АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Завершающий этап документационного обеспечения управления в организации требует выполнения требований хранения и уничтожения документов. Так, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.02.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет, составляется отчетность.

Вопрос хранения документации организаций различных организационно-правовых форм регулируется Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры РФ 25.08.2010 № 558.

В ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» было указано, что организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Причем этот срок должен быть не менее 5 лет после отчетного года. Это требование сохранено в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Вместе с тем постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» связано с требованием Федерального закона «Об акционерных обществах» в части, что акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в ст. 89, определяет сроки и порядок их хранения, уничтожения и передачи в архив.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы возложена на государственные и муниципальные организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Поэтому некоторые негосударственные предприятия также должны это делать. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы, подлежащие государственному хранению, до их передачи в государственные архивы хранятся в архивах организаций в течение сроков, установленных Главархивом России. Передача их осуществляется по описям.

Для проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

• 1) постоянного хранения;
• 2) временного хранения (свыше 10 лет);
• 3) временного хранения (до 10 лет);
• 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Оформление дел — подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами; начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.

Описи дел для последующей передачи в архив составляются после завершения года. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласуются ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

После проведения экспертизы ценности документов и оформления дел по описям, одобренным экспертной комиссией, в архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по номенклатурам дел по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.), а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально» производится в соответствии со специальными инструкциями.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.