Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется внутренняя опись документов дела. Внутренние описи составляются на особо ценные дела, на личные дела. К этой категории в акционерном обществе могут быть отнесены документы с грифом «Коммерческая тайна», бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов; в личных делах опись ведется в процессе формирования дела, а при подготовке к сдаче в архив перепроверяется.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в акционерном обществе, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Она содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов и количество листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты ее составления.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организации (см. Приложение 9).

^ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ^

документов (ед. хр.) №_

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера листов (ед. хр.)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого_документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

|_ Дата _|

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>