Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Индексация дел

В графе 1 проставляются индексы дел. Индекс является валовой нумерацией дел, он же закрепляет их систематизацию. В процессе подготовки номенклатуры дел эту графу заполняют последней, когда окончательно определяется последовательность расположения дел.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс каждого дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например: 07-22, где 07 — обозначение структурного подразделения, 22 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Если акционерное общество не имеет внутренней организационной структуры, то индексация может быть сквозной по всей организации в целом. Порядок индексирования закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Группы цифр индекса разделяются дефисом.

Обычно используется двухчастная структура индекса дела. Но если в практике ДОУ разработан классификатор вопросов деятельности, индекс дела будет трехчастным. В этом случае он состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела.

Например: 22-08-12, где 22 — обозначение структурного подразделения, 08 — условное обозначение вопроса по классификатору, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел организации рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, которые формируются и хранятся в разных структурных подразделениях. Например: дело, включающее копии распорядительных документов генерального директора (приказы, распоряжения), как правило, есть в каждом структурном подразделении. Следовательно, индекс этих дел везде должен отличаться только номером структурного подразделения.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>