Полная версия

Главная arrow Туризм arrow Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Контроль деятельности по управлению документацией

Под контролем в менеджменте обычно понимается процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий работников в хозяйственной деятельности. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, реализуя который, организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль должен отвечать ряду требований[1]:

  • 1. Стратегическая направленность контроля — одно из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по стратегическим направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять нечасто, о полученных результатах сообщать работникам, если отклонения станут необычно большими.
  • 2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля — решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля действенна только при условии, что доходит до тех лиц, которые обладают правом и обязаны осуществить на ее основании соответствующие изменения.
  • 3. Соответствие виду деятельности. Контроль будет эффективным, если он соответствует контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать важную информацию, а не выявлять ее.
  • 4. Своевременность контроля. Временной интервал между проведением измерений или оценок должен адекватно соответствовать контролируемому явлению. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклонения, прежде чем они примут серьезные масштабы.
  • 5. Гибкость контроля, как и гибкость планов, обеспечивает приспособление организации к происходящим изменениям.
  • 6. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, работники их понимают и поддерживают. Усложнение контроля, увеличение затрат на его проведение оправданы до тех пор, пока обеспечивают преимущества и доходы организации, превышающие рост затрат на контроль.

Контрольные функции по управлению документацией реализуются в двух направлениях — контроль исполнения документов, контроль за функционированием службы документационного обеспечения управления.

Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, иначе говоря, комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов[2].

Контролю подлежат в первую очередь документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки в соответствии:

О с требованиями законодательства, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;

О предписаниями, содержащимися в документах, подлежащих исполнению;

О резолюцией (решением) должностного лица, уполномоченного устанавливать порядок исполнения, в том числе сроки исполнения тех или иных документов.

В качестве основных объектов (и соответственно направлений) контроля исполнения документов следует рассматривать:

О сроки исполнения документов;

О объемы исполнения документов;

О соответствие исполненных документов установленным требованиям;

О соответствие исполненных документов требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Контроль исполнения документов предприятия включает следующие процедуры:

О постановка документа на контроль;

О проверка своевременного доведения документа (содержания поручения) до сведения исполнителя (ответственного исполнителя);

О предварительная проверка и регулирование хода исполнения документа;

О в необходимых случаях — пересмотр сроков исполнения документа (уточнение общего порядка исполнения документа);

О учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (за период времени, а также по основным видам документов);

О информирование руководителя предприятия, других должностных лиц, ответственных за организацию работы с документами, о результатах контроля.

К числу основных задач работника, ответственного за контролирование исполнения документов, относятся:

О проверка соответствия исполняемых на предприятии проектов документов установленным требованиям;

О ведение контрольной документации, ее поддержание в актуальном состоянии;

О оперативный учет прохождения документов, подлежащих контролю исполнения;

О анализ причин неисполнения (ненадлежащего исполнения) документов и соответствующих резолюций (решений);

О информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов;

О участие в подготовке предложений по совершенствованию системы контроля за исполнением документов, а также в разработке мероприятий по рационализации документооборота предприятия.

Регистрация данных о документах производится в соответствующих карточках, журналах, книгах и т.п. В целях обеспечения надлежащей информационной совместимости регистрационных данных ГС ДОУ устанавливает обязательный состав реквизитов регистрации:

О регистрационный номер документа;

О автор (корреспондент) документа;

О наименование вида документа;

о дата документа;

О индекс документа (для входящих документов, кроме того, дата поступления);

О заголовок документа или его краткое содержание;

О резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

О срок исполнения документа;

О отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

О номер дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел предприятия должен быть помещен соответствующий документ.

Определение общих требований к организации документооборота является важным направлением деятельности по обеспечению контроля исполнения документов. С этой целью разрабатывается инструкция по ДОУ — документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе этой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается в установлении единого порядка обращения с документами предприятия в процессе повседневной деятельности и единого порядка документирования управленческой деятельности предприятия.

Рекомендуемая структура инструкции по документационному обеспечению содержит следующие разделы:

Раздел 1. Общие положения

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов

Раздел 4. Особенности оформления документов

Раздел 5. Организация документооборота предприятия

Раздел 6. Поисковая система по документам

Раздел 7. Контроль исполнения документов

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов

Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив

Раздел 10. Заключительные положения

Контроль за функционированием службы документационного обеспечения управления предусматривает разработку системы мер по оценке результатов деятельности сотрудников, ответственных за документационное обеспечение деятельности предприятия.

В реализации контрольной деятельности участвуют непосредственные руководители ответственных исполнителей (исполнителей) (руководители структурных подразделений). Особое место в осуществлении контроля исполнения документов предприятия принадлежит специальному контрольному органу — отделу (группе) контроля исполнения документов — или специально уполномоченному должностному лицу.

Указанный орган (должностное лицо) может осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю предприятия или одному из его заместителей, например заместителю по управлению (последнее характерно для малых предприятий, где работает до 100 человек). Определенными полномочиями по контролю исполнения наиболее важных и срочных документов, как правило, наделяется секретариат (секретарь) руководителя предприятия. В конечном счете контрольная деятельность всех перечисленных структурных подразделений (должностных лиц) должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

  • [1] Зайцева Н.А. Указ. соч. С. 240—241.
  • [2] Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М., 2008. С. 18.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>