ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

Технологии обработки текстовой информации

Название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, — текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение получил текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего, с тем, что создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненных на русском языке.

Основные версии текстового процессора Microsoft Word. Первые версии текстового процессора Microsoft Word относятся к 1980-м годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической ОС была версия Microsoft Word 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы. Но она не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG), и операции форматирования выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в «натуральном» виде все-таки была. Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра {Preview). Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0 была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без обтекания графики текстом.

Принцип WYSIWYG впервые был реализован в версии MS Word for Windows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа могла использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы, Microsoft Word 95 (Word 7.0), ориентирована на графическую ОС Windows 95. После этой версии текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета Microsoft Office входит несколько приложений (с каждой новой версией этот состав расширяется), и на процессор Microsoft Word возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями. Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами.

Особенный успех этой версии в России имели встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверка орфографии и грамматики).

Восьмая версия программы, Microsoft Word 97 (Word 8.0), вошедшая в Microsoft Office 97, внесла относительно мало изменений в повседневную офисную работу. Например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов Unicode затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных сторонними фирмами. Возможность сохранения документов в электронных форматах HTML и PDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась непроработанной и не вошла и практику веб-дизайнеров. Начиная с этой версии, процессор Microsoft Word можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности при создании электронных и печатных документов.

Для создания электронных и печатных документов используют разные приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет этапы работы с документом.

В версии текстового процессора Microsoft Word 2000 (Word 9.0) пакета Microsoft Office 2000 устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы.

Версия текстового процессора Word ХР (Word 10.0) входит в состав пакета Microsoft Office ХР. В ней заметно расширены средства работы со стилями и шаблонами, введены механизмы, позволяющие автоматически обеспечить единство оформления документа.

Версия текстового процессора Word 2007 входит в состав пакета Microsoft Office 2007 и работает под управлением Windows Vista. Имеет новый интерфейс, новые возможности безопасности и поддержки.

Рабочее окно процессора Microsoft Word ХР. Основные элементы управления рабочего окна процессора Microsoft Word ХР: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы.

Типы документов и режимы их отображения. В MS Word можно составлять документы трех типов: печатные (для распечатки на принтере), электронные (передаются заказчику в виде файлов, веб-документы (для использования в сети Интернет). Документы создаются с помощью команд Файл Создать -э> Создание, и далее выбирается режим создания документа.

Режимы отображения:

  • обычный, когда представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, сноски и др.). Этот режим используют в случаях, когда содержательная часть документа имеет большее значение, чем внешнее представление;
  • веб-документа, когда экранное представление не совпадает с печатным. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации;
  • разметки, когда экранное представление документа полностью совпадает с печатным, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Используют для печати;
  • структуры, когда можно отобразить только заголовки документа. Режим полезен, когда разработку начинают с создания плана содержания документа с помощью панели инструментов Структура;
  • схемы документа, когда окно приложения имеет две рабочие панели. На левой панели представляется структура документа, а на правой — сам документ.

Выбор режимов осуществляют с помощью команд меню Вид. Режимы предварительного просмотра осуществляют с помощью команд Файл -» Предварительный просмотр.

Панели инструментов — 18 панелей (Вид Панели инструментов): Стандартная, Форматирование, Visual Basic, WordArt, Автотекст, Базы данных, Веб-компоненты, Веб-узел, Настройка изображения, Рамки, Рецензирование, Рисование, Слияние, Статистика, Структура, Таблицы и границы, Формы, Элементы управления.

Панель Область задач: Создание документа, Буфер обмена, Поиск, Вставка картинки, Стили и форматирование, Показать форматирование, Слияние (Сервис Письма и рассылки —» Мастер слияния), Перевод (Сервис Язык -> Перевод).

Приемы работы с текстами в процессоре. К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре относятся следующие:

  • • создание документа;
  • • ввод текста;
  • • редактирование текста;
  • • рецензирование текста;
  • • форматирование текста;
  • • сохранение документа;
  • • печать документа.

Принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод потенциально опасен и категорически не рекомендуется! Тем не менее им пользуются часто. Он применяется начинающими пользователями, не умеющими создавать шаблоны и пользоваться ими. Шаблоны — это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе шаблона выполняется следующим образом. Команды меню Файл -> Создать открывает панель Область задач в режиме создания документа. Щелкните на этой панели по ссылке Общие шаблоны — откроется диалоговое окно Шаблоны. Надо включить переключатель Создать документ и выбрать подходящий шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Новый документ на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ!, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и выполнив команды меню Файл -> Сохранить как.

Режимы вставки и замены символов. Текст вводится в режимах вставки и замены. Для переключения режимов следует два раза щелкнуть мышью в строке состояния по индикатору Зам. На клавишу Enter нажимают для завершения текущего абзаца и перехода к следующему. Конец абзаца помечается в документе с помощью непечатаемого символа Ц (пи) — маркера абзаца. Объединение двух абзацев означает удаление символа конца абзаца между ними. Разбиение одного абзаца на два достигается вставкой символа в место разбиения текста. Для того чтобы внутри абзаца перейти на новую строку, следует нажать сочетание клавиш Shift+Enter.

Ввод специальных и произвольных символов. Основным средством для их ввода служит окно Символ (Вставка -» Символ). Данное диалоговое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные знаки.

Средства автоматизации. В процессоре имеются средства, позволяющие автоматизировать ввод текста. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и автотекстом. Процессор хранит словарь. При вводе первых четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Завершает пользователь ввод всего фрагмента нажатием клавиши Enter автозавершением. Однако пользователь может самостоятельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической структурой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с помощью панели инструментов Автотекст (Вид Панели инструментов —> Автотекст).

Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Вставка Автотекст Автотекст). Простейший способ наполнения словаря новым содержимым — выделить текст на экране, щелкнуть по кнопке Автотекст и в открывшемся диалоговом окне использовать кнопку Добавить.

Использование средства Автозамена при вводе. Длинные последовательности символов можно заменить произвольным сочетанием других символов.

Настройку средства Автозамена выполняют в одноименном диалоговом окне (Сервис Параметры автозамены). Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию — в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком по кнопке Добавить.

Средства автоматизации проверки правописания. Это средства проверки орфографии и грамматики. Реализовано два режима проверки: автоматический и командный (флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис Параметры Правописание)).

Рецензирование текста. Это редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста (Вид -» Панели инструментов -» Рецензирование). С помощью панели Рецензирование можно:

  • • создавать, просматривать и удалять примечания;
  • • регистрировать, просматривать, принимать и отменять изменения;
  • • выбирать цвета выделения примечаний;
  • • сохранять версии документа.

Форматирование текста. Виды форматирования: символов, абзацев, документа в целом.

Основные приемы:

  • • выбор и изменение гарнитуры шрифта;
  • • управление размером шрифта;
  • • управление начертанием и цветом шрифта;
  • • управление методом выравнивания;
  • • создание маркированных и нумерованных списков;
  • • управление параметрами абзаца.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат -> Шрифт). В версии Word ХР данное диалоговое окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал и Анимация.

На вкладке Шрифт выбирают:

  • • гарнитуру шрифта;
  • • размер шрифта (измеряется в полиграфических пунктах);
  • • вариант начертания;
  • • цвет символов;
  • • наличие подчеркивания;
  • • характер видоизменения.

Для электронных документов, которые читают с экрана, многие предпочитают применять рубленые шрифты.

При форматировании документа в целом можно выполнять:

  • • установку параметров страницы (поля, размер бумаги, ориентацию листа);
  • • разбивку на страницы и разделы;
  • • вставку номеров страниц, колонтитулов, сносок, закладок, примечаний и др.;
  • • создание (или вставку) формул, рисунков, таблиц, видео- или звуковых фрагментов;
  • • вставку названий, иллюстраций, перекрестных ссылок;
  • • форматирование оглавления, указателей, списков, иллюстраций и др.

Можно использовать следующие команды (рис. 5.1).

Команды для форматирования документа

Рис. 5.1. Команды для форматирования документа

Поддерживается четыре типа выравнивания, по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине.

Команды создания маркированных, нумерованных и многоуровневых списков: Формат -» Список.

Наиболее общими средствами автоматизации оформления документов являются стили оформления абзацев, шаблоны документов, темы оформления.

Стиль оформления — именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа. Настройка стиля: Формат -> Стиль.

Шаблоны — заготовки будущих документов. Все документы Word создаются на основе выбранного шаблона. Шаблон — служебный файл, который содержит информацию о структуре и оформлении документов определенного типа. Шаблоны являются специализированными программами и сохраняются как файлы с расширением .dot. При запуске Word без указания имени файла по умолчанию создается документ под условным наименованием Документ 1 на основе стандартного шаблона Обычный.

Темы — совокупность следующих элементов оформления:

  • • фоновый узор;
  • • стили оформления основного текста и заголовков;
  • • стиль оформления маркированных списков;
  • • стиль графических элементов оформления (линий).

Выбор темы: Формат Темы.

В Word можно создавать сложные и составные документы.

Сложные документы содержат информацию разного типа (текст, таблицы, диаграммы, формулы, рисунки и др.). Составные документы включают главный и вложенные документы. Рекомендации по созданию документов обоих типов даются в разделах 5.1.1 и 5.1.2. Здесь только кратко рассматривается создание в Word некоторых компонентов сложных документов.

Создание таблиц. Таблица в программе Word может содержать максимум 31 столбец и произвольное число строк. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки, в которых размещают данные: текст, числа, графику и др. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные из имени столбца и номера строки (табл. 5.1).

Таблица 5.1. Пример таблицы, созданной в программе Word

А

В

С

1

А1

2

С2

Имеется несколько способов создания таблиц:

  • • с помощью команд меню Таблица -» Нарисовать таблицу...;
  • • с помощью кнопки Добавить таблицу....

Можно вставить лист таблицы MS Excel, выбрав команды меню Вставка -> Объект -> Лист MS Excel.

Ранее созданный текст можно преобразовать в таблицу: Таблица Преобразовать Текст в таблицу.... Но перед этим текст следует подготовить с помощью клавиш Enter, Tab и пробелов.

Для форматирования таблиц используют все команды меню Формат, контекстного меню и кнопки Таблицы и границы.

Заголовки, как правило, создают в первой строке таблицы: Таблица -» Заголовки.

Можно выполнять несложные вычисления в таблицах программы Word. Например, сумму чисел в строке или столбце можно вычислить с помощью кнопки Автосумма, предварительно выделив слагаемые значения. При вычислениях по формуле следует установить курсор в ячейку результата, выполнить команды меню Таблица -> Формула, ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула вводится после знака =, адреса ячеек задаются в латинском регистре.

Адреса ячеек разделяются запятыми, а диапазон ячеек — двоеточием А1:В4. Ссылка на всю строку — 1:1 (первая строка). Ссылка на весь столбец — А:А (столбец А).

Знаки операций: +, -, =, *, /, %, Л и др.

Ключевые слова: LEFT, RIGHT, ABOVE (выше), BELOW (ниже).

Разделитель: ; (точка с запятой).

Встроенные функции:

  • • SUM, например SUM А1:Е6 или SUM(ABOVE);
  • • PRODUCT (произведение), например PRODUCT(Al;E6);

. MAX, MIN;

  • • COUNT (подсчет числа значений в диапазоне ячеек), например COUNT(Al:B6; В10);
  • • AVERAGE (вычисление среднего значения для диапазона ячеек), например AVERAGE(A1:E6; В10). Результат вычисления вставляется в виде поля.

Создание диаграмм. Диаграммы (рис. 5.2) можно создавать следующим образом:

• с помощью встроенного в Word редактора диаграмм MS Graph (команды: Вставка Объект —» Создание —» Диаграмма MS Graph);

Пример диаграммы

Рис. 5.2. Пример диаграммы

• путем вставки готовых диаграмм из других документов (кнопка Вставить диаграмму).

Создание математических формул. Математические формулы можно создавать с помощью встроенного редактора формул MS Equation. В документе следует установить курсор в место вставки формулы и для вызова редактора выбрать команды Вставка -» Объект -> Создание -» MS Equation 3.0. Появится панель со значками математических формул, которые нужно использовать для создания формулы (рис. 5.3).

Для редактирования формулы следует использовать команды меню окна редактора формул: Правка Объект —> Equation Открыть.

Пример создания математической формулы в документе Word

Рис. 5.3. Пример создания математической формулы в документе Word

Создание рисунков. Рисунки можно создавать:

  • • с помощью панели Рисование;
  • • с помощью команд Вставка Объект Точечный рисунок

выйти в редактор Paint и, создав там рисунок, скопировать его в документ Word;

• вставлять из других файлов с помощью команд меню Вставка —» Рисунок....

Привязку рисунка к тексту можно осуществить, используя команды Формат ->• Рисунок -> Положение.

Для слияния документов следует использовать панель Слияние.

Контрольные вопросы

  • 1. Что такое текстовый процессор?
  • 2. Каковы версии текстового процессора Microsoft Word?
  • 3. Какие типы документов можно создавать в MS Word?
  • 4. Какие режимы отображения документов вы знаете?
  • 5. Каковы панели инструментов в MS Word?
  • 6. Каковы приемы работы с текстами в процессоре?
  • 7. Назовите средства автоматизации в текстовом процессоре.
  • 8. Что такое рецензирование текста?
  • 9. Что такое форматирование текста?
  • 10. Что такое составной документ и чем он отличается от сложного?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >