Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу и дополняют либо поясняют его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации.

Вторая группа объяснительных записок составляется работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги, где указываются:

О структурное подразделение, где работает сотрудник;

О наименование вида документа;

О адресат;

О дата составления;

О заголовок к тексту;

О текст;

О подпись.

Объяснительные записки могут иметь приложения.

Справка

Справка — документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух видов: справки по производственным вопросам и справки по запросам граждан.

Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по производственным вопросам внешние составляются на общем бланке организации, где указываются:

О наименование организации — автора документа;

О наименование вида документа (СПРАВКА);

О адресат;

О дата; номер (при необходимости);

О заголовок к тексту;

о текст;

О подпись руководителя организации;

О печать (при необходимости).

Справка, содержащая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело.

Справки по производственным вопросам внутренние составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4; имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати; подписываются исполнителем.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5. Организациям часто приходится выдавать однотипные справки, подтверждающие, что этот человек действительно работает в данной организации; что он получает определенную заработную плату; что отпуск у него запланирован на конкретный период года, поэтому целесообразно разработать специальные трафаретные бланки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые затем будут вписываться нужные данные.

Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, придающие документу юридическую силу:

О наименование организации, выдавшей справку. Данные об организации указываются полностью, без сокращений;

О наименование организации, в которую направляется справка (адресат). Если наименование адресата в точности неизвестно (например, работнику нужна справка для организации, полного наименования которой он не знает), можно не указывать адресата в правом верхнем углу документа, а написать в тексте самой справки, куда она предназначается, например: «Справка дана для представления по требованию»;

О наименование вида документа (СПРАВКА);

О регистрационный номер и дата выдачи;

О подпись. Справки подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. На практике справки, выдаваемые работникам для представления в другие организации, подписывает начальник отдела кадров. Если в справке есть сведения финансового характера, на ней обязательно должна стоять подпись главного бухгалтера;

О печать. На справке ставится круглая печать организации или печать отдела кадров.

Справки учитывают в специальном журнале или книге, где необходимо фиксировать дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть представлена. В журнале предусматривается графа для личной подписи работника в получении справки. Копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров.

Пример оформления справки представлен в приложении 5.