Полная версия

Главная arrow Туризм arrow Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Основные понятия о документе, системах документации

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классифицирование документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы принято подразделять по следующим признакам:

  • 0 по видам — организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы поличному составу (кадровые документы).
  • 0 по форме изложения — индивидуальные, типовые, трафаретные;
  • 0 по содержанию — простые (рассматривают один вопрос), сложные (рассматривают несколько вопросов);
  • 0 по происхождению — официальные, личные;
  • 0 по месту происхождения — внешние (пришедшие из других организаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри организации);
  • 0 по срокам хранения — постоянные, временные (до 10 лет и свыше 10 лет);
  • 0 по гласности — документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «КТ», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), документы без ограничения доступа;
  • 0 по средствам фиксации информации — рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы;
  • 0 по юридической значимости — оригиналы (подлинники), копии, дубликаты, черновики, выписки;
  • 0 по срочности — срочные, несрочные.

Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием (управленческая, научная, конструкторская, технологическая и др.).

Основную часть официальной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления.

Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Данный вид документации подразделяется на отдельные системы.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к унифицированным системам документации, обязательным для применения и документационного общения между юридическими лицами. Это формы:

О организационно-распорядительной документации;

О первичной учетной документации;

О банковской документации;

О финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

О учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

О отчетно-статистической документации;

О документации по труду;

О документации Пенсионного фонда РФ;

О внешнеторговой документации.

В стадии разработки находятся унифицированные системы документации: таможенной, нотариата, по арбитражу, налогообложению и др. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Формы документов, включенных в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

Стандартизация — процесс установления и применения стандартов, которыми являются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает требования не ко всем документам, а лишь к одной из систем управленческой документации — организационно-распорядительной, функции которой в управлении реализуются посредством документов различных видов и назначения:

  • 0 создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов — устава, положения, учредительного договора;
  • 0 деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируются регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами;

О управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.);

О заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов;

О взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе;

О при оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы — трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.;

О в организации подготовляются акты, отчеты, справки, докладные записки и иные документы;

О информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется посредством писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>