GAP-АНАЛИЗ (АНАЛИЗ НЕСООТВЕТСТВИЙ) И МОДЕЛЬ ЗРЕЛОСТИ АРХИТЕКТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Очень часто при постановке стратегических целей людей смущает серьезный разрыв между тем, что они хотели бы видеть, и тем, что есть на самом деле. Слишком серьезное восприятие такого разрыва приводит к «приземленное™» при выборе целей и к неуверенности при их достижении. С помощью анализа разрывов можно найти путь от текущего состояния к желаемому.
В данной главе рассматривается один из наиболее эффективных методов стратегического анализа — анализ разрывов, или GAP- анализ. С его помощью можно организовать поиск шагов для достижения заданной цели.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ GAP-АНАЛИЗА (АНАЛИЗА НЕСООТВЕТСТВИЙ)
Gap-анализ - это идентификация и анализ несоответствия между существующим и желаемым состоянием архитектуры предприятия и отдельных его доменов. Этот анализ является критически важным с точки зрения определения ключевых шагов и необходимых изменений в направлении целевой архитектуры [8, 9].
Необходимо идентифицировать несоответствия и разбить их по категориям, собрать вместе бизнес-требования, технологические потребности, требования к информации и приложениям - для того, чтобы начать решение соответствующих проблем.
Процесс анализа на несоответствия включает следующие шаги:
- • идентификация различий между существующей (AS-IS) и целевой архитектурой (ТО-ВЕ);
- • составление списка идентифицированных несоответствий с разбивкой по категориям и составление списка требуемых изменений;
- • идентификация уже имеющихся возможностей ИТ-систем, которые могут быть использованы для удовлетворения идентифицированных проблемных мест, и обновление списка несоответствий с учетом этого фактора;
- • группировка идентифицированных несоответствий по типу их влияния на деятельность предприятия (уровень предприятия в целом, уровень нескольких подразделений и функций, уровень отдельного подразделения и функции, особые случаи).
Для категоризации несоответствий можно, в частности, использовать следующие категории.
Структурные несоответствия - несоответствия между существующим и целевым состоянием с точки зрения инфраструктуры. Фиксируются моменты, связанные с архитектурными доменами.
Функциональные несоответствия - связаны с возможностями систем по поддержке новых бизнес-процессов, которые необходимы для реализации новых бизнес-стратегий. Основное внимание должно быть уделено реализации необходимых приложений и систем, требующихся для обеспечения улучшенных или новых бизнес- процессов.
Культурные несоответствия - это несоответствия между сегодняшним состоянием ИТ-департамента организации (набор навыков, компетенция и структура) и требующимися навыками, компетенциями и структурами, которые необходимы для решения проблем в первых двух областях (структурной и функциональной).
Процедурные несоответствия - это несоответствия между существующими и желаемыми методами управления, стратегиями сорсинга (аутсорсинг, инсорсинг, краудсорсинг), процессами эксплуатации ИТ-сервисов и организационными процедурами.
Таким образом, условно можно сказать, что существует два типа несоответствий:
- • жёсткие несоответствия, которые связаны, например, с необходимостью замены ряда технологий или внедрения новых;
- • мягкие несоответствия, например, несоответствие архитектурным принципам или несоответствия между имеющейся и требуемой квалификацией персонала.
После того как найденные несоответствия идентифицированы, должны быть расставлены приоритеты, а затем предложены возможные решения и проекты, которые бы ликвидировали бы найденные проблемные места. То есть, в конечном итоге, несоответствия становятся проектами, реализуемыми ИТ-департаментом и группой управления проектами.
Со временем, по мере более детальной проработки будущей архитектуры, анализ на несоответствия может выявлять сотни и более проблемных областей. Как обычно, при выборе проектов, решающих эти проблемы, действует правило 80/20 - когда 20% возможных проектов решат 80% проблем.
Необходимым элементом в проекте развития ИТ-архитектуры является оценка существующего состояния и перспективности использования имеющихся компонент. Рассмотрение элементов ИТ-архитектуры ведется обычно в двух аспектах: планирование и управление ИТ-системами, и стандарты и общие службы (компоненты).
Аспект планирования и управления включает:
- • направление развития ИТ - определяет среднесрочные и перспективные роли ИТ в компании с учетом требований бизнеса и выделенных приоритетов;
- • принципы реализации - определяют "правила" рассмотрения, внедрения и последующего управления технологиями;
- • динамичность - планирование внедрения технологий должно проводиться с учетом их постоянного совершенствования и появления новых технологий, а также с учетом возможного изменения требований бизнеса.
Аспект стандартизации включает.
- • Общие ИТ-службы. Сюда относятся кросс-функциональные и служебные приложения, такие как электронная почта.
- • Вычислительная инфраструктура. Корпоративные стандарты на технологии и средства инфраструктуры должны базироваться на применении общепризнанных ИТ-стандартов.
- • Элементы архитектуры системы. Эти элементы определяются как для среднесрочных, так и для перспективных стандартов. Каждый такой элемент оценивается с учетом ситуации в отрасли, степени использования в организации, целесообразности исключения из системы в течение перспективного срока (старение) или временного сохранения, целесообразности развития, целесообразности проведения переоценки его роли в будущем для обеспечения динамичности.
При определении стратегии обычно выделяются среднесрочный (9-18 месяцев) и перспективный (18-36 месяцев) периоды, хотя на основании результатов аудита могут быть сформулированы и срочные задачи, требующие решения в течение недель и месяцев.
Оценка перспективности развития проводится с учетом:
- • стратегии развития, перспективности расширения бизнеса, изменения отношений с клиентами и поставщиками;
- • общемировых тенденций развития информационных технологий;
- • выбранного направления развития ИТ-технологий в организации и стратегии реализации (срочные, среднесрочные и перспективные этапы).
В зависимости от потребностей предприятия, GAP-анализ можно проводить в произвольной форме. Рассмотрим результаты анализа разрывов при решении задачи автоматизации системы менеджмента качества (СМК) для ОАО «Иркутскгипродорнии» [10.21]. В качестве главного фаворита на внедрение был выбран BusinessStudio. Результаты GAP - анализа приведены в таблице 6.1.
Таблица 6.1. Результаты GAP-анализа для ОАО «Иркутскгипродорнии» [10.21]
AS-IS |
Разница (Gap) |
ТО-ВЕ |
Области деятельности компании: упорядочивание, хранение, ознакомление с документацией СМК, отчетность |
||
На данный момент структура СМК ОАО структура СМК ОАО «Иркутскгипродорнии» состоит из политики в области качества, руководства по качеству, карт процессов (2), методологических инструкций (43), рабочих и контрольных инструкций (39), записей по качеству. Вся документация СМК хранится на внутреннем сервере в виде документов MS Word, есть документ (в формате Excel), который содержит в себе ссылки на все документы СМК. Существует проблема с поиском, выделением обязанностей (например, для должностной инструкции), сложности с формированием отчетности, нет автоматизированного ознакомления с документами СМК. Корректировка документов СМК, которые связаны между собой затруднена (необходимо вносить изменения вручную). |
В ПП Business Studio необходимо занести каждый документ СМК ОАО «Иркутскгипродорнии» в виде процесса. |
Документы СМК должны быть занесены в единую базу в виде процессов, на основе которых можно было бы создавать регламенты, организационные документы (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции). Актуализация документов происходит автоматически, при изменении процесса. Автоматизация ознакомления с документами СМК (пользователи будут ознакамли- ваться с документом и удаленно ставят отметку об ознакомлении). Автоматизация формирования отчетов. |
Области деятельности компании: создание, корректировка организационных документов предприятия |
||
Организационная структура ОАО «Иркутскгипродорнии» состоит из служб управления (7 служб из 20 подразделений), проектный комплекс (4 службы из 19 подразделений, 4 представительства и 3 филиалов)и строительный комплекс (8 подразделений). Разработка и корректировка организационных документов, в том числе и связанных между |
В ПП Business Studio необходимо занести каждый документ СМК ОАО «Иркутскгипродорнии» в виде процесса, а также создать шаблоны должностной инструкции и положения о подразделении. |
При занесении документов СМК в единую базу в виде процессов, можно было бы автоматизировать создание и корректировку организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции). Актуализация документов происходит автоматически, при изменении про- |
собой, затруднена (необходимо разрабатывать новые документы и вносить изменения вручную). |
цесса. Автоматизация формирования отчетов. |
|
Области деятельности компании: стратегическое планирование компании |
||
Процесс стратегического планирования предприятия осуществляется на 2-х уровнях: сначала разрабатывается стратегическая концепция, затем на её основе ведется разработка программ стратегического развития. На основе определенной генеральным директором общей стратегии предприятия разрабатывается миссия, видение, стратегические задачи и стратегические направления, определяются ключевые показатели эффективности для основных процессов. Также разрабатываются цели в области качества в соответствии с Политикой в области качества и выбранными стратегическими направлениями. На сегодняшний день данный процесс нс автоматизирован, все документы разрабатываются посредством MS Word, MS Excel. |
В ПП Business Studio необходимо занести стратегические цели в виде стратегической карты (конкретизация целей, их связывание, выбор/занесение показателей и определение их целевых значений, определение связи показателей с бизнес-процессами, разработка стратегических мероприятий). |
Автоматизированный процесс стратегического планирования, автоматическая декомпозиция целей и задач до уровня каждого подразделения, автоматическое формирование отчета за период по каждому подразделению, автоматический сбор отчетов для формирования отчета по бизнес-единице. |
Исходя из приведенного выше анализа видно, что Business Studio поддерживает полный цикл разработки и оптимизации системы управления компанией: проектирование — внедрение — контроль — анализ. Получив указанные результаты, можно с уверенностью сказать, что автоматизация системы менеджмента качества — это обязательное условие для эффективного управления проектной организацией, так как она дает возможность полноценного анализа и контроля для выявления областей, в которых нужны улучшения. Кроме того, автоматизация системы менеджмента качества существенно облегчает такие процедуры, как разработка и корректировка ее документации.