Служба документационного обеспечения управления
Организационные вопросы
Служба документационного обеспечения является составной частью организационной структуры управления, в ее рамках протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. Организационная структура с этой позиции — форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи, между которыми обеспечивают координацию их исполнения. Элементами структуры управления являются: звенья управления, уровни управления, связи, которые делятся на горизонтальные и вертикальные.
К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Служба документационного обеспечения организуется на основе выделения работников, занимающихся документационным обеспечением деятельности предприятия.
Документационное обеспечение управления организацией (предприятием, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (ДОУ). Функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления организацией в соответствии с ее назначением и приоритетами развития (см. приложение 2).
Служба ДОУ реализует свою деятельность на правах самостоятельного структурного подразделения. Однако в зависимости от особенностей организации и специфики ее деятельности по решению руководителя функции службы ДОУ могут быть возложены на иное структурное подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально уполномоченное должностное лицо (документоведа, помощника руководителя, секретаря ит.п.).
Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:
О организация, внедрение, эксплуатация и совершенствование интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятием;
О оптимизация форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации;
О надлежащее организационно-методическое руководство по соблюдению установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами;
О действенный контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
Типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).
В министерствах и ведомствах РФ и субъектов Федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:
О секретариат — приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;
О инспекция при министре (руководителе ведомства);
О канцелярия — бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.;
О отдел по работе с письменными обращениями граждан;
О отдел по совершенствованию работы с документами;
О архив.
На государственных предприятиях {объединениях), в исследовательских, проектных, конструкторских организациях и компьютерных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел документационного обеспечения управления (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:
О секретариат;
о экспедиция;
О подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);
О машинописное бюро;
О копировально-множительное бюро;
О подразделение по контролю за исполнением документов;
О подразделение по совершенствованию работы с документами;
О подразделение по работе с письменными обращениями граждан;
О архив.
В негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах (втом числе совместных), кооперативах и т.п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:
О секретариат;
О канцелярия;
О группа контроля за исполнением документов;
О протокольная группа;
О группа по совершенствованию работы с документами;
О группа по работе с письменными обращениями граждан;
О машинописное бюро;
О копировально-множительное бюро;
О архив.
В условиях малого предприятия (организации, учреждения), где работает до 100 человек, задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.
Рассмотрим основные функции структурных подразделений службы ДОУ крупного предприятия.
Административный отдел службы ДОУ прежде всего реализует функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Подразделения отдела — группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля за исполнением — реализуют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля за исполнением документов — контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.
Отдел обеспечения объединяет в своем составе группу обеспечения протокольных мероприятий и группу организационно-методического обеспечения, реализует обеспечивающую функцию. В процессе ее реализации отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т.п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).
Отдел делопроизводства реализует в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т.е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (в почтовые отделения, а также непосредственным получателям документов). Группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).
Отдел хранения включает в свой состав группы оперативного и архивного хранения документов и реализует функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия, — постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).
Отдел технического исполнения документов осуществляет функцию подготовки проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы — группа подготовки проектов документов и группа тиражирования документов.
