — «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» либо, например, «Конфиденциально» — добавляют буквенное обозначение «КТ», «ДСП» или «КИ» соответственно, которое пишется в конце номера через косую черту, например: 53/КТ, где «53» — порядковый номер документа по журналу, «КТ» — признак информации, составляющей коммерческую тайну.

Если при формировании регистрационного номера документа используют также аббревиатуру организации (т.е. сокращенное название, образованное из начальных букв слов, входящих в ее название), номер документа может выглядеть следующим образом: АБВ-53/КТ, где «АБВ» — аббревиатура организации.

При проставлении регистрационного номера на самом входящем документе перед номером указывают буквенное обозначение «вх.». В журнале регистрации входящих конфиденциальных документов данное обозначение не проставляется.

После рассмотрения документов руководителем лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, фиксирует его поручения по документам в журнале и в электронной регистрационной карточке, затем передает документы исполнителям и вносит в указанные регистрационные формы информацию о ходе и результатах исполнения поручений.

Поступившие в организацию конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, содержащие дополнительную отметку «Лично», следует регистрировать как документы в электронной регистрационной карточке и в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов, при этом входящий номер и дату поступления конверта (пакета) ставят непосредственно на самом конверте (пакете). Затем конверты (пакеты) передаются лично адресату с проставлением им подписи в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. Адресат вскрывает конверт (пакет) и переносит на первый лист документа номер и дату регистрации конверта (пакета) или поручает это работнику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства. Затем указанным работником по поручению адресата делаются записи о ходе исполнения таких документов в электронной регистрационной карточке и в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.

Документы учитывают по количеству листов в каждом экземпляре документа, документы выделенного хранения — по количеству документов с указанием количества листов в каждом экземпляре, a CD- и DVD-диски, флэш-карты и другие внешние электронные носители, кино-, фотопленки, аудио- и видеокассеты — поштучно.

На поступивших в организацию с сопроводительным письмом приложениях пишут от руки или проставляют с помощью штампа отметку «к вх. №_от_», в которой указывают

входящий номер и дату регистрации сопроводительного документа. Данную отметку проставляют в правом нижнем углу первого листа прилагаемого бумажного документа, на обложке и титульном листе документа выделенного хранения. В случае поступления в организацию внешних электронных носителей конфиденциальной информации отметку наносят специальным маркером на внешнюю поверхность дисков.

Поступившие в организацию с сопроводительным письмом внешние электронные носители конфиденциальной информации учитывают в журнале учета внешних электронных носителей конфиденциальной информации (см. § 2.2). Если в организацию поступили бумажные документы, не подлежащие подшивке в дела, их ставят на инвентарный учет с присвоением соответствующего инвентарного номера по журналу учета конфиденциальных документов выделе иного хранения (см. § 3.4).

В относительно большой организации со сложной структурой, где делопроизводство ведется не только в подразделении, отвечающем за прием и учет корреспонденции, но и в других структурных подразделениях, конфиденциальное делопроизводство будет расширенным. Поток входящей корреспонденции при этом разделится на множество ручейков для каждого из этих подразделений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>