Полная версия

Главная arrow Туризм arrow Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения — копии документа на бумажном носителе, получаемые по каналам факсимильной связи.

По факсу передают: печатные документы, фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факсограмма оформляется также, как деловое письмо, но в графе «адресат» указывается номер телефакса получателя.

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием числа страниц отправляемого документа или причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код организации и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, число полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем их подшивают вдело, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться требованиями, утвержденными Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (от 27.11.2000 № 68):

  • 0 объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
  • 0 документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

О ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

О запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

О подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

О поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.

Второй экземпляр отправленного документа (единственный экземпляр факсограммы) подшивается в дело с исходящей перепиской. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>