Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Конфиденциальное делопроизводство

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в текущей деятельности организации. Исходя из положений ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование — это запись информации на носителе по установленным правилам. Документооборот означает движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Под оперативным хранением документов понимается хранение документов в структурном подразделении организации до их передачи в архив данной организации или уничтожения. Использование документов подразумевает их применение в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Конфиденциальное делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая не только документирование и организацию работы с конфиденциальными документами, но и защиту содержащейся в них информации от несанкционированного доступа и использования (рис. 1.1).

Словосочетание «конфиденциальный документ» является производным от понятия «документ». Образно выражаясь, если документ — это какое-то блюдо, то конфиденциальный документ — это блюдо, приправленное специями.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, документом называется зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Направления деятельности по обеспечению конфиденциального делопроизводства

Рис. 1.1. Направления деятельности по обеспечению конфиденциального делопроизводства

Основываясь на определении термина «документ», приведенном выше, можно предложить следующую формулировку понятия «конфиденциальный документ». Конфиденциальный документ — это зафиксированная на носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слово «идентифицировать» происходит от латинского identifico (отождествляю) и означает признать тождественность, отождествить объекты, опознать по определенным признакам. Свойство идентификации документированной информации придается реквизитами.

Реквизиты (от лат. requisitum — необходимое) — это обязательные элементы оформления официальных документов, т.е. обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются название и адрес организации, составившей документ, регистрационный номер и дата регистрации документа, подписи ответственных лиц. Требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению определяются стандартами на различные системы документации, например ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет за собой недействительность документа.

Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать конфиденциальную информацию, необходимо в первую очередь отметить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельствующий о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, проставляемый на самом документе и в сопроводительной документации к нему).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>