ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Понятие и состав реквизитов

Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип носителя, правила расположения информации на рабочем поле документа и т.п.). Разнотипные документы с множеством параметров характеризуются формой и содержанием. Поэтому полноценный процесс унификации документа предполагает наличие двух составляющих — унификацию формы и содержания документа.

Унификация формы документа проводится с учетом возможности его последующей обработки техническими средствами на основе метода построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов.

В соответствии с решаемыми в сфере управления задачами специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и зафиксировали местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительном документе. Это позволило разработать формуляры документов (формуляры-образцы), т.е. определить модель построения документа, установить основной набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей, требования к формату документа.

Унификация структуры текста устанавливает единую композицию, типовой набор частей документа, создание «языковых блоков» для типовых ситуаций.

Процесс унификации организационно-распорядительных документов нашел отражение в ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Данный ГОСТ служит ступенью к переходу на электронные технологии и электронный документооборот, так как в сфере электронного документооборота продолжает действовать правило, согласно которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующего стандарта.

ГОСТ Р 6.30—2003 установил 30 реквизитов документа. Это максимальный набор реквизитов, которые могут использоваться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в конкретном документе реквизитов будет меньше). На рис. 2.1, 2.2 места реквизита очерчены графически.

Рис. 2.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового

бланка

Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного

бланка

Формуляр-образец документа содержит следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05— основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);
• 06 — идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет: ИНН/КПП;
• 07 — код формы документа;
• 08— наименование организации;
• 09— справочные данные об организации;
• 10— наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15— адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 77 — резолюция;
• 18— заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копий;
• 27— отметка об исполнителе;
• 28— отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30— идентификатор электронной копии документа.