Шаг за шагом ШАГ 2: Определите «зачем» и «что»

Шаг 2.1. Составьте описание проекта

Итак, как подойти к описанию вашего проекта, т. е. к тому, что на языке менеджеров называется объемом работ? Для этого следует задать себе ряд довольно простых вопросов в правильной последовательности и согласовать ответы на них с нужными людьми.

Вопросы

Основные вопросы, которые вам нужно себе задать:

Зачем нужен этот проект?

Необходимо четко сформулировать причины, по которым вы беретесь за проект: что для вас невозможно сейчас, но станет возможным по завершении проекта.

Что вы получите в результате выполнения проекта?

Это тоже принципиальный вопрос. Вы начинаете проект с целью получить конкретный результат. Он может быть как материальным (новый дом, запуск нового продукта или новая компьютерная программа), так и нематериальным (например, изменение восприятия компании на рынке; если это слишком туманно, я напомню, что именно в этом, по сути, состоит цель всех маркетинговых кампаний).

Чтобы оценить результаты, можно задать себе такой вопрос: «Когда я пойму, что проект завершен, что нового появится в моей жизни?»

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какие- то результаты?

Из ответа на первый вопрос вы знаете, чего собираетесь добиться. Но достаточно ли этого? Возможно, есть что-то еще, что необходимо или стоит сделать в ходе выполнения основного проекта. Все это должно быть включено в описание проекта.

Будьте осторожны, отвечая на данный вопрос, потому что всегда есть соблазн расширить проект. Но проект не должен включать все, что вы хотите сделать в этой жизни. Проект — организованный способ добиться конкретной цели. Если получение попутно еще какого-то результата диктуется логикой проекта или необходимо для решения исходной задачи, это допустимо. Во всех прочих случаях — нет. Если заказчик настаивает на увеличении объема работ, следует сказать: «Я могу сделать все, что вы просите, однако чем больше объем работ, тем выше стоимость проекта, дальше отодвигается срок его выполнения и повышается риск ошибки». Обычно этого бывает достаточно!

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

Порой стоит исключить из объема работ какие-то операции и промежуточные результаты, которые могут быть получены в ходе выполнения проекта. Имеет смысл прописать это предельно четко, так как в описании проекта должны оговариваться не только результаты, но и то, что вы делать не будете.

Теперь вам ясны и причины, и итоги проекта. В следующей главе эта информация поможет вам спланировать проект и определить порядок выполнения работ. Для этого нужно ответить на несколько дополнительных вопросов:

Есть ли в проекте какие-то упущения и не совпадает ли он в чем-то с другими проектами; возможен ли пересмотр рамок проекта?

Нередко на начальной стадии выполнения проекта выясняется, что кто-то уже решает аналогичные задачи. Вам нужен результат, но совсем не обязательно получать его самостоятельно. Поэтому стоит уточнить, нельзя ли часть работы выполнить в рамках другого проекта. Если действительно какие-то задачи решают при выполнении другого проекта и сроки выполнения вас устраивают, нет необходимости делать и вам ту же работу. Менеджеры проектов называют такое положение дел зависимостью от другого проекта; позднее мы еще вернемся к этой теме.

Иногда запускают одновременно несколько проектов, которые вкупе должны решить некую глобальную задачу. Такую серию связанных друг с другом проектов обычно называют программой. Например, пока вы разрабатываете и запускаете новый продукт, ваш коллега может переоборудовать магазины, где этот продукт будет продаваться. При этом следует согласовать оба проекта так, чтобы ваш новый продукт поступил в уже переоборудованные магазины. К сожалению, при наличии двух или более проектов с общим результатом в ходе их выполнения нередко возникают какие-то накладки и несовпадения. В таких случаях необходимо, чтобы менеджер программы (по сути, главный менеджер проекта) ознакомился с описаниями всех проектов и согласовал их. Не исключено, что какой-то проект, а то и несколько придется переориентировать.

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

Планируя свою жизнь, нам все время приходится делать какие-то предположения, иначе мы ничего не добьемся, так как придется отслеживать каждую мелочь, прежде чем приступить к делу. Но предположения, которые мы делаем в ходе проекта, следует делать осознанно и обязательно фиксировать на бумаге. Дело в том, что наши предположения могут быть неверными. Возьмите обычную жизненную ситуацию: говоря отцу, что заедете к нему в следующую субботу, вы привычно делаете ряд предположений. Например, что не произойдет ничего серьезного, что может вам помешать его навестить, что ваш автомобиль будет на ходу и т. д. Как правило, вы не думаете о том, что вам что-то может помешать в такой ситуации. Однако если речь идет не о вашем отце, а о важном клиенте и отмена встречи будет означать для вас потерю контракта на ?10 млн, вы обдумаете все детали, проверите правильность всех ваших предположений и даже составите план на тот случай, если ваши предположения окажутся неверными.

Так и с проектами. Я не прошу вас рассматривать все предположения, которые вы делаете, достаточно самых важных, ошибочность которых может привести к краху проекта. С одной стороны, это нужно для проверки их обоснованности, с другой — потому что на более поздней стадии проекта вы будете активно ими управлять. Речь об этом пойдет в четвертой главе.

Запишите все предположения и продумайте, насколько они обоснованны. Даже если они правильны, необходимо отслеживать ситуацию, поскольку она может измениться в неблагоприятную для вас сторону (подробнее об этом будет рассказано в четвертой главе). Вот типичные примеры предположений:

  • • я получу в свое распоряжение ресурсы, необходимые для достижения результатов в соответствующие сроки;
  • • дополнительные компоненты я смогу заказать у поставщика по существующим расценкам или дешевле;
  • • поведение потребителей в Лондоне будет строиться по той же схеме, что и в Бирмингеме, где мы уже предлагали эту услугу.

Каждое из них может быть и правильным, и ошибочным, а это в любом случае влияет на стоимость, сроки или другие параметры проекта.

Возможно ли появление серьезных проблем? Сложности возникают почти всегда. Поэтому, приступая к работе, необходимо составить перечень серьезных проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта. Речь идет не о составлении полного списка возможных затруднений, а лишь о фиксации тех, которые могут повлиять на ход выполнения проекта.

Что в данном случае подразумевается под «серьезными проблемами»? Это сложности, которые могут существенно повлиять на стоимость и сроки выполнения проекта или меняют подход к нему.

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами? Хорошо, если вам предоставлена свобода действий при выполнении проекта. Однако такое бывает крайне редко. Обычно заказчик устанавливает четкие сроки завершения проекта или оговаривает его максимальную стоимость. Кроме того, в каждой сфере бизнеса и на каждом рынке существуют свои правила, которые следует соблюдать (например, правила охраны труда и техники безопасности).

Заметьте, вы еще не заявляете, что можете завершить проект с учетом всех ограничений, а лишь констатируете, что они вам известны. Только на этапе планирования работ, о чем пойдет речь в следующей главе, вы реально узнаете, как именно будет выполняться проект.

Ответы на перечисленные вопросы стоит занести в форму, которая послужит основой для описания проекта. Пример такой формы приведен в табл. 2.1.

Необходимо, чтобы информация была точной, полной, краткой и не допускающей разночтений. В описание включают только те сведения, которые вам нужны, чтобы судить о масштабе и сложности вашего проекта и начать планировать работу. Разве для этого требуется множество мелких деталей? Нет, потребность в деталях возникнет позже. Если вернуться к нашему примеру с ремонтом дома, на этом этапе вам не нужны сведения о цвете краски, которой вы будете красить стены, — эта информация никак не повлияет на решение о том, какие инструменты вы будете использовать, сколько времени это займет и в какую сумму обойдется ремонт.

Определив объем работ по вашему проекту, проверьте все еще раз. Насколько достижение намеченных результатов соответствует цели проекта? Если, например, ваша задача «повысить выручку на 10%», насколько ваши действия, которые вы указали в описании проекта, реально обеспечат достижение этой цели? Может быть, стоит еще раз пересмотреть расчеты?

Ниже я привожу три примера описания реальных проектов: 1) ремонт; 2) запуск нового продукта; 3) переоборудование офиса перед переездом на новое место. Как видите, проекты различаются объемом работ и уровнем сложности.

Таблица 2.1. Описание проекта

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Название проекта

ЗАЧЕМ вам нужен этот проект?

ЧТО вы получите в результате выполнения проекта?

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какие-то результаты?

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

Возможно ли появление серьезных проблем?

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬ

СОГЛАСОВАНО

Таблица 2.2. Пример описания простого домашнего проекта

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/ НОМЕР

Увеличение стоимости дома

ЗАЧЕМ вам нужен этот проект?

Мы хотим продать дом по максимальной цене, а при нынешнем состоянии гостиной это невозможно.

ЧТО вы получите в результате выполнения проекта?

Отремонтированную гостиную.

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какие-то результаты?

Да, я также заменю сломанную лампу у окна.

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

Я не буду менять плинтус и ремонтировать дверь.

Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?

Я покрашу ту стену в холле, которую не красили, когда делали ремонт в прошлый раз.

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

Я считаю, что эти обои можно красить.

Возможно ли появление серьезных проблем?

До того как красить стены, необходимо заделать трещину у двери. Поскольку штукатурка должна высохнуть, необходимо сделать это как минимум за неделю до покраски.

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

  • — Я не смогу работать в следующие выходные, так как у нас будут гости.
  • — Работу надо завершить к началу сентября.

ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬ

СОГЛАСОВАНО

26.05.06

Эрик

Анжела

Таблица 2.3. Пример описания коммерческого проекта

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/ НОМЕР

Запуск нового продукта

ЗАЧЕМ вам нужен этот проект?

Чтобы добиться 25%-ного увеличения выручки и увеличить свою долю рынка.

ЧТО вы получите в результате выполнения проекта?

  • — Новый продукт, соответствующий нашей продуктовой линейке, который будет продаваться в объемах, достаточных для удовлетворения спроса перед Рождеством.
  • — Наши магазины и продавцы будут готовы к реализации нового продукта.
  • — Мы сможем оказывать послепродажную поддержку.

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какие-то результаты?

— Да, поскольку мы впервые выпускаем новый продукт, мы задокументируем все этапы выполнения проекта, чтобы ускорить выпуск подобных продуктов в будущем.

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

Мы не планируем использовать рекламные материалы, так как считаем, что прекрасно стимулировать продажи будут отзывы потребителей.

Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?

  • — Мы переоборудуем магазины в Лондоне, после чего запустим маркетинговую кампанию, которая отчасти будет связана с новым продуктом. Необходимо, чтобы продукт можно было нормально разместить на новых полках, которые сейчас монтируются.
  • — Помимо переоборудования магазинов будет проведена переподготовка персонала. Это позволит проинформировать их о новом продукте.

Окончание табл. 2.3

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/ НОМЕР

Запуск нового продукта

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

  • — Проведенное полгода назад исследование рынка дает полное представление о его возможностях.
  • — Новый продукт увеличит общую выручку и не приведет к уменьшению продаж существующих товаров.
  • — Увеличение объема продаж позволит нам снизить издержки на производство единицы продукции.

Возможно ли появление серьезных проблем?

Данная технология ранее не использовалась для производства потребительских товаров. Она довольно дорогостоящая.

Мы уверены, что ее использование окупится, но для этого необходимо снизить производственные издержки на единицу продукции минимум на 1 5%.

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

В идеале продукт должен быть запущен к 6 ноябр успели доставить его в магазины перед Рождеством

я, чтобы мы

ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬ

СОГЛАСОВАНО

26.05.06

Ричард Ньютон.

менеджер

проекта

Доминик Томсон,

директор

по маркетингу

Таблица 2.4. Пример описания коммерческого проекта

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/ НОМЕР

Проект переоборудования офиса

ЗАЧЕМ вам нужен этот проект?

Чтобы обеспечить рабочие места для 100 сотрудников нынешнего представительства на Логан-роуд, иметь возможность освободить нынешний офис к 1 декабря и отказаться от аренды здания.

ЧТО вы получите в результате выполнения проекта?

Полностью оснащенный новый офис на 100 человек (столы, компьютеры, телефоны, шкафы для одежды и т. п.).

Получите ли вы (нужно ли получить) еще какие-то результаты?

- Нет.

Какие задачи специально выведены за рамки проекта?

  • — Аренда нового здания и ведение переговоров с его владельцами.
  • — Ремонт офиса. (В нем недавно красили стены, и этого вполне достаточно.)
  • — Мы не несем ответственность за переезд персонала в новый офис.

Есть ли в проекте какие-то упущения, не совпадает ли он в чем-то с другими проектами, возможен ли пересмотр рамок проекта?

После выполнения нашего проекта состоится переезд, при этом будет решаться вопрос с распределением телефонных номеров. Мы должны только установить телефонные аппараты и подключить их к внутренней АТС.

Окончание табл. 2.4

НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА/ НОМЕР

Проект переоборудования офиса

Из каких предположений (если они есть) вы исходите?

  • — Мы сумеем выполнить проект в поставленные сроки.
  • — Существующая АТС обладает достаточной мощностью и функциональностью, чтобы удовлетворить наши потребности.
  • — Купленные нами телефонные аппараты могут быть использованы и в новом здании.
  • — Вместительности имеющихся шкафов достаточно, так что новых шкафов приобретать не требуется.
  • — У нас есть разрешение владельца здания на проведение запланированных работ.

Возможно ли появление серьезных проблем?

В новом офисе мало розеток, так что потребуется несколько изменить проводку.

Существуют ли какие-то особые условия, диктуемые заказчиком или обстоятельствами?

Проект следует выполнить так, чтобы освободить старое здание к 1 декабря; его стоимость не должна превышать ?400 000, в ином случае он нерентабелен.

ДАТА ЗАВЕРШЕНИЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬ

СОГЛАСОВАНО

16.05.06

Эрик Браун, менеджер проекта

Гарольд Смит, менеджер производственных помещений

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >