Полная версия

Главная arrow Туризм arrow Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Шрифты

ГОСТ 6.30—2003 не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах; пункт — 0,376 мм).

Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Microsoft Word рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

О гарнитура Times New Roman, кегли 13, 14, 15;

О гарнитура Arial, кегли 12, 13, 14.

Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться меньшие шрифты, но не менее 10-го кегля. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

Текст

Максимальный размер письма — две страницы: больший объем адресатом не воспринимается. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму.

Не стоит экономить бумагу даже для одной фразы, следует использовать целый лист. Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным, создавая впечатление «свободного пространства» на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строк не должны находиться на одной прямой); это придает документу более дружеский и доступный вид. Если документ должен выглядеть строго и официально, если есть опасение, что страница будет казаться неряшливой, надо формировать строгое правое поле.

В письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все усилия.

Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, а не на эмоциях, необходимы любому деловому письму.

Текст может быть представлен:

О от третьего лица единственного числа («Компания сообщает...»);

О от третьего лица множественного числа («Руководство института и студенты приглашают...»);

О от первого лица единственного числа («Прошу...»);

О от первого лица множественного числа («Информируем...»).

В настоящее время существует несколько разновидностей писем, основными их них являются: сопроводительное письмо, информационное письмо, письмо-извещение, рекламное письмо, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-ответ, циркулярное письмо.

Деловые письма пишут на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно использовать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Нельзя пользоваться нестандартными конвертами и бумагой для переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем — в конверт. Письмо складывается текстом внутрь, не более чем 2 раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.

Забота о профессиональной репутации, этикет требуют внимательного отношения и к исполнению письма. Естественно, слова письма не зависят от того, использован для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае об авторе письма будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что он не хочет думать об удобочитаемости и прочих «пустяках».

Подписывать письмо надо чернилами цвета, отличного от того, которым был напечатан текст.

Отвечать на полученные письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через 3—5 дней после их получения. В случае задержки следует сообщить о получении, извиниться и объяснить причину несвоевременного ответа.

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение этих правил будет залогом успеха и свидетельством того, что вы являетесь солидным партнером с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>