Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Конфиденциальное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Особенности оформления и учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях

Конфиденциальная информация может содержаться на различных материальных носителях (бумажных и электронных носителях, кино- и фотопленках), поскольку документ — это не только привычный нам бумажный документ, но и, например, информация, содержащаяся в электронном виде на внешнем электронном носителе (CD- и DVD-диски, флэш-карты и т.п.).

Для того чтобы обеспечить сохранность конфиденциальной информации, необходимо в первую очередь выделить носители такой информации среди общего массива носителей, промаркировав их с помощью специальных отметок и установив затем особый порядок обращения с ними. Основные правила оформления документов являются общими как для открытых, так и для конфиденциальных документов и устанавливаются локальными нормативными актами (например, инструкцией по делопроизводству), разрабатываемыми в организации с учетом требований государственных нормативных актов в сфере делопроизводства.

Вместе с тем оформление конфиденциальных документов имеет некоторые особенности по сравнению с оформлением открытых документов. Кроме того, в отношении конфиденциальных документов должен быть установлен более строгий порядок обращения, чтобы не допустить утраты таких документов либо разглашения содержащейся в них информации. Поэтому в дополнение к локальным нормативным актам, устанавливающим правила работы с открытыми документами в организации, необходимо разработать локальные нормативные акты по конфиденциальному делопроизводству (например, инструкцию).

Материальные носители конфиденциальной информации подлежат учету в специальных журналах работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. При этом носителю присваивается соответствующий номер. Целесообразно вести два отдельных журнала учета материальных носителей: один — для проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях, второй — для внешних электронных носителей. Принимая во внимание, как правило, гипотетический характер наличия носителей других видов (кино-, фотопленок и т.п.), необязательно иметь отдельный журнал для учета таких носителей. Их можно регистрировать в журнале учета внешних электронных носителей конфиденциальной информации.

Рассмотрим особенности подготовки, оформления и учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях на примере документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну организации.

Как отмечалось выше, в соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне» на материальные носители информации, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, должен быть проставлен гриф «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения обладателя этой информации.

Необходимость присвоения разрабатываемому проекту документа грифа конфиденциальности определяется на основании упомянутого выше перечня конфиденциальной информации организации. Говоря другими словами, если в документе содержится информация, включенная в перечень, на документе проставляют гриф ограничения доступа к информации. Если же в документе такая информация отсутствует, гриф конфиденциальности не указывают.

На практике иногда происходит так, что на документах, содержащих информацию, включенную в перечень, гриф конфиденциальности исполнителем документа не проставляется. Это может быть связано с невнимательностью работника либо его слабой компетенцией в указанном вопросе, хотя, конечно, бывают случаи сознательного неприсвоения грифа конфиденциальности документу, с тем чтобы не взваливать на себя бремя соблюдения правил конфиденциального делопроизводства.

В то же время имеют место и другие ситуации, когда, наоборот, документу, не содержащему конфиденциальных сведений, присваивается гриф ограничения доступа к информации. Причинами этого могут быть как плохое владение перечнем конфиденциальной информации, так и желание скрыть недостатки в работе либо повысить значимость документа, чтобы обеспечить дополнительные гарантии его сохранности при пересылке.

Гриф конфиденциальности иногда присваивают и по формальному признаку — при ответах или ссылках на конфиденциальные документы. Это в корне неверно, потому что гриф конфиденциальности должен проставляться на документе тогда, когда в самом ответе на запрос содержится конфиденциальная информация. Исключение составляет случай, когда к сопроводительному письму (служебной записке), отправляемому в адрес сторонних организаций (или других структурных подразделений данной организации), в тексте которого не содержится конфиденциальных сведений, прилагается конфиденциальное приложение.

Гриф конфиденциальности присваивается также выпискам из документов, содержащих конфиденциальную информацию, если в выписке присутствует такая информация. Если в выписке из конфиденциального документа не содержится конфиденциальной информации, то гриф конфиденциальности на выписке проставлять не нужно.

Автор полагает целесообразным установить в организации такой порядок, при котором разработанному в ней проекту документа, содержащему конфиденциальную информацию, гриф конфиденциальности присваивает непосредственный исполнитель (автор) документа либо его руководитель, который должен нести персональную ответственность за невыполнение данного требования. Если поручить процедуру присвоения грифа, например, делопроизводственному подразделению, оно подойдет к этому формально, так как не владеет в полной мере информацией, содержащейся в данном документе.

Гриф конфиденциальности желательно указывать непосредственно при разработке проекта конфиденциального документа в электронном виде, чтобы предотвратить распечатку такого документа без грифа ограничения доступа к содержащейся в нем информации. Конечно, здесь бывают и исключения. Так, если указание грифа конфиденциальности в электронной версии проекта конфиденциального документа не представляется возможным ввиду особенностей компьютерной программы, с использованием которой готовится документ (например, при заполнении унифицированных форм бухгалтерских документов), то его можно проставить на бумажной версии документа от руки либо с помощью специально изготовленного для таких целей штампа.

Гриф конфиденциальности проставляется в электронной версии проекта конфиденциального документа в правом верхнем углу первой страницы, например:

Коммерческая тайна

(,полное наименование организации) {место нахождения организации)

В левом нижнем углу последней страницы электронной версии проекта конфиденциального документа указываются инициалы, фамилия исполнителя (автора) документа и его телефон, например:

А.Н. Петров

(телефон)

Бумажный носитель, содержащий проект конфиденциального документа, подлежит учету в специальном журнале, о необходимости ведения которого говорилось выше (примерная форма приведена в приложении П2.1), еще до подписания и присвоения документу исходящего (см. § 3.2), внутреннего регистрационного номера (см. § 3.3) либо инвентарного номера документа выделенного хранения (см. § 3.4). Учетный номер носителя указывается в графе 2 журнала. Кстати говоря, не нужно путать такие понятия, как учетный номер бумажного носителя и исходящий (либо внутренний) регистрационный номер документа. Проект документа может быть распечатан в нескольких экземплярах, поэтому в графе 4 журнала необходимо указать номера экземпляров и количество листов в каждом экземпляре. Кроме того, следует обратить внимание на то, что автором проекта документа и работником, распечатавшим этот документ, необязательно является одно и то же лицо. Поэтому в графе 5 журнала указываются фамилия и инициалы работника, являющегося непосредственным исполнителем (автором) данного проекта документа, а в графе 6 необходимо указать соответствующие данные работника, распечатавшего проект документа. Проект документа впоследствии передается лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства, для регистрации его в качестве исходящего либо внутреннего конфиденциального документа, либо для присвоения инвентарного номера в случае его постановки на учет документов выделенного или же для уничтожения (см. § 4.5), о чем делаются соответствующие записи в графе 8 журнала. Факт получения проекта документа указанным работником подтверждается проставлением им личной подписи в графе 7 журнала.

Учетный номер бумажного носителя конфиденциальной информации может выглядеть, например, следующим образом: П-З/КТ, где «П» — проект документа, «3» — порядковый номер носителя по журналу, «КТ» — признак информации, составляющей коммерческую тайну.

При формировании учетного номера носителя может быть использована также аббревиатура организации (т.е. ее сокращенное название, образованное из начальных букв слов, входящих в название организации), например: АБВ/П-З/КТ, где «АБВ» — аббревиатура организации.

При распечатывании проекта документа в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа ниже грифа конфиденциальности указывают номер экземпляра проекта документа, например:

Коммерческая тайна

(полное наименование организации) (место нахождения организации)

Экз. № 1

_Адресат

Указание номера экземпляра изначально, при подготовке электронной версии проекта документа является нелогичным, потому что документ в электронном виде имеет неограниченное число экземпляров. Номер экземпляра на документе можно указывать непосредственно перед распечаткой документа, когда уже имеется четкое представление о том, какое количество экземпляров документа в бумажном виде требуется в данный момент.

Номер экземпляра необходимо указывать даже тогда, когда документ был подготовлен в одном экземпляре: Экз. № 1.

В левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа печатают либо вписывают от руки учетный номер носителя информации по журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях и дату его регистрации, например:

А.Н. Петров

(телефон)

Уч. № от (указать учетный номер носителя информации по журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях и дату регистрации)

Указывать учетный номер бумажного носителя на всех листах проекта конфиденциального документа необходимо для того, чтобы в случае когда листы документа по каким-либо причинам окажутся разрозненными, можно было установить принадлежность отдельных листов к определенному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление с их содержанием.

При необходимости впоследствии (но до подписания проекта документа) могут распечатываться дополнительные экземпляры проекта конфиденциального документа. После распечатывания дополнительных экземпляров вносится соответствующая запись в журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях. Бумажные носители, содержащие дополнительно отпечатанные экземпляры проектов документов, учитываются за этим же учетным номером. Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров начинается с последнего номера ранее распечатанных экземпляров.

Бумажному носителю с проектом выписки из конфиденциального документа, содержащей конфиденциальную информацию, присваивается учетный номер, отличный от учетного номера бумажного носителя, содержащего конфиденциальный документ, из которого была сделана выписка, потому что это будут уже совершенно разные документы.

Если проследить дальнейшую судьбу разработанного в компании проекта документа на бумажном носителе, то здесь возможно развитие событий по нескольким сценариям:

О после подписания руководством и последующей регистрации проект становится исходящим документом, отправляемым в стороннюю организацию (см. § 3.2);

О после подписания проект регистрируется как внутренний документ и используется в работе внутри самой организации, не выходя за ее пределы (см. § 3.3);

О проект брошюруется и ставится на инвентарный учет как документ выделенного хранения (см. § 3.4);

О проект уничтожается за ненадобностью (он по каким-либо причинам не был подписан руководством и подлежит передаче лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства, для уничтожения) (см. § 4.5).

Довольно часто к письму, отправляемому в адрес органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, контрагентов или дочерних организаций (либо к служебной записке, направляемой в другое структурное подразделение компании), прилагают другие документы на бумажных или внешних электронных носителях. Такие документы называются приложениями, их перечисляют в конце текста письма в реквизите «Отметка о наличии приложения».

Если к сопроводительному письму (служебной записке) приложен документ на бумажном носителе, то при перечислении реквизитов приложения указывают краткое название документа, гриф конфиденциальности, номер и дату регистрации документа, номера экземпляров и число листов в каждом экземпляре документа, например:

Приложение: (Краткое название), коммерческая тайна, №_от_

(указать номер и дату регистрации документа), экз. № 1, на 4 л.

В случае, если адресатов несколько, но приложение предназначено, например, лишь одному из них, при перечислении реквизитов приложения указывают, в какой именно адрес направляется данное приложение:

Приложение: (Краткое название), коммерческая тайна, №__от_

(указать номер и дату регистрации документа), экз. № 1, на 4 л., в первый адрес.

Если экземпляры одного и того же документа направляют, например, двум адресатам, необходимо указать, какой конкретно экземпляр предназначен каждому из адресатов:

Приложение: (Краткое название), коммерческая тайна, №_от_

(указать номер и дату регистрации документа), экз. № 4—5, на 7 л. каждый, экз. № 4 — в первый адрес, экз. № 5 — во второй адрес.

В случае отправки экземпляров документа более чем в четыре адреса перечисление всех адресатов, конечно, является абсурдным. Учитывая, что в таких случаях принято составлять соответствующий список (лист, указатель) рассылки документа, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, целесообразно в сопроводительном письме (служебной записке) при перечислении реквизитов приложения указывать слова «согласно списку рассылки», например:

Приложение: (Краткое название), коммерческая тайна, №._от_

(указать номер и дату регистрации документа),

экз. № 1—14, на 5 л. каждый, согласно списку рассылки.

При направлении в сторонние организации (либо структурные подразделения) внешних электронных носителей с конфиденциальной информацией в сопроводительном письме (служебной записке) при перечислении реквизитов приложения указывают тип носителя (например, CD-диск), краткое название информации, содержащейся на носителе, гриф конфиденциальности, инвентарный номер (см. § 2.2) и число носителей, например:

Приложение: CD-диски (краткое название информации, содержащейся

на носителях), коммерческая тайна, инв. №_(указать

инвентарный номер), инв. №_(указать инвентарный

номер), 2 шт.

ИЛИ

Приложение: 1. CD-диск (краткое название информации, содержащейся

на носителе), коммерческая тайна, инв. №_(указать

инвентарный номер).

2. CD-диск (краткое название информации, содержащейся

на носителе), коммерческая тайна, инв. №_(указать

инвентарный номер).

В первом случае диски содержат одинаковую информацию (одни и те же файлы), во втором примере на носителях записана разная информация, поэтому приложения перечисляются отдельными позициями.

В случае отправки внешних электронных носителей с одинаковой информацией (при этом носители должны иметь разные инвентарные номера) сразу нескольким адресатам при перечислении реквизитов приложения указываются слова «согласно списку рассылки», например:

Приложение: CD-диски (краткое название информации, содержащейся

на носителях), коммерческая тайна, инв. №_- инв. №_

(указать инвентарные номера), 25 шт., согласно списку рассылки.

Если с сопроводительным письмом отправляется один внешний электронный носитель, то при перечислении реквизитов приложения число носителей можно не указывать, например:

Приложение: CD-диск (краткое название информации, содержащейся

на носителе), коммерческая тайна, инв. №_{указать

инвентарный номер).

Если к сопроводительному документу прилагается письмо с грифом конфиденциальности (либо копия письма), поступившее ранее в организацию извне без приложений, при перечислении реквизитов приложения в качестве номера указывается: «вх. №___от_» (указать входящий номер и дату регистрации ранее поступившего письма), например:

Приложение: Копия письма, коммерческая тайна, вх. №_от_

{указать регистрационный номер и дату регистрации документа), экз. № 1/1, на 2 л.

Если к сопроводительному документу прикладывается конфиденциальный документ на бумажном носителе, поступивший ранее в организацию в качестве приложения к какому-то другому сопроводительному письму, при перечислении реквизитов приложения в качестве номера указывают: «от вх. №_от_»(указать входящий номер и дату регистрации сопроводительного письма, с которым ранее поступил этот конфиденциальный документ), например:

Приложение: (Краткое название), коммерческая тайна, от вх. № от ,

экз. № 3, на 22 л.

Это связано с тем, что при регистрации входящей корреспонденции на приложениях к сопроводительному письму (независимо от того, являются эти приложения конфиденциальными или открытыми) проставляется отметка «к вх. №_от_». Эта отметка необходима для того, чтобы в случаях получения исполнителем отдельных приложений без сопроводительного письма было видно, что они являются частью поступившего документа. Когда впоследствии такое приложение отправляется другому адресату, предлог «к» заменяется предлогом «от», что означает, что данное приложение происходит от конкретного ранее полученного сопроводительного письма.

Если к сопроводительному документу прикладывается документ выделенного хранения (см. § 3.4), при перечислении реквизитов приложения указывают краткое название документа выделенного хранения, гриф конфиденциальности, инвентарный номер, номера экземпляров и число листов в каждом экземпляре документа выделенного хранения, например:

Приложение: (Краткое название документа выделенного хранения),

коммерческая тайна, инв. №_(указать инвентарный

номер документа выделенного хранения), экз. № 2, на 7 л.

ИЛИ

Приложение: (Краткое название документа выделенного хранения),

коммерческая тайна, инв. №_(указать инвентарный

номер документа выделенного хранения), экз. № 1—2,

2 брошюры, на 45 л. каждая.

При оформлении сопроводительной документации необходимо учитывать, что гриф конфиденциальности на сопроводительном документе должен быть аналогичен грифу на приложении к нему, т.е. если приложение имеет гриф «Коммерческая тайна», на сопроводительном письме (служебной записке) проставляется точно такой же гриф. Хотя здесь, конечно, имеются исключения из правил. Так, если к сопроводительному письму (служебной записке) прилагается документ (либо его копия), поступивший ранее из органов государственной власти, иных государственных органов или органов местного самоуправления с пометкой «Для служебного пользования», организация, не являющаяся государственной, такой гриф на своем сопроводительном документе указывать не может (это прерогатива государственных органов и организаций). Поэтому на сопроводительном документе в соответствии с установленным в организации порядком работы указывают либо гриф «Коммерческая тайна», либо какой-то иной гриф ограничения доступа (например, гриф «Конфиденциально»). Однако при перечислении реквизитов приложения ниже текста сопроводительного письма в качестве грифа ограничения доступа к информации должна следовать пометка «Для служебного пользования», ведь в данном случае речь идет о характеристике ранее поступившего документа:

Приложение: Письмо..., для служебного пользования, вх. №_от__

(указать регистрационный номер и дату регистрации документа), экз. № 1, на 4 л.

Если в тексте самого сопроводительного письма (служебной записки) не содержится конфиденциальных сведений, то под номером экземпляра необходимо указать в скобках или без них слова «без приложения неконфиденциально»:

Коммерческая тайна

(полное наименование организации) {место нахождения организации)

Экз. № 1

(без приложения неконфиденциально) _Адресат

Необходимость проставления на таком сопроводительном документе грифа конфиденциальности связана с тем, что конфиденциальные приложения отправляются за исходящим номером сопроводительного документа. В случае оформления сопроводительного документа без грифа ограничения доступа к информации такие приложения не будут учтены в конфиденциальном делопроизводстве адресата со всеми вытекающими отсюда негативными последствиями с точки зрения обеспечения сохранности и конфиденциальности содержащейся в этих приложениях информации.

После подготовки в электронном виде и распечатки на принтере проект конфиденциального документа подлежит передаче на визирование и (или) подпись. Несмотря на то что этот документ еще не имеет исходящего либо внутреннего регистрационного номера или номера документа выделенного хранения, т.е. является как бы «зародышем» документа, не имеющим пока юридической силы (т.е. с таким проектом документа пока еще нельзя совершать юридически значимые действия), он уже учтен в конфиденциальном делопроизводстве (бумажному носителю, на котором он содержится, был присвоен соответствующий учетный номер по журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях). Виртуальный учетный номер носителя был получен у лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, работником, распечатавшим проект документа, до начала распечатывания документа с проставлением им личной подписи в журнале, т.е. за сохранность данного проекта документа на бумажном носителе отвечает именно этот работник. Получается, что если лицо, визирующее (либо подписывающее) проект документа, указанный документ потеряет, ответственность за это должен будет нести работник, распечатавший документ. Для того чтобы предотвратить такие случаи, необходимо предусмотреть ведение работниками специальных личных реестров (приложение П2.2).

Таким образом, личный реестр работника используют для передачи проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях другим работникам на визирование и (или) на подпись руководству. Его можно использовать также для передачи работ- ником-реестродержателем во временное пользование подлинников (копий) конфиденциальных документов, внешних электронных носителей и документов выделенного хранения другим работникам организации.

Реестры выдаются лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, всем работникам, допущенным к работе с конфиденциальной информацией. На обложке реестра в правом верхнем углу необходимо указать фамилию и инициалы работника. Гриф конфиденциальности на реестре не указывают.

Реестр прошивают вручную или типографским способом, при этом концы прошивной нити закрепляют на оборотной стороне последнего листа реестра бумажной наклейкой (размером примерно 40x40 мм). На наклейке указывают: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью_л.» (проставляются цифрами и

прописью общее количество листов реестра, а также собственноручная подпись и должность лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и дата). Оттиск печати организации (структурного подразделения) проставляют так, чтобы он захватывал часть наименования должности и оборотную часть последнего листа реестра.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>