Шаг 3.9. Согласуйте план с заказчиком

Последнее, что от вас требуется, — ознакомить с вашим планом заказчика. Скорее всего, в первую очередь его будут интересовать сроки и стоимость работ. Согласовав их, вы можете переходить к следующему шагу — выполнению проекта.

Нередко, ознакомившись с планом, заказчики делают предложения, которые вам обязательно следует отклонить. Речь идет о том, чтобы:

выполнить проект быстрее и дешевле. Не

соглашайтесь ни в коем случае: о плане вам известно гораздо больше, чем вашему собеседнику. Если он подскажет, как сократить сроки или уменьшить стоимость, то можно пойти ему навстречу. Но, как правило, ему просто хочется получить результат побыстрее и поменьше за него заплатить. Однако, чтобы выполнить проект быстрее или дешевле, в нем нужно что-то менять (например, сокращать объем работ или

Таблица 3.10. План проекта

ПЛАН ПРОЕКТА

Название проекта:

Проект переоборудования офиса

Номер

задачи

Номер

СДР

Описание задачи

Предшествующая задача

Трудоемкость

(задержки)

Испол

нитель

Начало

Завершение

1

1

Выбор подрядчика по проекту

2

1.1

Определение требований [что вы хотите от подрядчика]

0,5

Дэйв

31 мая

31 мая

3

1.2

Составление предложения [оформите ваши требования в виде приглашения к участию в тендере]

и

0,5

Дэйв

31 мая

31 мая

4

1.3

Отбор потенциальных подрядчиков

1.2

0.5

Дэйв

1 июня

1 июня

5

1.4

Рассылка предложения потенциальным подрядчикам

1.3

0,5

Дэйв

1 июня

1 июня

6

1.5

Ожидание ответа

1.4

+ 10

Задержка

2 июня

15 июня

7

1.6

Оценка заявок

1.5

2

Дэйв

16 июня

17 июня

8

1.7

Выбор подрядчика

1.6

1

Дэйв

20 июня

20 июня

ПЛАН ПРОЕКТА

Название проекта: Проект переоборудования офиса

Номер

задачи

Номер

СДР

Описание задачи

Предшествующая задача

Трудоемкость

(задержки)

Испол

нитель

Начало

Завершение

9

2

Подготовка офиса

10

2.1

Планировка офиса

1.7

3

Подрядчик

21 июня

23 июня

11

2.2

Монтаж новых розеток

2.1

2

Подрядчик

24 июня

27 июня

12

2.3

Укладка ковровых покрытий

2.1.3.4

2

Подрядчик

6 июля

7 июля

13

Контрольная точка 1 — закончено оборудование офиса (пока без телефонов)

7 июля

14

2.4

Установка телефонов

3.5

4

Адам

1 августа

4 августа

15

3

Установка мебели

16

3.1

Подбор новой мебели

1.7

2

Дэйв

21 июня

22 июня

17

3.2

Заказ мебели

3.1

1

Дэйв

23 июня

23 июня

18

3.3

Ожидание доставки мебели

3.2

+20

Задержка

24 июня

21 июля

19

3.4

Вывоз старой мебели

4

Подрядчик

1 июля

6 июля

ПЛАН ПРОЕКТА

Название проекта: Проект переоборудования офиса

Номер

задачи

Номер

СДР

Описание задачи

Предшествующая задача

Трудоемкость

(задержки)

Испол

нитель

Начало

Завершение

20

3.5

Установка новой мебели

2.3. 3.3

12

Подрядчик + 1

2 июля

29 июля

21

Контрольная точка 2 — установлена мебель

29 июля

22

4

Установка новых компьютеров

23

4.1

Подбор новых ПК

2

Мэри

1 7 июня

20 июня

24

4.2

Подбор ПО

2

Мэри

21 июня

22 июня

25

4.3

Заказ ПК и ПО

4.1.4.2

1

Мэри

23 июня

23 июня

26

4.4

Ожидание поставки ПК

4.3

+20

Задержка

24 июня

21 июля

27

4.5

Установка ПО на компьютеры

4.4

13

Мэри, Боб

22 июля

1 августа

28

4.6

Установка ПК

3.5. 4.5

17

Мэри, Боб

2 августа

12 августа

29

Контрольная точка 3 — проект завершен

12 августа

30

Резерв по проекту

22 дня

Менеджер проекта

15 августа

13 сентября

пожертвовать качеством). Если заказчик не готов на такие изменения, план должен остаться прежним;

КУШИ Управляйте ожиданиями

Согласование плана проекта с заказчиком дает ему уверенность, что работа будет выполнена в срок и в рамках бюджета. Однако может случиться что-то, что помешает вам завершить работу вовремя или увеличит затраты: например, планирование окажется неправильным, возникнут непредвиденные обстоятельства или заказчик попросит о каких- либо изменениях, которые затянут проект.

Каковы бы ни были причины изменений в проекте, необходимо, чтобы заказчик узнал о них как можно быстрее. Если вы считаете, что срываете сроки или вышли за рамки бюджета, уведомите заказчика об этом тотчас же, как только станет известно, а не ждите даты завершения проекта, чтобы преподнести ему сюрприз. Вы должны управлять его ожиданиями, чтобы происходящее всегда соответствовало им.

Сдавая автомобиль в ремонт, вы, скорее всего, хотите получить его обратно в тот же день, однако порой это невозможно. Наверное, будет лучше, если механик сразу скажет вам, что ремонт займет три дня, чем вы узнаете об этом вечером, когда приедете забирать автомобиль. А если в процессе ремонта механик выявит какую-то проблему, на устранение которой ему потребуется еще пара дней, разве вы не хотели бы, чтобы он позвонил и уведомил вас об этом? Или вы предпочтете вновь приехать на сервис и услышать: «Извините, но ваш автомобиль не готов, приходите через пару дней». Большинство из нас предпочитает узнавать о проблемах заранее.

Хорошие менеджеры проектов знают, что управление ожиданиями очень важно для удовлетворения ожиданий заказчика, а довольный заказчик — непременное условие успеха.

  • отказаться от резерва. По мнению заказчика, при правильном планировании проекта реальной необходимости в резерве нет. Вы знаете, что это не так, но доказать свою правоту довольно трудно. В зависимости от того, какие отношения сложились у вас с заказчиком, можно использовать следующие варианты обоснования вашего решения:
  • • постарайтесь убедить заказчика, что резерв необходим. Это — лучший способ, хотя и не всегда приемлемый. Считайте резерв страховой премией;
  • • продемонстрируйте заказчику только контрольные точки, а не подробный план. В нашем примере завершение проекта намечено на 13 сентября. Если вы выполните проект к 12 августа и сэкономите ресурсы, заказчик будет очень доволен;
  • • «спрячьте» резерв путем «раздувания» других задач. Это не лучший способ управления проектом, но нередко приходится поступать именно так.

В любом случае не дайте загнать себя в угол — нив коем случае не отказывайтесь от резервирования!

Главное, что нужно запомнить

  • • Не поддавайтесь соблазну пренебречь планированием и немедленно взяться за работу. Время, потраченное на планирование, не раз окупится в ходе работ.
  • • Поймите разницу между трудоемкостью задачи и ее продолжительностью.
  • • Резерв — не признак плохого управления, а разумная и необходимая часть плана, позволяющая учесть риски, неизбежные в любом проекте.
  • • Сосредоточьтесь на полноте плана, а не на точности оценок. Неточная оценка может привести к задержкам, а упущенная задача — к провалу всего проекта. (Некоторые задачи, о которых часто забывают при планировании, описаны в пятой главе.)
  • • Подберите надежную команду. Без нее вы не выполните работу, как бы ни был хорош ваш план.
  • • Программы планирования проектов помогают быстрее составить план и упрощают процесс управления, но не гарантируют качества планирования.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >