Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления негосударственных организаций

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

Распорядительные документы

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 в практике работы применяются следующие распорядительные документы: постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, организационно-правовой формой организации, статусом и компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

В соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах» коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция) принимает решения, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) издает приказы и дает указания.

Заместители директора (генерального директора) акционерного общества, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания. В соответствии с законом виды издаваемых документов, а также состав должностных лиц определяются уставом общества или внутренним документом общества.

Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения. Коллегиальные органы присутствуют в качестве постоянно действующих в структуре каждого акционерного общества — общие собрания акционеров, правление, дирекция.

Распорядительные документы в акционерных обществах, как и в иных организациях, издаются на основе или во исполнение законов Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти.

Распорядительные акты издаются также по инициативе исполнительного органа акционерного общества в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительской и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на общество.

Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

  • • сбор данных по управленческому вопросу;
  • • составление проекта распорядительного документа;
  • • согласование проекта распорядительного документа;
  • • подписание документа.

Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречит установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы акционерного общества. В это время определяется необходимость отмены ранее действовавших распорядительных документов или их отдельных пунктов.

Текст всех распорядительных документов включает две части — вводную и основную. В вводной части распорядительного документа определяется цель его издания.

В основной части отдельными пунктами перечисляют распорядительные действия. При формулировке текста распорядительных документов обращают внимание на то, чтобы они были конкретны, не допускали различных толкований, не противоречили ранее изданным документам. По тексту в целом или по каждому пункту устанавливаются сроки исполнения и контролирующие инстанции (структурные подразделения или должностные лица).

Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его оформлением, которое включает оформление документа на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа (иного распорядительного документа), определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. исполнителю известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа, и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется не столько руководством общества, сколько нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех организаций, с которыми проводится согласование.

Согласование организует и выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Постановления и решения проходят согласование на заседании коллегиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и дополнения. Если проект требует серьезной доработки, его утверждение переносится на следующее заседание.

Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>