Основные функции управления франчайзинговой системой

При формировании и становлении системы франчайзинга возникает необходимость сосредоточения внимания на двух аспектах деятельности предпринимателей. Первый характерен для франчайзи, не имеющих достаточных возможностей самостоятельно и продуктивно осуществлять предпринимательский процесс, в этом случае франчайзер несет значительную финансовую нагрузку. Второй связан с деятельностью франчайзи и контролем за использованием средств, полученных в результате этой деятельности. Таким образом, существует некий диапазон активных действий в системе франчайзинга, планирующих, организующих, мотивирующих и контролирующих процесс франчайзинга. В период развития данный диапазон активности вышеперечисленных функций франчайзера снижается, за исключением контрольных функций. Однако и в процедуре контроля в этой ситуации происходят существенные изменения, его режим становится более отслеживающим и менее корректирующим.

Франчайзер должен обеспечивать равные рыночные возможности среди франчайзи, при этом франчайзер берет на себя функции оценки наиболее вероятных факторов, создающих угрозу для деятельности системы франчайзинга. К числу таких факторов относится, например, состояние маркетинговой деятельности.

В современных условиях, когда риск и неопределенность франчайзинговой деятельности слишком велики, актуальны вопросы создания служб, снижающих эти факторы и представляющих возможность прогнозировать и планировать развитие системы франчайзинга. Значительными возможностями в этом направлении обладает маркетинг.

Маркетинг — это единство трех аспектов. Во- первых, это концепция управления бизнесом; во-вторых, это комплекс инструментов (принципов, методов, приемов и т.д.) и, в-третьих, это функции управления.

Совершенно очевидно, что принципы и методы управления франчайзинговой системой оказывают колоссальное влияние на ее функционирование. Поскольку во франчайзинговой системе, где предприниматели работают совместно, эффективность их усилий зависит от применения управленческих знаний, от этого зависит и эффективность функционирования системы.

Конечно, в процессе функционирования франчайзинговой системы две управленческие ситуации редко бывают схожи во всех отношениях, поэтому управляющие не должны рассчитывать, что методы, применяемые в одной ситуации, обязательно будут результативны в другой. Однако, если управляющий (франчайзи) в состоянии проанализировать ситуацию, сумеет «отфильтровать» свой опыт и переосмыслит фундаментальные причины и связи в различных ситуациях, он будет в состоянии принять объективные управленческие решения.

Следовательно, ценность восприятия управления как концептуальной схемы понятий, принципов и методов состоит в том, что оно дает возможность видеть и осознавать то, что в противном случае остается незамеченным.

Знание принципов и методов позволяет повысить эффективность функционирования франчайзинговой системы. Как нам известно, франчайзеру подчинено несколько франчайзи, это влечет за собой определенные издержки и неудобства, даже если выгода от этих действий может оправдать эти издержки, но, зная принципы, он в состоянии минимизировать эти издержки. Ни один управляющий не может разрабатывать мероприятия по контролю, не базируясь на планах, необходимых для достижения ожидаемых результатов. Ни один управляющий не в состоянии разработать содержательный план, не имея ясного представления о цели франчайзинговой системы и об окружении, в котором предположительно будет реализовываться этот план. Отсутствие понимания концепции, принципов и методов управления затрудняет проведение анализа условий функционирования франчайзинговой системы.

Для осуществления маркетинговой деятельности системы франчайзинга создается служба маркетинга, в чьи функции входят следующие основные мероприятия:

  • • разработка маркетинговых планов;
  • • изучение рыночной информации о состоянии спроса на продукцию предприятия;
  • • планирование и обеспечение сбыта продукции;
  • • экономическая оценка хозяйственной деятельности, ценообразование.

Отдел маркетинга в рамках данной структуры обеспечивает составление планов маркетинга по отдельным видам продукции и предприятию в целом, осуществляет сбор и анализ информации о спросе на внутреннем и внешнем рынках, занимается организацией экспортноимпортной работы.

Инструментом осуществления функций маркетинга является план маркетинга. Он включает в себя прогнозы продаж каждого из намечаемых франчайзи товаров или услуг и представляет собой важнейший компонент в системе франчайзинга.

Маркетинговый отдел взаимодействует с экономическим и договорным отделами. Договорный отдел ориентирован на обеспечение производства заказами, отгрузку и реализацию готовой продукции франчайзи, обработку заказов и анализ продаж продукции предприятия. Экономический отдел обеспечивает анализ хозяйственной деятельности, занимается разработкой проектов цен и тарифов на услуги и продукцию, анализом издержек производства и сбыта продукции, а также фактически сложившихся цен на реализуемую продукцию.

Инструментом осуществления функции плановой деятельности в системе франчайзинга является бизнес-план. Бизнес-план рассматривает следующие задачи в системе франчайзинга:

  • • обоснование мотивации и организации нового коммерческого проекта;
  • • оценку возможностей с учетом потенциала фирмы нового направления деятельности и прогнозных ожиданий от его развития;
  • • выработку концепции и стратегии развития новой экономической структуры для снижения степени риска;
  • • технико-экономическое обоснование инвестиционных проектов с целью привлечения внешних инвестиций, кредитов;
  • • оздоровление и коммерциализацию деятельности фирмы в целях предупреждения банкротства;
  • • привлечение потенциальных партнеров, имеющих собственный капитал, эффективную технологию, ресурсы;
  • • расчет финансового обеспечения бизнеса;
  • • контроль за динамикой и оперативной оценкой развития бизнеса;
  • • организацию взаимодействия структурных подразделений фирмы;
  • • составление проектов эмиссии ценных бумаг;
  • • составление программ системы франчайзинга.

Информацию для бизнес-плана можно получить непосредственно от производителя продукции и путем анализа структуры спроса продукции. Сбор необходимой информации требует определенных усилий, но эту работу необходимо осуществлять на должном уровне, так как от объективности полученной информации зависит качество составленного бизнес-плана. Он должен показать жизнеспособность создаваемой системы франчайзинга, а следовательно, и эффективность функционирования этой системы.

Не менее важной функцией системы франчайзинга является функция учета и анализа. Функции учета и анализа тесно взаимосвязаны. Функция учета обеспечивает систему необходимой информацией о ходе функционирования системы франчайзинга, а анализ позволяет показать, что франчайзи будут иметь приемлемый доход на свои вложения после оплаты текущих расходов, долгов, выплат франчайзеру. Анализ определяет потенциал успеха бизнеса на базе франчайзинговой системы.

Функцию учета в системе франчайзинга осуществляют бухгалтеры. В сферу бухгалтерского учета входит проверка и анализ отчетов, поскольку содержащаяся в них информация сигнализирует о неблагоприятных ситуациях во всех звеньях системы франчайзинга, которые могут оказывать существенное влияние на развитие системы в целом.

Таким образом, при становлении системы франчайзинга нужно обратить особое внимание на состояние бухгалтерского учета и отчетности, так как эта сфера деятельности обеспечивает получение надежной и результативной информации.

Франчайзер должен оказать определенную помощь франчайзи в организации учета и формировании внутрисистемной бухгалтерской и статистической отчетности.

Для этого необходимо разработать программу обучения, которая должна включать объемный блок вопросов по методике организации бухгалтерского учета. Содержание подготовки отражает общие сведения на основании бухгалтерского учета, регламентирующие его положения (инструкции, инструктивные письма, разъяснения, консультации государственной налоговой инспекции), а также действующие на данный момент рекомендации по ведению учета во франчайзинговой системе по перечню вопросов, которые предприятия решают самостоятельно на основе действующего положения по бухгалтерскому учету и отчетности.

Такой подход обеспечивает высокий уровень бухгалтерского учета в системе франчайзинга и дает возможность успешного решения экономических проблем, поскольку франчайзер не только получает доход от созданной системы, но и отвечает за ее состояние в целом. Нарушение же законодательства в части налогов из-за недостатков ведения бухгалтерского учета отрицательно сказывается на имидже фирмы и на ее финансовом положении.

Развитие системы франчайзинга ставит перед франчайзером проблемы организации бухгалтерского учета. Во-первых, кто будет вести бухгалтерский учет и отчетность франчайзи: штатный сотрудник, работник, принятый по договору подряда (совместительству), или специализированная фирма? В настоящее время уже функционирует достаточно большое количество аудиторских фирм, оказывающих соответствующие услуги, а также осуществляющих консалтинг по вопросам применения действующего законодательства, минимизации налогообложения и другим вопросам.

С созданием крупной сети франчайзинга необходимо компьютеризировать бухгалтерскую информацию. Это позволит создать систему единообразных данных, обеспечить соответствие документации действующему законодательству и создать эффективную систему контроля за деятельностью франчайзи и всей системы франчайзинга в целом.

Согласно проекту Закона об аудиторской деятельности финансовая отчетность предприятий не реже одного раза в два года должна подтверждаться независимой аудиторской фирмой или аудитором, имеющим лицензию. Информация представляется в налоговые инспекции партнером (франчайзи). Это гарантирует достоверность сведений, на основе которых государственные органы и партнеры оценивают положение системы франчайзинга.

Успех в бизнесе в системе франчайзинга зависит от функции контроля. Система франчайзинга требует обязательного контроля качества. Если эта функция нарушается в системе франчайзинга, ухудшается покупательская способность, следовательно, доходы будут снижаться, платить франчайзеру будет нечем и система распадется.

Франчайзи обязан четко выполнять минимальные стандарты качества, так как если одно из подразделений не выполняет требования, то это отражается на всей системе франчайзинга. Инструментом осуществления функции контроля за качеством являются ревизоры. Они составляют отчеты по проверкам франчайзи (при оценке стандартов используется балльный метод оценки) и представляют их руководству фирмы. Для исправления нарушений франчайзи обычно дается 30 дней. Следовательно, функция контроля выполняет главную роль в процессе функционирования системы франчайзинга, так как она защищает торговую марку системы.

Таким образом, система контроля качества является еще и важным инструментом управления системой франчайзинга, так как защита торговой марки — особо важная и деликатная сфера отношений.

Важным фактором в процессе взаимодействия франчайзера и франчайзи является ведение документации о ходе деятельности. Для осуществления контрольной функции франчайзера необходима следующая документация, учитывающая:

  • • продажи новых франчайзи;
  • • открытия франчайзи;
  • • причины отмены решения о франчайзинге;
  • • причины прекращения деятельности франчайзи;
  • • выкупленные у франчайзи подразделения;
  • • подразделения, проданные франчайзи;
  • • собственные торговые точки компании (открытые и закрытые);
  • • изменения сферы франчайзи (изменение владельцев);
  • • объем реализации и региональной статистики;
  • • прошедших обучение;
  • • требования по контролю качества и сравнительной статистики;
  • • договор о найме и изменения, связанные с ним.

Ведение этой документации необходимо осуществлять

централизованно, что особенно важно при внесении изменений в систему франчайзинга.

Противоречивость в ведении документации недопустима, так как это подрывает репутацию компании и создает проблемы, особенно при изменении формы собственности при слиянии с другой компанией.

Это влияет на эффективность функционирования системы и на оперативный уровень управления, на эффективное использование затраченных капиталовложений, на совершенство документоведения системы франчайзинга.

При функционировании франчайзинговой системы необходимо выделять функцию представительствования в качестве самостоятельной управленческой функции. Эту функцию выполняют управляющие, которые представляют свои фирмы в торговых организациях и осуществляют связь с правительственными ведомствами с целью модифицировать внешнюю среду или взять от имени фирмы какое-либо обязательство по контракту; они же могут представлять свой сектор или отдел на заседаниях комитетов, которые могут повлиять на внутреннюю среду.

В процессе функционирования системы франчайзинга управляющие подсистем пересматривают многие планы на различных этапах выполнения и занимаются решением проблем контроля или мотивации. Они легко переходят от одной функции к другой и уделяют внимание наиболее неотложным вопросам.

При функционировании франчайзинговой системы существует также и более значительная проблема — репутация системы, на которую влияет поведение всех сотрудников независимо от того, относится оно к сфере управления или нет. Поэтому работа над имиджем отдельных сотрудников и фирмы в целом должна вестись постоянно и очень тщательно.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >