Шаг 3.8. Оценка и корректировка плана — можете ли вы его выполнить, стоит ли его выполнять и нет ли лучшего способа это сделать?

Итак, у вас есть план проекта и нужный вам бюджет. Можно начинать? Подождите, прежде чем приступить к работе, задайте себе следующие вопросы:

  • 1. Можете ли вы выполнить этот проект? По плану проект займет чуть больше трех месяцев (с 31 мая по 1 сентября), обойдется вам в ?345 000 и потребует привлечения Мэри, Дэйва, Адама и подрядчика. Располагаете ли вы временем и нужными средствами? Готовы ли исполнители работать с вами?
  • 2. Стоит ли вам выполнять проект? Вспомните причину, по которой вы инициируете проект, и продумайте, соответствует ли ей разработанный вами план? Например, если вы устраиваете переезд офиса, чтобы экономить на аренде ?500 000 в год, то затраты в размере ?345 000 будут оправданными. Если же, потратив ?345 000 на проект, вы будете экономить всего ?50 000 в год, то, вероятно, расходы слишком велики и браться за проект не стоит. Тем не менее планирование не было напрасным, так как доказало нерентабельность проекта.
  • 3. Нет ли лучшего способа достичь целей проекта? Ваш план — лишь один из способов выполнить эту работу. Нельзя ли организовать дело так, чтобы сделать все быстрее, дешевле или лучше? Не следует подробно рассматривать каждую задачу, изучите основные статьи затрат и операции, от которых зависят сроки выполнения проекта, и, вероятно, вы найдете возможности для экономии. Попытайтесь варьировать пятью параметрами проекта: сроками, стоимостью, объемом работ, качеством и рисками.

В нашем примере основными статьями затрат будут издержки на выполнение проекта — расходы на закупку мебели и компьютеров. Возможные пути снижения издержек: приобретение более дешевых компьютеров или мебели. Например, ?1000 за офисный компьютер ?— слишком много, особенно если вы покупаете партию в 100 штук. Узнайте, нельзя ли купить компьютеры дешевле. При цене ?500 000 за компьютер вы сэкономите ?50 000, т.е. примерно 15% бюджета.

Стоит критически оценить и продолжительность проекта, предусмотренную вашим планом. Проанализируйте весь критический путь проекта, т.е. совокупность задач, определяющих сроки выполнения проекта. Выполнение задач, которые не входят в критический путь, может смещаться по времени, поскольку они не влияют на общую продолжительность проекта. В плане проекта по переоборудованию офиса (табл. 3.8) курсивом выделены задачи, входящие в критический путь.

Если сдвигаются сроки выполнения любой из задач, входящих в критический путь, меняются и сроки выполнения проекта. Так, если задачи 1.1 (фиксация потребностей) или 1.2 (написание предложения) завершаются на день позже, срок исполнения проекта «переезжает» с первого сентября на второе. Сравните это с задачей 4.5 (установка ПО на компьютеры), которую спокойно можно передвинуть на две недели, что никак не влияет на дату завершения проекта.

Чтобы оптимизировать продолжительность проекта, необходимо внимательно рассмотреть следующие вопросы:

Нельзя ли отказаться от каких-то задач?

В нашем примере офис уже оборудован лампами, и, хотя они не идеальны, ими можно пользоваться, т. е. замену ламп можно отложить на будущее. Это позволит ликвидировать задачу 2.2.1 (установка новых ламп), снизив стоимость проТаблица 3.8. Критический путь

Номер

задачи

Номер СДР

Описание задачи

Предшествующая задача

Трудоемкость

(задержки)

Исполнитель

Начало

Завершение

1

1

Выбор подрядчика по проекту

2

1.1

Определение требований [что вы хотите от подрядчика]

0.5

Дэйв

31 мая

31 мая

3

1.2

Составление предложения [оформите ваши требования в виде приглашения к участию в тендере]

и

0.5

Дэйв

31 мая

31 мая

4

1.3

Отбор потенциальных подрядчиков

1.2

0.5

Дэйв

1 июня

1 июня

5

1.4

Рассылка предложения потенциальным подрядчикам

1.3

0.5

Дэйв

1 июня

1 июня

6

1.5

Ожидание ответа

1.4

+ 10

Задержка

2 июня

15 июня

7

1.6

Оценка заявок

1.5

2

Дэйв

16 июня

17 июня

8

1.7

Выбор подрядчика

1.6

1

Дэйв

20 июня

20 июня

9

2

Подготовка офиса

10

2.1

Планировка офиса

1.7

3

Подрядчик

21 июня

23 июня

Номер

задачи

Номер СДР

Описание задачи

Предшес

твующая

задача

Трудо

емкость

(задержки)

Исполнитель

Начало

Завершение

11

2.2

Монтаж электрооборудования

12

2.2.1

Установка новых ламп

2.1

3

Подрядчик

24 июня

28 июня

13

2.2.2

Монтаж новых розеток

2.1

2

Подрядчик

29 июня

30 июня

14

2.3

Укладка ковровых покрытий

2.1,3.4

2

Подрядчик

6 июля

7 июля

15

2.4

Установка телефонов

3.5

4

Адам

9 августа

12 августа

16

3

Установка мебели

17

3.1

Подбор новой мебели

1.7

2

Дэйв

21 июня

22 июня

18

3.2

Заказ мебели

1.7. 3.1

1

Дэйв

23 июня

23 июня

19

3.3

Ожидание доставки мебели

3.2

+20

Задержка

24 июня

21 июля

20

3.4

Вывоз старой мебели

4

Подрядчик

1 июля

6 июля

21

3.5

Установка новой мебели

2.3. 3.3

12

Подрядчик

22 июля

8 августа

22

4

Установка новых компьютеров

Номер

задачи

Номер СДР

Описание задачи

Предшес

твующая

задача

Трудо

емкость

(задержки)

Исполнитель

Начало

Завершение

23

4.1

Подбор новых компьютеров

2

Мэри

31 мая

1 июня

24

4.2

Подбор программного обеспечения

2

Мэри

2 июня

3 июня

25

4.3

Заказ компьютеров и ПО

4.1,4.2

1

Мэри

6 июня

6 июня

26

4.4

Ожидание поставки ПК

+20

Задержка

7 июня

4 июля

27

4.5

Установка ПО на компьютеры

4.4

13

Мэри

5 июля

21 июля

28

4.6

Установка ПК

3.5. 4.5

17

Мэри

9 августа

1 сентября

екта на ?6 000 и уменьшив продолжительность работы подрядчика на три дня.

  • Насколько обоснованны ваши оценки? Могут ли они быть более консервативными? Не исключено, что некоторые из сделанных вами оценок несколько завышены. Пересмотрите их еще раз. Впрочем, не переусердствуйте: зачем планировать слишком сжатые сроки, если в итоге они окажутся нереалистичными?
  • Нельзя ли избавиться от каких-то зависимостей? Например, если бы задача 4.6 (установка настроенных ПК) не зависела от задачи 3.5 (установка новой мебели), вы могли бы приступить к ней 21 июля, а не 9 августа. В этом случае вы выигрываете более двух недель и завершаете проект 16 августа, а не 1 сентября. Увы, в данном случае это невозможно, тем не менее проанализируйте все зависимости, поскольку кое- какие из них могут быть лишними.
  • Нельзя ли совместить некоторые задачи? Чтобы приступить к задаче 4.6 (установка ПК), вам, вероятно, сначала нужно выполнить задачу 3.5 (установка новой мебели), так как ставить компьютеры вы будете на столы. Однако совершенно необязательно ждать полного выполнения этой задачи, ведь для установки первого ПК не нужны все 100 столов. Соответственно, если приступить к задаче 4.6 через два дня после начала установки столов, вы сэкономите 10 дней и сократите продолжительность проекта.
  • Нельзя ли использовать какие-то ресурсы более эффективно? Самый лучший способ сделать это — еще раз просмотреть план. Задачи в нем организованы по номерам дерева работ. Измените последовательность задач, упорядочив их по исполнителям, а затем по датам начала задач, как показано в табл. 3.9, и проанализируйте работу каждого члена команды.

Таблица 3.9. План, отсортированный по исполнителям

Номер задачи

Номер СДР

Описание задачи

Предшествующая задача

Трудоемкость

(задержки)

Исполнитель

Начало

Завершение

15

2.4

Установка телефонов

3.5

4

Адам

9 августа

12 августа

10

2.1

Планировка офиса

1.7

3

Подрядчик

21 июня

23 июня

12

2.2.1

Установка новых ламп

2.1

3

Подрядчик

24 июня

28 июня

13

2.2.2

Монтаж новых розеток

2.1

2

Подрядчик

29 июня

30 июня

20

3.4

Вывоз старой мебели

4

Подрядчик

1 июля

6 июля

14

2.3

Укладка ковровых покрытий

2.1.3.4

2

Подрядчик

6 июля

7 июля

21

3.5

Установка новой мебели

2.3. 3.3

12

Подрядчик

22 июля

8 августа

2

1.1

Определение требований [что вы хотите от подрядчика]

0.5

Дэйв

31 мая

31 мая

3

1.2

Составление предложения [оформите ваши требования в виде приглашения к участию в тендере]

1.1

0.5

Дэйв

31 мая

31 мая

4

1.3

Отбор потенциальных подрядчиков

1.2

0.5

Дэйв

1 июня

1 июня

5

1.4

Рассылка предложения потенциальным подрядчикам

1.3

0.5

Дэйв

1 июня

1 июня

Номер задачи

Номер СДР

Описание задачи

Предшествующая задача

Трудоемкость

(задержки)

Исполнитель

Начало

Завершение

7

1.6

Оценка заявок

1.5

2

Дэйв

7 6 июня

7 7 июня

8

1.7

Выбор подрядчика

1.6

1

Дэйв

20 июня

20 июня

17

3.1

Подбор новой мебели

1.7

1

Дэйв

21 июня

22 июня

18

3.2

Заказ мебели

1.7. 3.1

1

Дэйв

23 июня

23 июня

23

4.1

Подбор новых ПК

1

Мэри

31 мая

1 июня

24

4.2

Подбор ПО

1

Мэри

2 июня

3 июня

25

4.3

Заказ ПК и ПО

4.1.4.2

1

Мэри

6 июня

6 июня

27

4.5

Установка ПО на компьютеры

4.4

13

Мэри

5 июля

21 июля

28

4.6

Установка ПК

3.5. 4.5

17

Мэри

9 августа

7 сентября

Из табл. 3.9 ясно видно, что:

  • • подрядчик участвует в проекте с 21 июня по 8 августа, но ничем не занят между задачами 2.3 (укладка ковровых покрытий) и 3.4 (установка новой мебели). Это означает, что с 8 по 21 июля, т. е. в течение 9 рабочих дней, привлеченный вами подрядчик не загружен работой;
  • • Дэйв участвует в проекте с 31 мая по 23 июня, но ничем не занят между задачами 1.4 (рассылка предложения потенциальным подрядчикам) и 1.6 (оценка заявок). Это значит, что с 2 по 15 июня (10 рабочих дней) Дэйв свободен от работы.
  • • Мэри участвует в проекте с 31 мая по 1 сентября, но не занята с 7 июня по 4 июля (20 рабочих дней) и с 22 июля по 8 августа (12 рабочих дней).

Вы хотели бы, чтобы все члены команды были полностью заняты, пока они участвуют в проекте. Для этого, вероятно, стоит передвинуть некоторые из задач. В работе Дэйва и подрядчика ликвидировать разрывы практически невозможно. Поставьте заранее их в известность об этом; возможно, они сумеют найти на этот период работу, не связанную с вашим проектом (не исключено, что это позволит вам сэкономить на оплате). Есть и другой вариант — увеличить объем работ по проекту и загрузить сотрудников другой работой. Мэри участвует в проекте вплоть до его завершения 1 сентября, так как она устанавливает компьютеры. Поскольку задачи с 4.1 (подбор новых ПК) по 4.5 (установка ПО на компьютеры) не входят в критический путь, их можно передвинуть. Исходно вы планировали, что Мэри приступит к задаче 4.1 (подбор новых ПК) как можно раньше, т. е. 31 мая. На деле она может начать работу на 12 дней позже, что никоим образом не повлияет на сроки выполнения проекта. Если скорректировать таким образом план, Мэри не придется оставаться без дела в период с 22 июля по 8 августа.

Нельзя ли выделить больше ресурсов? Нельзя ли завершить какие-то задачи быстрее путем привлечения большего количества исполнителей? Не все задачи поддаются дроблению, однако, если поручить задачи 3.5 (установка новой мебели), 4.5 (установка ПО на компьютеры) и 4.6 (установка ПК) двум исполнителям, их можно выполнить в два раза быстрее.

Если внести все эти исправления, окончательный план примет вид, показанный в табл. 3.10.

Теперь у вас есть законченный план, вы все продумали и можете приступать к проекту!

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >