Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ОСОБЕННОСТИ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

В документационном обеспечении управления организация может столкнуться с ситуацией, при которой составление того или иного документа не регламентировано законодательством. Более того, ТК РФ и другие руководящие документы, связанные с защитой персональных данных работника, зачастую прямо запрещают работодателю требовать от работника предоставления документов сверх установленных законодательством (например, ст. 65 ТК РФ). Однако без резолюции на заявлении работника кадровик не сможет оформить приказ о приеме на работу, без ИНН бухгалтер не сможет осуществить оплату труда и т.д. Поэтому работодателю приходится не требовать, а предлагать кандидату представить ряд необходимых в делопроизводстве организации документов:

  • 1) копию паспорта или иного документа;
  • 2) копию страхового свидетельства ГПС;
  • 3) копию свидетельства о присвоении ИНН;
  • 4) копию документов воинского учета;
  • 5) копию документов об образовании;
  • 6) фотографию;
  • 7) копии свидетельства о рождении ребенка;
  • 8) справку по форме 2-НДФЛ (в случае увольнения с предыдущего места работы в текущем году);
  • 9) заявление о приеме на работу

Требование представить заявление о приеме на работу противоречит ТК РФ, а его наличие законно только для государственных организаций. Об этом документе упоминается в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности РФ в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Оформление заявления о приеме на работу производится на листе писчей бумаги формата А4 в произвольной форме, но с соблюдением основных требований ГОСТ Р 6.30-2003. В содержании заявления о приеме на работу обычно отражаются:

  • 1) наименование предприятия;
  • 2) наименование структурного подразделения (место работы) соискателя;
  • 3) наименование должности (профессии, специальности) соискателя;
  • 4) предполагаемая соискателем дата приема на работу;
  • 5) сведения о согласии соискателя с условиями приема на работу или (если указанные условия отличаются от общепринятых) сведения о том, на каких именно условиях соискатель поступает на предприятие (в качестве совместителя, сезонного или временного работника, для исполнения конкретной работы и т.п.).

Функциональное назначение заявления о приеме на работу заключается в документировании просьбы соискателя вакансии о приеме на предприятие в качестве работника конкретного структурного подразделения соответствующей должности. Кроме того, на заявлении фиксируется содержание поручений руководства предприятия по осуществлению процедуры приема заявителя на работу Перечень должностных лиц и структурных подразделений для визирования определяется каждым предприятием самостоятельно. Чаще всего заявление о приеме визируется:

  • 1) руководителем кадровой службы (для подтверждения вакансии);
  • 2) руководителем структурного подразделения, где будет работать работник (в тексте визы может быть указана необходимость в испытательном сроке, который регулируется ст. 70 ТК РФ);
  • 3) руководителем бухгалтерской службы (для указания суммы оклада (ставки) и внесения, при необходимости, в трудовой договор условия о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также заключения договора о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности);
  • 4) юрисконсультом (при наличии в организации юридической службы).

После визирования заявления соответствующими службами, как правило, руководитель организации проставляет на нем резолюцию, в которой указывает дату начала работы, вид (основной или по совместительству) и срок (срочный или на неопределенный срок) трудового договора.

К другим документам, используемым организациями, следует отнести резюме (от фр. resume — изложенное вкратце), которое представляет собой особый вид служебно-делового письма, отражающего основные факты биографии, образовательный и профессиональный уровень его автора (как правило, соискателя какой-либо вакансии). Англоязычным аналогом резюме является так называемое CV — curriculum vitae (лат.), или краткое жизнеописание.

Основное функциональное назначение резюме — оперативное письменное информирование потенциального работодателя об основных персональных данных соискателя. Конечная цель резюме — упростить принятие решения об одобрении (отклонении) кандидатуры соискателя работодателем на этапе поиска работников.

В содержании резюме, как это следует из Методических рекомендаций ВНИИДАД по унификации текстов управленческих документов, отражаются:

  • 1) цель обращения;
  • 2) наименование вакансии (должности, профессии, специальности), на которую претендует соискатель;
  • 3) основные персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата рождения или возраст (количество полных лет), гражданство, адрес постоянного места жительства и т.п.);
  • 4) почтовый адрес для направления ответа (адрес электронной почты, номер факса), а также номер телефона (с указанием кода междугородной или мобильной связи) соискателя;
  • 5) сведения об основном и дополнительном образовании соискателя (с указанием мест и периодов учебы, специальности в соответствии с документом об образовании);
  • 6) сведения о профессиональном опыте соискателя (с указанием мест и периодов работы, наименований профессий, должностей, специальностей);
  • 7) сведения о наиболее важных профессиональных знаниях, навыках и умениях, а также о наиболее важных личностных качествах соискателя;
  • 8) иные сведения, сообщение которых, по мнению соискателя, представляется существенным для принятия решения о трудоустройстве (к примеру, сведения о личных достижениях, хобби и проч.).

В зависимости от намерений соискателя (предложенного ему потенциальным работодателем варианта ответа) резюме может быть кратким, полным или развернутым. Перечисленные виды резюме отличаются друг от друга прежде всего степенью конкретизации сообщаемой информации, а также объемом содержания.

Оформление резюме следует производить на листе писчей бумаги формата А4 с соблюдением основных требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Анкета (от фр. enquete — расследование) — это документ, содержащий перечень вопросов о персональных данных соискателя вакансии (работника), составленных по определенной форме.

Функциональное назначение анкеты состоит в получении от соискателя строго определенных сведений (в форме ответов на поставленные в документе вопросы) с целью более тщательного изучения его профессиональных и личностных характеристик для принятия обоснованного решения об одобрении (отклонении) кандидатуры соискателя в процессе предварительного отбора.

Особенностью содержания анкеты является:

  • 1) сочетание трафаретного текста (отражающего существо вопросов) со связным текстом (отражающим существо ответов);
  • 2) строгое соответствие ответа существу поставленного в анкете вопроса;
  • 3) подчеркнуто конкретная форма вопросов;
  • 4) преимущественно краткая (в некоторых случаях — ограничиваемая одним словом «Да», «Нет» и проч.) форма ответов; жесткая структуризация содержания, предусматривающая разбиение текста анкеты на разделы, пункты и, при необходимости, подпункты.

Особенностью оформления анкеты является формализация документа — например, предполагающая его представление в виде одной или нескольких таблиц, снабженных краткой вводной (служебной) частью (так называемой шапкой).

Для оформления анкеты целесообразно использовать листы писчей бумаги формата А4. Допускается размещать содержание анкеты не только на лицевой, но и на оборотной стороне листа.

В конечном счете, подготовка анкеты должна обеспечить максимально удобную (быструю и безошибочную) обработку работодателем содержащихся в документе сведений, в том числе в автоматизированном режиме.

Вместе с тем, время от времени предприятия сталкиваются с ситуациями, когда необходим срочный набор большого количества персонала. Конкретным примером является бурный рост предприятия, обусловленный реальными достижениями. В связи с этим из наиболее актуальных задач руководства предприятия выступает готовность и способность последнего к ускоренному рекрутингу дополнительного числа работников.

Сущность экспресс-рекрутинга заключается в проведении соответствующих мероприятий по поиску, отбору и найму, обеспечивающих привлечение к работе на предприятии требуемого по количеству и квалификации персонала в минимально возможные сроки.

Основная особенность технологии экпресс-рекрутинга — малая продолжительность. Указанная процедура с учетом продолжительности времени, отведенного на ее выполнение, характеризуется:

  • 1) высокими темпами обработки сведений;
  • 2) широким применением комбинированных информационных технологий, основанных на сочетании средств автоматизированной и ручной обработки;
  • 3) строгой дифференциацией входящей информации на непригодную к дальнейшей обработке, требующую дополнительной проверки или уточнения (резервную) и гарантированно пригодную для последующей обработки;
  • 4) быстрым пополнением информационного массива, пригодного к дальнейшей обработке, за счет параллельной повторной оценки части резервной информации и дополнительных сведений, продолжающих поступать на предприятие от других кандидатов на вакансию.

Сведения о кандидатах, удовлетворяющих минимальным требованиям предприятия, включаются в шорт-лист. В документе следует указать:

  • 1) номер, персональные данные кандидатов (фамилия, имя, отчество);
  • 2) предварительную оценку (в баллах по принятой на предприятии системе) их профессиональных достоинств и деловых качеств (данные об опыте работы по профилю вакансии);
  • 3) уровень образования;
  • 4) наличие дополнительного образования;
  • 5) сведения об опыте работы в смежных областях;
  • 6) сведения об особых преимуществах кандидата;
  • 7) сведения о порядке установления контакта с кандидатом (как правило, номер телефона или e-mail);
  • 8) отметку об оповещении кандидата о приглашении на встречу (возможно, его реакцию на приглашение).

С кандидатами, включенными в шорт-лист, в минимально возможные сроки организуются встречи, по результатам которых должностным лицам предприятия, осуществляющим рекрутинг, предстоит произвести отбор наиболее достойных, наиболее способных и наиболее перспективных людей.

Иногда владельцем или руководителем компании принимается решение о дополнении личного дела персональным досье сотрудников. Бывает, что инициатором выступает начальник кадровой службы или службы безопасности. У всех этих должностных лиц свое представление о том, что и как должно быть учтено в личном деле. К трем основным причинам ведения досье они относят:

  • 1) обоснование управленческих решений;
  • 2) предотвращение части нарушений, краж, утечек информации;
  • 3) обеспечение преемственности менеджмента на новом уровне.

В настоящее время прямое законодательное регулирование всего

комплекса вопросов, связанного с ведением и использованием персональных досье, отсутствует. В такой ситуации, чтобы досье было законным, следует уделить внимание:

  • 1) сохранению достоинства личности;
  • 2) используемым методам сбора информации;
  • 3) письменному согласию трудоустраиваемого сотрудника с ведением его профессионального досье.

С этическими аспектами ведения досье дело обстоит гораздо сложнее. Однако бесспорно, что тот, кто разделяет общечеловеческие ценности, нормы, правила поведения, не станет использовать досье негативным образом. Поэтому важно убедить исполнителей правильно понимать различие между досье и сбором компромата. Досье — это вся информация, которая относится к делу или человеку, в то время как компромат — это только негативная информация, которую можно использовать для шантажа и психологического давления.

Уровень детализации досье определяются задачами, которые перед ним стоят. В то же время к реализации решения о ведении профессионального досье более логично приступить с лиц, которые стоят на ключевых постах и значительно влияют на жизнедеятельность организации. Необходимо обеспечить и максимальную сохранность досье. Утрата досье может привести к очень большим проблемам.

Решение вопроса о том, кто имеет право на доступ и добавление информации в досье, носит административный характер и имеет важные аспекты:

  • 1) ознакомление с досье — функция, которая должна быть предусмотрена для того, на кого досье составлено. Как правило, этот человек не имеет прав на изменение информации — он лишь может разместить в досье свое мнение о содержании, которое он увидел;
  • 2) добавление и помещение информации в досье — это две разные операции. Фактически подшивать объяснительную в дело должен человек, имеющий право не только взять у сотрудника объяснительную, но и на чтение всего досье. А человек, пополняющий информацию в досье, вовсе не обязательно должен знать о ведении досье. Он просто фиксирует проступок в соответствии с принятыми правилами и регламентами предприятия;
  • 3) добавляемая информация должна быть строго структурирована, иначе, когда придет время воспользоваться ей, вы можете оказать в затруднении от долгих поисков. Она должна быть минимально исчерпывающая, т.е. когда ей придется воспользоваться, не потребуется что-то додумывать и сочинять;
  • 4) добавляемая информация ни при каких условиях не должна быть анонимной, обезличенной. У каждой записи в досье должен быть автор, ведь впоследствии может выясниться, что он просто сводил личные счеты;
  • 5) система ведения досье должна быть приспособлена для реальной жизни, которая идет и многое меняет (фамилию и даже пол). Процесс изменения информации — это не добавление, он влияет на то, что было добавлено раньше. Поэтому, корректируя информацию, надо обращать внимание на сохранность предыдущей. Это крайне важно для предотвращения вытеснения истинной информации вводом лживой (как в пункте выше);
  • 6) функция удаления информации в этом смысле еще опаснее. Опыт доказывает отсутствие ситуаций, когда что-то попавшее в досье должно было быть удаленным. Однако всегда должна быть возможность сделать пометку «информация не действительна» и дать тому пояснение (ошибочный ввод, ложная информация, информация вернулась к исходной, информация устарела).

С точки зрения перечисленных особенностей лиц, имеющих отношения к досье, следует классифицировать как:

  • 1) лицо, на которое собственно и заведено досье;
  • 2) лицо, имеющее допуск на добавление информации в досье;
  • 3) лицо, имеющее право на изменение информации в досье;
  • 4) лицо, имеющее право на чтение досье;
  • 5) лицо, имеющее право на удаление информации, контролирующее и отвечающее за сохранность досье, ответственное за его фактическое хранение.

Если человек имеет право на удаление информации, то автоматически он наделяется правами на чтение, редактирование и добавление. Тот, у кого есть права на чтение, может редактировать и добавлять. Тот, кто получил право на редактирование информации, может и добавлять ее.

Таким образом, дополнения к содержанию личным дел сотрудников хотя и ограничено этическими нормами и требованиями законов РФ, но целесообразность подобной работы не вызывает особых сомнений, главное — больше полагаться на здравый смысл группы людей и меньше на память одного человека.

В аспекте защиты информации и этических вопросов его ведения следует сформулировать два предостережения:

  • 1) досье — рабочий инструмент, а не база для компромата;
  • 2) обеспечение сохранности досье и его защиты должно предшествовать его появлению.
 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>