Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Примечания

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства (секретарем) проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение и др. Эта графа используется и для пометок, используемых при составлении номенклатуры дел на следующий год, например о необходимых коррективах в заголовках дел, о необходимости разделить дело на несколько и т.д.

Графа «Примечания» может содержать отметки об особенностях документирования. Здесь проставляются указания о форме (бумажной и электронной, только электронной и др.), в которой создаются документы.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись по следующей форме.

По срокам хранения

Всего

В том числе

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Руководитель службы делопроизводства Подпись Инициалы, Фамилия

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Номенклатура дел организации тиражируется в необходимом количестве экземпляров и рассылается в структурные подразделения, в экспертную комиссию организации, в архив. При этом ее первый (утвержденный) экземпляр хранится в службе делопроизводства и является документом постоянного хранения. В службе делопроизводства ведется самостоятельное дело «Номенклатуры дел», в которое ежегодно подшиваются подлинные экземпляры вновь разработанных номенклатур. Эти экземпляры дополняются в конце года сведениями о количестве заведенных дел (вносятся от руки). Таким образом, номенклатура дел наряду с иными значениями становится учетным документом, который позволяет ответить на вопрос о точном количестве дел, заведенных в организации в каждом отдельном году.

Второй экземпляр номенклатуры дел используется службой делопроизводства в качестве рабочего. В нем делаются всевозможные отметки, определяющие содержание номенклатур будущих лет. Третий экземпляр сдается в архив как учетный документ. Если акционерное общество имеет договор с государственным архивом, то четвертый экземпляр передается в государственный архив.

Номенклатура дел подлежит согласованию (визированию) в экспертной комиссии самой организации.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы на хранение, согласовывается с архивным учреждением (с ЭПК архива) не реже одного раза в пять лет. Чаще (независимо от срока ее согласования) это необходимо делать, если произошло коренное изменение функций организации, ее направлений деятельности или организационной структуры. В этом случае номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>