Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ПРИЕМУ, ПЕРЕВОДУ, УВОЛЬНЕНИЮ РАБОТНИКА, ЕГО КОМАНДИРОВАНИЮ И Т.Д.

Письменный приказ по персоналу представляет собой документированное управленческое решение, регламентирующее деятельность предприятия (действия его работников) по вопросам повседневного руководства персоналом. Право издания приказов по персоналу обычно предоставляется руководителю предприятия.

В свою очередь, письменное распоряжение по персоналу — это документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем (помощником) по управлению персоналом и регламентирующее действия работников по какому-либо отдельному (самостоятельному) вопросу руководства персоналом.

Приказами (распоряжениями) оформляются решения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д. На основании этих приказов бухгалтерия производит начисления и выплаты денег работникам: заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д. (так называемые хозяйственные операции).

Подготовка проектов приказов (распоряжений) по персоналу производится структурным подразделением, в компетенции которого находятся вопросы управления персоналом. Приказы по персоналу подписываются руководителем предприятия, распоряжения — заместителем.

Проекты приказов (распоряжений) но персоналу, представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов по персоналу представляются на подпись с пояснительной запиской, в которой излагаются: краткое содержание сути проекта приказа (распоряжения); обоснование необходимости подписания документа; сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Проекты приказов (распоряжений) по персоналу оформляются на бланках установленной формы или листах писчей бумаги. Основные реквизиты приказов (распоряжений) по персоналу соответствуют реквизитам приказов по основной деятельности. Датой приказа (распоряжения) по персоналу является дата его подписания руководителем предприятия.

Приказы (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (формы № Т-1 и Т-la) применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 — на одного работника, форма № Т-1а — на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о приеме на работу заключается в оформлении и учете лиц, принимаемых предприятием на работу по трудовому договору.

В содержании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются: фамилия, имя и отчество работника; наименование структурного подразделения; профессия (должность); испытательный срок (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу); условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.); основание приема на работу (ссылка на заключенный с работником трудовой договор).

При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-la) строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации (уполномоченным на это лицом) приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку.

На основании подписанного приказа (распоряжения) в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, дается указание на обязательность применения личной карточки работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) применяется для документирования основных сведений о работниках предприятия (организации, учреждения) в процессе осуществления ими трудовой деятельности.

В содержании документа отражаются сведения: о наименовании предприятия, где работает данный работник; персональных данных общего характера; воинском учете (для работников из числа военнообязанных); приеме на работу и переводе данного работника на другую работу; об аттестации; о повышении квалификации; профессиональной подготовке; поощрениях и наградах; предоставляемых данному работнику отпусках; социальных льготах, на которые данный работник имеет право в соответствии с законодательством; об основаниях для увольнения (в случае увольнении данного работника).

Оформление личной карточки работника производится в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la); трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; документов воинского учета или военного билета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Реквизитами документа являются: гриф утверждения документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым он утвержден (форма № Т-2); код организации (учреждения) — указывается по ОКПО; код формы документа — указывается по ОКУД; наименование организации (учреждения) — указывается в соответствии с регистрационными документами; номер документа — указывается в соответствии с принятой в организации (учреждении) системой регистрации документов; дата документа — указывается дата, начиная с которой производится оформление документа; наименование документа — «Личная карточка работника»; текст документа — представляет собой комбинацию таблиц и трафаретного текста; подпись (подписи) — указываются подписи работника, сведения о котором отражены в документе, и работника кадрового органа, оформившего документ.

При оформлении разд. I «Общие сведения» коды в зонах кодирования указываются в соответствии с общероссийскими классификаторами информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 этого же раздела («Знание иностранного языка») указывается наименование языка (прилагательное в именительном падеже — «английский» и т.п.), а также степень знания его работником: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Пункт 8 разд. I «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Раздел II «Сведения о воинском учете» оформляется на основании: военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе; удостоверения (приписного свидетельства) гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

  • 1) п. 1 «Категория запаса» — на офицеров запаса не заполняется;
  • 2) п. 3 «Состав (профиль)» — указывается без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
  • 3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — указывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113194 А»);
  • 4) п. 5 «Категория годности к военной службе» — указывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
  • 5) сведения п. 7 «Состоит на воинском учете» указываются (построчно, простым карандашом): строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

  • 1) не заполняются — п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете»;
  • 2) п. 2 «Воинское звание» — указывается запись «подлежит призыву»;
  • 3) п. 5 «Категория годности к военной службе» — указывается так же, как у предыдущей категории. Заполняется на основании записи в удостоверении (приписном свидетельстве) гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Кроме того, в п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке указывается «снят с воинского учета по возрасту» («снят с воинского учета по состоянию здоровья»).

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» оформляется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу: (форма № Т-1 или № Т-la) и последующих приказов (распоряжений) о переводе на другую работу (форма № Т-5). С содержанием каждой такой записи администрация предприятия обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 данного раздела.

Раздел IV «Аттестация» оформляется на основании документов об аттестации (решений аттестационной комиссии, протоколов заседаний аттестационной комиссии, аттестационных листов и т.п.).

Раздел V «Повышение квалификации» оформляется на основании документов о повышении квалификации (свидетельств, удостоверений, сертификатов и т.п.).

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» оформляется на основании документов о профессиональной переподготовке (то же, что и в предыдущем разделе).

Раздел VII «Поощрения и награды» оформляется на основании документов о поощрении (награждении) работника — приказов (распоряжений) о поощрении (фирма № Т-11 или форма № Т-11 а, выписок из указов, постановлений и др.).

Раздел VIII «Отпуск» оформляется на основании документов о предоставлении работнику отпусков — приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска (форма № Т-6 и форма № Т-ба). Следует подчеркнуть, что в данном разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии (не только оплачиваемых, но и предоставляемых без сохранения заработной платы, а также по болезни и проч.).

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» оформляется на основании документов, подтверждающих право работника на соответствующие льготы (выписки и копии из документов, справки и проч.).

Раздел X «Дополнительные сведения» оформляется в целях обеспечения наиболее полного учета сведений о некоторых категориях работников, в том числе об обучающихся в учебных заведениях, работающих инвалидах и др.

Раздел XI «Основание увольнения» оформляется при увольнении работника на основании приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8 или форма № Т-8а).

При изменении каких-либо сведений о работнике в личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадрового органа.

Вместе с тем, следует отметить, что для заполнения некоторых сведений в личной карточке работника можно столкнуться с нарушением отдельных положений трудового законодательства. Так, в соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора с новым сотрудником, принимаемым на основное место работы, представитель работодателя имеет право требовать лишь те документы, которые в ней (статье) указаны, а именно:

  • 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • 2) трудовую книжку, за исключением тех, кто впервые устраивается на работу;
  • 3) пенсионное страховое свидетельство;
  • 4) документы воинского учета;
  • 5) документы об образовании, если для выполнения работы требуются специальные знания.

Федеральным законом от 23.12.2010 № 387-ФЗ было внесено добавление в ст. 65 ТК РФ: помимо указанных выше документов, поступающий на работу должен предъявить «справку о наличии (отсутствии) судимостей и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

С 22.01.2012 вступил в силу приказ МВД России № 1121, которым утвержден Административный регламент по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования (в том числе содержит образец заявления о выдаче справки и форму самой справки).

В соответствии со ст. 283 ТК РФ при приеме на работу по совместительству работник обязан предъявить работодателю:

  • 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • 2) диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке либо его надлежащим образом заверенную копию (если работа требует специальных знаний);
  • 3) справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда).

Требование дополнительных документов возможно только в отдельных случаях, разрешенных законодательством. Между тем форма № Т-2 содержит ряд пунктов, при заполнении которых необходимо использование источников информации, не предусмотренных ТК РФ. Например, ни в ТК РФ, ни в ином федеральном законе, ни в каком-либо указе Президента РФ или постановлении Правительства РФ свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица, которым присваивается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), не названо в качестве документа, обязательного для предъявления при приеме на работу. Соответственно, требовать от лица, поступающего на работу, данный документ, работодатель не вправе.

Поэтому ему остается только «попросить» нового сотрудника представить ИНН. Если же такого свидетельства у него на руках нет, то обращаться нужно будет в налоговую инспекцию по месту его прописки, но этим необходимо будет заниматься работодателю.

Следует также отметить, что с 01.01.2012 изменился орган, ответственный за ведение реестра дисквалифицированных лиц. Им стал ФНС России.

Дисквалификация — это лишение физического лица определенных прав: права занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, находиться на государственной службе и т.д. (ст. 3.11 КоАП РФ).

Заключая трудовой договор, запросить информацию о дисквалификации соискателя обязан работодатель. Это важно, если претендента принимают на должность государственной гражданской (муниципальной) службы, а также если его работа будет связана с управлением организацией (ст. 32.11 КоАП РФ). Для того, чтобы получить соответствующую справку, работодатель должен обратиться в налоговый орган с запросом о физическом лице, принимаемом на работу. К нему необходимо приложить доверенность, а также квитанцию об уплате госпошлины. Ответ выдается работодателю через 5 дней.

Справку об отсутствии дисквалификации может получить и сам работник по собственному желанию. В этом случае она выдается бесплатно. Однако согласно закону, получить такую справку — обязанность работодателя. При этом важно и то, что уволить дисквалифицированного сотрудника можно, только если его нельзя перевести на другую должность (ч. 2 ст. 83 ТК РФ).

Заполнение графы «Знание иностранного языка» также вызывает вопросы. Они могут получить законный ответ только в случае, если необходимость предоставления документа об образовании определено абз. 6 ч. 1 ст. 65 ТК РФ (например, работник претендует на должность переводчика). В соответствии с этим пунктом, вопросы возникают и в отношении раздела «Образование». Так, документ об образовании работник обязан предъявить только в том случае, если работа, для выполнения которой заключался трудовой договор, требует специальных знаний. Следовательно, если в организацию оформляется стропальщик, то он должен предъявить только соответствующее удостоверение, а документы, подтверждающие его базовое образование (среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное), он предъявлять не обязан.

Более того, предложенный формат формы № Т-2 ориентирован именно на документы, выданные при получении профессионального образования (начального, среднего, высшего, послевузовского). При этом он не удобен для внесения сведений об удостоверениях или различного рода свидетельствах.

Подобным образом представлен и формат заполнения паспортных данных (№ паспорта, дата выдачи, наименование органа, выдавшего паспорт). Однако согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу может предъявить и другой документ, удостоверяющий личность, в котором может отсутствовать информация о месте жительства (регистрации), семейном положении, количестве иждивенцев. Так, документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина РФ, в том числе и заграничный (см. ст. 19.18 КоАП РФ), или иной документ, определенный федеральным законом (ст. 10 Федерального закона от 31.05.2002 № 62-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации»).

К иным документам относятся: дипломатический паспорт, служебный паспорт, паспорт моряка или удостоверение личности (ст. 7 Федерального закона от 15.08.1996 № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию»). Такой вариант оформления удобен в случае, когда паспорт оказался просроченным и оформить работника по нему нельзя. При этом, если работник не изъявит добровольное согласие на предоставление сведений о регистрации, а тем более, о фактическом проживании, то графа «Адрес места жительства» в форме № Т-2 может тоже остаться не заполненной.

При заполнении формы № Т-2 на совместителя вопросов возникает еще больше. Так, совместитель имеет право не предоставлять пенсионное страховое свидетельство. Выходом из затруднительного положения может стать заполнение соискателем при приеме на работу анкеты, где он предоставляет дополнительную информацию. Однако требовать от него заполнения анкеты — незаконно и, более того, ответственности за достоверность изложенного в ней он нести не будет. Так и в беседе с ним важно понимать, что задать вопрос кадровик может, а отвечать ему соискатель не обязан (гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ).

Работник может быть уволен по п. 11 ст. 81 ТК РФ, если при заключении трудового договора он предоставил подложные документы. Однако если ложная информация содержалась в документах, не предусмотренных законодательством в качестве обязательных при приеме на работу (например, в анкете), то расторгнуть трудовой договор по вышеуказанному основанию с работником нельзя.

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС (МС)) применяется для документирования основных сведений о государственных служащих (лиц, замещающих государственные должности государственной службы) в процессе прохождения ими службы.

Оформление личной карточки государственного служащего производится в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании соответствующих документов и сведений, сообщенных о себе государственным служащим, — как правило, в письменной форме.

Порядок оформления сведений в составе личной карточки государственного служащего в основном соответствует описанному выше. Особого упоминания заслуживает оформление разд. IV «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания».

Сведения в составе указанного раздела оформляются на основании соответствующих документов (указов, постановлений, решений, приказов и проч.). С содержанием каждой такой записи администрация организации (учреждения, органа государственного управления) обязана ознакомить государственного служащего под роспись в графе 5 данного раздела.

Учетная карточка научного (научно-педагогического) работника (форма Т-4) применяется для документирования основных сведений о работниках указанной категории в процессе осуществления ими научной (научно-педагогической) деятельности.

Следует подчеркнуть, что форма № Т-4 ни в коем случае не заменяет собой по функциональному назначению личную карточку работника (форму № Т-2) и оформляется в дополнение к последней (содержание и оформление личной карточки, ведущейся на научных и научно-педагогических работников, соответствует данным, изложенным ранее).

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и проч.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Оформление учетной карточки научного (научно-педагогического) работника производится в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании соответствующих документов или сведений, сообщенных о себе работником.

Пункты 3 и 4 документа — «Высшее профессиональное образование» и «Послевузовское профессиональное образование» — включают наименование образовательного учреждения, которое окончил данный работник, и год окончания учебного заведения (сведения оформляются на основании документа о высшем образовании). А также в них содержится наименование организации (учреждения), в которой (котором) данным работником была окончена аспирантура (адъюнктура, докторантура и др.), дата окончания, номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения (сведения оформляются на основании документа об окончании аспирантуры (адъюнктуры, докторантуры).

Пункт 5 документа — «Ученая степень» — включает наименования отрасли науки и специальности работника (сведения оформляются на основании соответствующих документов — диплома доктора (кандидата) наук и проч.).

Пункт 6 документа — «Ученое звание» — включает наименование ученого звания профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) (сведения оформляются на основании соответствующих документов — аттестата профессора (доцента) и проч.).

Пункт 7 — «Общий научно-педагогический стаж работы» — включает указание о количестве полных лет научно-педагогического стажа (в том числе отдельно — педагогического стажа) работника.

Сведения о присуждении работнику ученой степени, присвоении ученого звания и изменении научной специальности после оформления учетной карточки включаются в таблицу (на оборотной стороне формы № Т-4) на основании соответствующих документов

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) заключается в оформлении и учете перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

В содержании приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу указываются: фамилия, имя и отчество работника; наименование структурного подразделения по прежнему и новому месту работы; профессия (должность) по прежнему и новому месту работы; основание для перевода на другую работу (ссылка на изменение к заключенному ранее с работником трудовому договору).

Приказ оформляется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организация или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под роспись.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6) заключается в оформлении и учете отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия и заключенным с работником трудовым договором.

Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

В содержании приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска указываются: фамилия, имя и отчество работника; наименование профессии (должности) работника; наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.); период, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска (в календарных днях); даты начала и окончания отпуска.

На основании подписанного приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

В число наиболее важных документов по отпускам персонала помимо упомянутых выше входят график отпусков и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

График отпусков (форма Т-7) — это документ, отражающий сведения о планируемом времени ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия за календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график, при его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников, а также время предоставления им ежегодного оплачиваемого отпуска в предыдущем году.

Функциональное назначение документа заключается: в установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с законодательством и правилами, действующими на предприятии; информировании работников предприятия о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков в предстоящем календарном году.

Оформление графика отпусков производится на основании соответствующего указания руководителя предприятия. При его разработке и утверждении необходимо учитывать требование о подготовке этого документа не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Проект документа визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии), после чего утверждается руководителем предприятия. Из утвержденного сводного графика отпусков целесообразно сделать выписки для структурных подразделений и передать их под роспись руководителям подразделений, которые в свою очередь ознакомят с ними подчиненных. Утвержденный график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника

Реквизитами графика отпусков являются: гриф утверждения формы документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма № Т-7; код предприятия (организации) — указывается по О КП О; код формы документа — указывается по ОКУД; наименование предприятия (организации) — указывается в соответствии с регистрационными документами; номер документа — указывается в соответствии с принятой на предприятии (организации) системой регистрации документов; дата документа — указывается дата утверждения документа; наименование документа — «График отпусков»; гриф утверждения документа (руководителем предприятия) — указываются слово «Утверждаю», наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения; текст документа — представляет собой сочетание таблиц с трафаретным текстом; гриф согласования — указывается слово «Согласовано», наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи и дата согласования; подпись (подписи) — указываются подписи руководителя кадрового органа и руководителей структурных подразделений, работникам которых в соответствии с графиком планируются ежегодные оплачиваемые отпуска. Графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске, заполняется постепенно в течение года.

Следует также отметить, что 06.09.2011 вступила в силу Конвенция «Об оплачиваемых отпусках». Одной из самых важных является ее ст. 12, в которой говорится о признании недействительными или запрете соглашений об отказе от права на минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск или о неиспользовании такого отпуска с заменой его компенсацией или иным образом.

Замена денежной компенсацией допускается лишь за время отпуска, превышающее 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Только в исключительных случаях допускается перенесение отпуска на следующий год, если это обусловлено производственной необходимостью и работник согласен на такой перенос (ст. 124 ТК РФ). Эта же статья налагает запрет на непредоставление работнику отпуска в течение двух лет подряд.

Право на отпуск имеют все работающим лица, включая: работающих по совместительству (ч. 2 ст. 287 ТК РФ); сезонных работников (ст. 295 ТК РФ); лиц, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ); надомников (ч. 4 ст. 310 ТКРФ).

В унифицированной форме графика отпусков предусмотрена возможность перенесения срока отпуска при наличии уважительной причины или по просьбе работодателя при условии согласия работника. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством, на основании документа, составленного в произвольной форме. Необходимо отметить, что перенос отпуска может быть вызван не только личными обстоятельствами работника. В ст. 124 ТК РФ указано, что ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

Статьей 125 ТК РФ предусмотрена возможность разделения ежегодного отпуска на части при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что одна из них будет не менее 14 календарных дней. Законом не определена форма такого соглашения. Это означает, что деление отпуска на части производится по заявлению работника, изъявившего желание разделить отпуск, и с согласия администрации. Если инициатива исходит от работодателя, то он в письменной форме предлагает работнику взять часть отпуска, а тот либо соглашается на это предложение, либо пишет заявление на весь срок очередного отпуска.

Согласно ч. 3 ст. 124 ТК РФ перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. Что касается переноса оставшейся части отпуска (сверх минимально установленной ст. 115 ТК РФ продолжительности отпуска), то ТК РФ никаких ограничений по срокам использования неотгулянных дней отпуска не предусматривает.

У работающих первый год право на использование отпуска возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Отпускной период таких работников не отражается в графике отпусков или включается в дополнение к графику по мере приема на работу новых работников. Согласно п. 1 ст. 4 Конвенции, продолжительность отпуска сотрудника, отработавшего менее шести месяцев, должна быть пропорциональна отработанному времени. Российское законодательство не содержит подобных ограничений. Поэтому сотруднику с его согласия может быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней до истечения шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя.

В нормативных актах четко не сказано, как правильно оформить уход в отпуск внутреннего совместителя, которому он положен одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Отпускные внутреннего совместителя рассчитывать и оплачивать необходимо раздельно по каждой должности, а оформить можно и одним приказом, дополнив его необходимой информацией.

В отличие от ежегодных отпусков учебный отпуск внутреннему совместителю оплачивают только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ), хотя, по сути, учебный отпуск предоставляется по обоим местам работы. Приказ на отпуск также можно оформить один, но в нем необходимо указать, что по совмещаемой должности гарантии и компенсации сотруднику не предоставляются.

Отмечая особенности предоставления отпуска без сохранения заработной платы, следует отметить, что в ст. 128 ТК РФ сказано, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению работника, а в статье 255 говорится, что отпуск по беременности и родам сотрудница может получить по заявлению и при наличии листка нетрудоспособности. При буквальном толковании получается, что в первом случае нужно письменное заявление, а в другом — нет.

При увольнении работника ТК РФ закрепляет обязанность (ст. 127) работодателя выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска, а также предусматривает возможность предоставления неиспользованных отпусков по письменному заявлению работника (за исключением случаев увольнения за виновные действия.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (№ Т-60) — это документ, который применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Реквизитами документа являются: гриф утверждения формы документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма № Т-60; код предприятия (организации) — указывается по ОКПО; код формы документа — указывается по ОКУД; наименование предприятия (организации) — указывается в соответствии с регистрационными документами; номер документа — указывается в соответствии с принятой на предприятии (организации) системой регистрации документов; дата документа — указывается дата утверждения документа; наименование документа — «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»; текст документа — представляет собой сочетание таблиц с трафаретным текстом; подпись (подписи) — указываются подписи работника кадрового органа и работника бухгалтерии.

Особенностью оформления документа является расположение информации и на лицевой, и на оборотной стороне.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (№ Т-9 (№ Т-9а — для нескольких работников)) — оформление и учет направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В содержании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку указываются: фамилия и инициалы работника, направляемого в командировку; наименование структурного подразделения; наименование профессии (должности); цель, время и место командировки.

В необходимых случаях в документе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работника в командировку.

На основании подписанного приказа (распоряжения) оформляются командировочное удостоверение (форма № Т-10) и служебное задание для направления в командировку (форма № Т-10а).

Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий полномочия работника на период откомандирования за пределы предприятия и подтверждающий время его пребывания в командировке (время прибытия в пункг(ы) назначения и время убытия из него (них)).

Оформление командировочного удостоверения (формы № Т-10) производится в соответствии с Инструкцией. Реквизитами документа являются: гриф утверждения документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма № Т-10; код предприятия (организации) — указывается по О КП О; код формы документа — указывается по ОКУД; наименование предприятия (организации) — указывается в соответствии с регистрационными документами; номер документа — указывается в соответствии с принятой на предприятии (организации) системой регистрации документов; дата документа — указывается дата оформления документа; наименование документа — «Командировочное удостоверение»; текст документа — представляет собой трафаретный текст; подпись — указывается подпись руководителя предприятия.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9). Особенностью оформления командировочного удостоверения является расположение информации и с лицевой, и с оборотной стороны (на последней располагаются отметки о прибытии командируемого работника в пункты командировки и выбытии из них).

В каждом пункте назначения командируемым работником делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки на предприятие работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные в период командировки расходы.

В дополнение к командировочному удостоверению командируемому работнику выдается на руки служебное задание для направления в командировку.

Служебное задание — это документ, подтверждающий цель направления командируемого работника в командировку.

Функциональное назначение служебного задания заключается: в оформлении и учете служебного задания для направления в командировку; подготовке отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Реквизитами документа являются: гриф утверждения документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма № Т-10а; код предприятия (организации) — указывается по ОКПО; код формы документа — указывается по ОКУД; наименование предприятия (организации) — указывается в соответствии с регистрационными документами; номер документа — указывается в соответствии с принятой на предприятии (организации) системой регистрации документов; дата документа — указывается дата оформления документа; наименование документа — «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»; текст документа — представляет собой сочетание таблиц с трафаретным текстом; подпись (подписи) — указываются подписи руководителя структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, руководителя предприятия, работника, а также руководителя структурного подразделения, ознакомившегося с отчетом о выполнении задания (по возвращении работника из командировки на предприятие).

Данная форма включает также отчет о выполнении задания, который составляется работником, прибывшим из командировки, согласовывается с руководителем структурного подразделения, после чего представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Функциональное назначение Приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т-11) и Приказа (распоряжения) о поощрении работников (форма № Т-11а) заключается в оформлении и учете поощрений, объявленных работнику(-ам) за успехи в работе на основании представления руководителя структурного подразделения организации.

В содержании приказа (распоряжения) о поощрении работника указываются: фамилия, имя и отчество работника; наименование профессии (должности) работника; наименование структурного подразделения; мотивы поощрения; вид поощрения (благодарность, почетная грамота, ценный подарок, премия и проч.); основание для поощрения.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под роспись. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме_руб_коп».

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) и Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета факта увольнения работника(ов).

Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под роспись в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В содержании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником указываются: фамилия, имя и отчество работника; наименование профессии (должности) работника; наименование структурного подразделения; основание увольнения; отметка о согласии профсоюзного органа предприятия с увольнением работника.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер, и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке и производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Следует отметить, что в ст. 14 ТК РФ указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений. Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день». Эти определения важны не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>