Полная версия

Главная arrow Туризм arrow Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Организация управления документацией на предприятиях туризма и гостиничного бизнеса

Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах и гостиницах

Многие предприятия социально-культурного сервиса и туризма приходят к выводу о необходимости создания специального подразделения, службы ДОУ по мере развития предприятия, увеличения выручки, выхода на новые рынки, в новые регионы. Общий порядок формирования службы ДОУ на крупном предприятии социально-культурного сервиса и туризма предусматривает:

О изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

О подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ;

О разработку проекта организационной структуры службы ДОУ;

О разработку проекта численного состава службы ДОУ;

О разработку проекта штатного расписания службы ДОУ;

О разработку проекта положения о службе ДОУ;

О разработку проекта инструкции по документационному обеспечению управления;

О разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности;

О разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководящего состава;

О разработку норм на выполнение работ по документационному обеспечению управления;

О разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными подразделениями предприятия и с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

О разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений в штатное расписание предприятия) и назначении руководящего состава службы ДОУ — руководителя службы ДОУ и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Если на предприятии нет службы ДОУ, а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ, ее формирование, как правило, возлагается на руководителя кадрового органа предприятия, например службы персонала, отдела кадров, менеджера по кадрам и т.п. Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т.д.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и проч.).

В зависимости от специфики управленческой ситуации и предоставленных полномочий руководитель кадрового органа действует на основании распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке. Последнее относится только к подготовке служебной записки с обоснованием. Все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании.

Выбор проекта организационной структуры службы ДОУ, ее численного состава зависит от множества факторов, которые оказывают влияние на проектирование не только ДОУ, но и всей структуры управления предприятием. Основные факторы, оказывающие влияние на формирование ДОУ в турфирмах и гостиницах, представлены на рис. 5.2.

Основные факторы, влияющие на формирование ДОУ в турфирмах и гостиницах

Рис. 5.2. Основные факторы, влияющие на формирование ДОУ в турфирмах и гостиницах

Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосредственно связан с числом структурных подразделений, численным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроператорских компаниях возможно образование специализированных подразделений — секретариата, службы управления персоналом, юридического отдела и т.п. В средних и малых компаниях такие службы обычно не создаются.

При организации туристского или гостиничного бизнеса на основе предпринимательской сети часть функций по документационному обеспечению управления каждым предприятием сети может быть передана специальной службе. Например, в российской гостиничной сети «Heliopark Hotels & Resorts» часть функций по документообороту передана от гостиниц управляющей гостиничной компании «Гелиопарк Отель Менеджмент», входящей в компанию «Гелиопарк Групп», а именно: в соответствующие подразделения Центрального (Московского) офиса переданы функции планово-экономического отдела, кадровой службы, отдела маркетинга и др.

При формировании службы документационного обеспечения на предприятии социально-культурного сервиса и туризма разрабатывают Положение о службе ДОУ, примерная форма которого представлена в приложении 2.

Документационным обеспечением управления в туроператорских компаниях занимаются различные структуры. Например, в компании TEZ TOUR работой с документами заняты: отдел по работе с персоналом, отдел рекламы и PR, юридический отдел, бухгалтерия, секретариат. В туроператорской компании «Капитал Тур» можно выделить отдел рекламы, отдел информационного обеспечения, финансово-экономический департамент, call-центр.

В гостиницах функции, связанные с документационным обеспечением управления, обычно закреплены за административной частью и такими структурными подразделениями, как служба управления персоналом, юридический отдел, отдел маркетинга и рекламы, бухгалтерия и т.д. К административной службе обычно относятся: генеральный и исполнительный директора, дежурный менеджер, секретари. В малой гостинице в административную службу могут также входить отдел кадров

(менеджер по управлению персоналом) и бухгалтерия (расчетная часть).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>