Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления.

Внедрение компьютерных технологий открывает новые перспективы для высокопроизводительного документационного обеспечения управления.

Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, которые связаны с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т.п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности, Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Состав и содержание шаблонов легко изменяются. Каждый пользователь может создать, хранить в памяти компьютера и корректировать шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т.д.

Примерами приложений автоматизации документационного обеспечения управления являются:

  • 1) регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
  • 2) электронный архив документов;
  • 3) согласование и утверждение ОРД;
  • 4) контроль исполнения документов и поручений;
  • 5) автоматизация договорного процесса;
  • 6) управление библиотекой книг (book management);
  • 7) библиотека регламентов управленческих процедур;
  • 8) оформление командировок;
  • 9) организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;
  • 10) система контроля выполнения должностных инструкций.

Так, например, регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль исполнения документов (исполнительской дисциплины), и контроль за движением документов.

Однако в настоящее время речь идет не об автоматизации отдельных функций ДОУ, а о внедрении систем электронного документооборота (СЭД), так как обязательной составляющей эффективного управления является эффективный документооборот — непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Поэтому системы электронного документооборота имеют особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.

СЭД формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес- процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Поэтому с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному пользователю.

Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг”» принято дополнение в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Оно касается определения термина «электронный документ» — «документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» и признания электронного документа равнозначным документу на бумажной основе: «Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами».

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной подписью. Понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве существовало и ранее:

  • • использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ);
  • • договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 ГК РФ);
  • • документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»).

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определил основные понятия:

  • 1) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
  • 2) сертификат ключа проверки электронной подписи — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
  • 3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее — квалифицированный сертификат) — сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее — уполномоченный федеральный орган);
  • 4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи — лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;
  • 5) ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;
  • 6) ключ проверки электронной подписи — уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее — проверка электронной подписи);
  • 7) удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;
  • 8) аккредитация удостоверяющего центра — признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;
  • 9) средства электронной подписи — шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций — создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;
  • 10) средства удостоверяющего центра — программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;
  • 11) участники электронного взаимодействия — осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;
  • 12) корпоративная информационная система — информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;
  • 13) информационная система общего пользования — информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает простую электронную подпись (ПЭП) и усиленную электронную подпись (УЭП), которая может быть усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Использование электронной подписи позволяет:

  • 1) осуществить контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему;
  • 2) осуществить защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание в большинстве случаев нецелесообразным;
  • 3) сделать невозможным отказ от авторства: создание подписи возможно только при знании закрытого ключа, который известен только владельцу, поэтому владелец не может отказаться от своей подписи под документом;
  • 4) осуществить подтверждение авторства документа: так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ (а он должен быть известен только владельцу), то владелец пары ключей может доказать свое авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.

Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 были скорректированы Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.). В частности, было установлено, что при подготовке документов в органе используются электронные шаблоны их бланков. Они утверждаются руководителем этого органа.

Была пересмотрена глава об особенностях работы с электронными документами. В частности, установлено, что электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства. Он должен иметь те же реквизиты, что и его бумажный аналог, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба России.

Перечень документов, которые создаются, хранятся и используются исключительно в электронной форме, утверждается руководителем органа по согласованию с Росархивом. Причем система электронного документооборота органа должна соответствовать требованиям, установленным Минкомсвязью России.

Помимо этого, в Правилах теперь закреплены новые понятия — «электронный образ» и «сканирование документа», «электронный документооборот» и «система электронного документооборота».

К наиболее важным требованиям к работе с электронными документами Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, необходимым с точки зрения делопроизводства, относятся следующие положения:

  • 1) в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота;
  • 2) при передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти — автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи»;
  • 3) при обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ;
  • 4) состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов;
  • 5) прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства, которая при получении электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляет проверку подлинности электронной подписи;
  • 6) документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа;
  • 7) единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
  • 8) электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде;
  • 9) электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Международные и зарубежные нормативные акты в области СЭД существенно отличаются от отечественных тем, что это не предельно четкие и ясные инструкции, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Их требования к автоматизированным системам ДОУ — это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений.

Стандарт MoReq Европейского Союза в области управления документами, принятый в 2001 г., проводит различие между основными типами систем управления документами: информационными системами и системами электронного документооборота.

Стандарт MoReq содержит основные требования:

  • 1) к самой системе электронных документов;
  • 2) классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);
  • 3) средствам обеспечения безопасности документов;
  • 4) хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;
  • 5) вводу документов в систему;
  • 6) идентификаторам объектов;
  • 7) поиску, извлечению и выводу документов;
  • 8) метаданным и эталонной модели.
  • 1

В требованиях MoReq также рассмотрены:

  • 1) автоматическая защита аутентичности документа;
  • 2) экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;
  • 3) организация долговременного хранения электронных документов;
  • 4) важнейшие документы и восстановление деятельности после катастроф.

Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях инженерно-технической службы и службы документационного обеспечения управления. Его приоритетными направлениями являются:

  • 1) разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;
  • 2) переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO;
  • 3) управление тематическими делами, организация;
  • 4) эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;
  • 5) интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).

В MoReq есть так называемая нулевая глава — национальное видение, и каждая страна — член ЕС самостоятельно решает, что войдет в ее нулевую главу. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами, гармонизированный перевод терминов и др.

В целом развитие национальных стандартов в области СЭД необходимо и для государственных структур, и для коммерческих организаций, и для пользователей. Так, например, работники смогут переходить из компании в компанию и работать с разными СЭД без дополнительного обучения, будет отсутствовать зависимость от конкретного поставщика и т.д. Н.А. Храмцовская1, говоря об обобщенном «портрете» такого стандарта, описывает его как стандарт, который должен пользоваться в мире авторитетом, иметь положительный опыт внедрения, он должен быть качественно переведен на русский язык и бесплатно распространяться в России.

Поэтому своевременными стали постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» касалось лишь федеральных органов исполнительной власти, Администрации Президента РФ и Администрации Правительства РФ. Оно предписывало (п. 4):

«а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

  • б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
  • в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;
  • г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;
  • д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;
  • е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации».

Пункт 17 Постановления разъясняет, что «межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру».

Для реализации Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» принято постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Система предназначена для решения задач (п. 4 Постановления):

«обеспечение исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме;

обеспечение предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в том числе с использованием универсальной электронной карты и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций».

Основными функциями системы являются (п. 6 Постановления):

«обеспечение передачи запросов, иных документов и сведений, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и поданных заявителями через единый портал, в подключенные к системе взаимодействия информационные системы органов и организаций, обязанных предоставить испрашиваемые государственные (муниципальные) услуги;

обеспечение обмена электронными сообщениями между органами и организациями, информационные системы которых подключены к системе взаимодействия, при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций».

В целом необходимо отметить, что внедрение электронного взаимодействия в корне меняет назначение и задачи службы ДОУ.

Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле» (с учетом положений Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг”») обеспечивает предоставление пользователю справочно-поисковых средств и даже подлинников и копий необходимых ему документов в электронной форме. Сам пользователь получил возможность направлять в архив запросы и обращения «в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе в сети Интернет».

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан российской Федерации» в новой редакции дает возможность гражданам не только отправлять обращения в электронной форме, но и «ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении...». Соответственно, вся переписка по обращениям граждан может проходить в электронном виде.

Аналогичные изменения внесены в Федеральный закон «О персональных данных». Они разрешают работнику дать согласие на обработку его персональных данных в «форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, или в случаях, предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, иным аналогом собственноручной подписи».

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>