Шаг 3.6. Оцените издержки

Для оценки издержек нужно определить составляющие стоимости, как показано в табл. 3.7. К ним, как уже говорили, относятся:

  • • расходы на выполнение работ (к этой категории относятся время, затраченное на проект каждым из исполнителей, а также стоимость приобретения инструментария, без которого невозможно вести работы. Не забудьте, что ваше время как менеджера проекта также должно быть учтено, хотя оно и не представлено в плане в виде задачи);
  • • расходы на приобретение материалов, необходимых для выполнения проекта.

Шаг 3.7. Определите контрольные точки и резерв

Если ввести в план контрольные точки, будет легче объяснить заказчику, как должен продвигаться проект, к тому же их можно использовать для оценки хода выполнения проекта. Чтобы задать контрольные точки, определите моменты, наиболее значимые для

Таблица 3.7. Бюджет проекта

БЮДЖЕТ

ПРОЕКТА

Название

проекта- Проект переоборудования офиса

Расходы на персонал (переменные издержки)

Итого, ?

Исполнитель

Удельные издержки (в день), ?

Единиц,

дней

Всего, ?

Дэйв

400

8

3 200

Мэри

300

35

10 500

Адам

325

4

1 500

Менеджер

300

70

21 000

Общие расходы на персонал

36 200

Прочие переменные издержки по проекту

Статья

Удельные издержки (в неделю), ?

Единиц,

недель

Всего, ?

Аренда офиса

1000

13

13 000

Общие переменные издержки по проекту

13 000

Постоянные издержки по проекту

Статья

Общие издержки по статье, ?

Подрядчик (фиксированная оплата)

20 000

Программное обеспечение для управления проектами

400

Общие постоянные издержки по проекту

20 400

Общие расходы по проекту

69 600

Переменные издержки на выполнение проекта

Статья

Удельные издержки (за единицу), ?

Единиц

Всего, ?

Стулья

100

100

10 000

Столы

300

100

30 000

ПК

1000

100

100 000

БЮДЖЕТ

ПРОЕКТА

Название

проекта- Проект переоборудования офиса

ПО (на каждый ПК)

450

100

45 000

Телефонные

аппараты

50

100

5 000

Лампы

150

40

6 000

Розетки

75

200

15 000

Ковровое

покрытие

50 (за кв. м)

1250

50 000

Общие переменные издержки на выполнение проекта

261 000

Постоянные издержки на выполнение проекта

Статья

Общие издержки по статье, ?

Дополнительные предметы мебели

10 000

Вывоз старой мебели и ковровых покрытий

5 000

Общие постоянные издержки на выполнение проекта

15 000

Общие расходы на выполнение проекта

276 000

Общий бюджет проекта

345 600

заказчика. Например, для проекта переоборудования офиса таковыми могут быть:

  • • 7 июля — офис готов к установке мебели;
  • • 8 августа — установка мебели в офисе завершена;
  • • 1 сентября — проект завершен, и офис готов к эксплуатации.

Теперь добавьте резерв, чтобы учесть риски, связанные с проектом. Это можно сделать двумя методами:

1. Оценка «сверху вниз». Вы просматриваете весь план и предполагаете, какие риски характерны

для этого проекта. По сути, менеджер проекта полагается в этом вопросе большей частью на интуицию. Риски того проекта, который я здесь привожу в качестве примера, кажутся мне сравнительно низкими, поэтому я добавляю 10- 20%-ный резерв к расходам и затратам времени.

2. Оценка «снизу вверх». Вы изучаете каждую задачу по отдельности и оцениваете рискованность всех сроков и прогнозов затрат. Иными словами, рассматриваются все составляющие проекта и по каждой из них определяются риски и закладывается резерв. Обычно такая оценка точнее, но в сложном проекте, когда необходимо оценивать сотни задач, для этого надо слишком много времени. Для нашего примера я подготовил вариант бюджета, представленный в табл. 3.7.

А теперь проанализируем, что именно в вашем проекте подвержено наибольшему риску. С моей точки зрения, это:

  • • предположение о том, что подрядчик будет готов приступить к работе на следующий день после заключения договора. Заложите резерв в 10 дней;
  • • задержки, связанные с ожиданием доставки оборудования. А что, если вы не получите его в срок? Заложите и здесь резерв в 10 дней;
  • • задачи 26 и 27 предусматривают установку 100 компьютеров. При установке возможны сбои, и потребуется время на их устранение. Добавьте два дня;
  • • переменные издержки, необходимые для выполнения проекта. Вам известна стоимость компьютеров и программного обеспечения, однако стоимость мебели и электрооборудования вы определили по предварительной оценке, что может быть не совсем точно. Заложите в бюджет 25%-ный резерв на расходы по этим статьям, т.е. ?28 000 (25% от ?111 000);
  • • расходы на персонал с учетом резерва в 22 дня. Большую часть резерва, если он будет использован, составит ожидание, когда никто не работает, однако время, потраченное менеджером проекта, может увеличиться на 22 дня (?6600), а временные затраты Мэри — на два дня (?600).

Определяя величину резерва, я исходил из своей практики. Существуют иные подходы и алгоритмы расчетов, однако их применение оправдано только в очень сложных проектах. Если вы уверены в точности своих оценок, резерв может быть минимальным. Если ваших знаний недостаточно или в рамках какой-то задачи вы делаете слишком много предположений, резерв должен быть большим. Как менеджер этого проекта, вы обязаны заложить достаточный резерв, чтобы быть уверенным в его успешном выполнении.

Резерв не означает, что вы даете исполнителям дополнительные 22 дня и ?35 200 на расходы. Просто вы можете воспользоваться им в случае необходимости. Подробнее я расскажу об этом в следующей главе. Пока же вы с учетом резерва:

  • • запрашиваете бюджет в размере ?380 800, которые я предлагаю округлить до ?385 000;
  • • определяете дату завершения проекта с учетом риска — по вашим расчетам, это 29 сентября.

Но не слишком ли велик резерв, спросите вы. Дополнительные 22 дня? Представьте, что по завершении проекта вам придется освободить офис и об этом вы уведомляете свой персонал, а также владельца здания, с которым разрываете соглашение об аренде. Тогда, если вы не сможете завершить проект в срок, т. е. 1 сентября, вы рискуете создать себе серьезные проблемы: вашим людям будет негде работать. Резерв позволяет избежать такого риска. Не исключено, что с учетом риска и 22 дней резерва будет недостаточно. На этом этапе проекта уместнее проявлять осторожность, а не оптимизм.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >