Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются согласно ГОСТ 17914-72 и Основным правилам работы архивов организаций (п. 3.18).

На обложке дела указывают:

  • • наименование организации;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • индекс дела;
  • • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • • заголовок дела;
  • • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • • дата дела (тома, части);
  • • количество листов в деле;
  • • срок хранения дела;
  • • архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования и кодов государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве акционерного общества чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

В числе первых сведений, помещаемых на обложку дела при ее оформлении, находится наименование организации. В соответствии с действующими правилами оно указывается полностью, в именительном падеже. Если акционерное общество имеет официально принятое сокращенное наименование, установленное учредительными документами общества, то оно указывается в скобках после полного наименования. Например:

Открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк «НН»

(ОАО АКБ «НН»)

При изменении наименования акционерного общества или его структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке указывают новое наименование акционерного общества или организации-преемника (новое наименование структурного подразделения), а ниже него в скобках прежнее название. Например:

Открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк «НН»

  • (ОАО АКБ «НН»)
  • (до 00.00.0000 «Акционерный банк «Инвестиционный»)

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел общества. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся и общий заголовок дела, и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например:

«Приказы генерального директора ЗАО “Конверсия” с № 1 по № 235 по основной деятельности за 20_год. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела арабскими цифрами указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за_год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, включенного в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 19 декабря 2004 года.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: 19.12.2004.

Количество листов в деле проставляется на обложке на основании данных листа — заверителя дела.

Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел акционерного общества того года, за который сдаются дела. Согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и Перечню типовых управленческих документов предварительно срок хранения уточняется по нормативным правовым актам, ведомственному или типовому перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (см. Приложение 10).

^ Ф. №_ ^

Оп. №_

Д.№_

Наименование архивного учреждения

Наименование организации и структурного подразделения

ДЕЛО №_том №_

(Крайние даты)

На_Листах

Хранить _

Ф. №_

Оп. №_

Д. №_

1_№- J

После завершения оформления дел в структурных подразделениях составляются и оформляются описи дел на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись дел, кроме того, предназначена для закрепления систематизации дел внутри фонда и их учета. Опись дел одновременно является и учетным документом, и основным видом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечивающего его оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно:

  • • на дела постоянного хранения;
  • • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • • дела по личному составу и иные однотипные дела;
  • • дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
  • • служебные ведомственные издания.

Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>