Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Оформляя документы при приеме на работу, целесообразно зафиксировать не только формальные данные, но потенциальные возможности работника. Это может пригодиться в форс-мажорных ситуациях, при необходимости ротации персонала на стадии кризиса организации. Так, информация о знании иностранного языка, наличии редкой категории водительских прав, опыте работы на закрытых государственных объектах при трудоустройстве, например, слесаря через некоторое время может быть очень полезной. Поэтому на работника, как правило, заводится личное дело.

Личное дело — это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о работнике предприятия (организации, учреждения).

Содержание личного дела образуют сведения включаемых в него (приобщаемых к нему) документов.

В свою очередь, состав указанных документов регламентируется соответствующими нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами федеральных, территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:

  • 1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • 2) заявление о приеме на работу;
  • 3) направление или представление;
  • 4) анкета;
  • 5) листок по учету кадров;
  • 6) автобиография;
  • 7) документы об образовании;
  • 8) выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении);
  • 9) дополнение к личному листку по учету кадров;
  • 10) дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива1 в личные дела работников из числа руководящего состава, а также материально-ответственных лиц предприятия (и приравненных к ним категорий работников) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных работников на данном предприятии,

См.: Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии: методические рекомендации. М.: Мосгорархив, 1993.

в том числе: анкета (с последующими дополнениями); автобиография; копия документа об образовании; трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности; выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Помимо перечисленных документов, в личные дела работников указанных категорий помещаются (но при этом не подшиваются в них): справки о состоянии здоровья работника; справки с места жительства; заверенные фотографии работника; иные документы, отражающие необходимые сведения о работнике (включение которых в состав документации по персоналу не противоречит законодательству).

Оформление личного дела работника осуществляется на основании представленных документов (заверенных копий документов) непосредственно после оформления приема на работу на основании документов, письменных объяснений работника либо в процессе личной беседы с работником, личное дело которого оформляется.

В соответствии с упоминавшимися Рекомендациями Мосгорар- хива листы документов, подшитых в личное дело работника, подлежат нумерации.

Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками.

Такие документы, как правило, не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе «Примечание» указывается местонахождение документа).

Записи, производимые в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного (синего или фиолетового) цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью предприятия.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе последующего ведения личного дела работника, распределяются по разделам, а внутри последних располагаются в хронологической последовательности. При этом отдельные наиболее важные документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела (вне общего хронологического и тематического порядка).

Изъятие отдельных документов из личного дела работника производится с разрешения руководителя предприятия с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи документа. При временном изъятии документа на его место — между листами соседних документов — вкладывается так называемая справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и подписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (на временное хранение).

Необходимо уточнить, что в соответствии с законодательством личные дела в обязательном порядке ведутся предприятиями (организациями, учреждениями) лишь на строго определенные категории работников. К указанным категориям работников относятся: работники из числа руководящего состава предприятия (к примеру, руководитель предприятия и его заместители); работники из числа материально ответственных лиц (к примеру, главный бухгалтер и его заместитель); государственные служащие.

При приеме на работу государственных служащих формирование личного дела является обязательным.

Личное дело государственного служащего — документ, в котором отражается прохождение государственной службы государственным служащим; ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место государственной службы передается по указанному месту государственной службы. Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.

Перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего, установлен Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О ведении личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (с последующими изменениями). Документами данного перечня являются:

  • 1) заявление о согласии на замещение государственной должности РФ или о поступлении на федеральную государственную службу;
  • 2) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
  • 3) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
  • 4) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
  • 5) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
  • 6) медицинское заключение установленной формы;
  • 7) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность РФ или при поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом РФ;
  • 8) копии решений о назначении лица на государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
  • 9) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и об имуществе, принадлежащем ему по праву собственности;
  • 10) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы;
  • 11) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность РФ или при поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством РФ ограничений, сообщенная ему под роспись;
  • 12) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность РФ или при поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством РФ ограничений;
  • 13) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности РФ или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;
  • 14) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность РФ, и имуществе, принадлежащем ему по праву собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
  • 15) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;
  • 16) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
  • 17) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
  • 18) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Порядок ведения личных дел и реестров государственных служащих осуществляется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. Сбор и внесение сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни в личные дела и реестры государственных служащих запрещаются.

Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены Указом Президента РФ от 01.06.1998 № 640. В соответствии со ст. 6 данного Указа документы, приобщенные к личным делам государственных служащих, брошюруются, их страницы нумеруются, после чего к личному делу прилагается опись (в которую при необходимости вносятся уточнения).

Последующее ведение личных дел государственных служащих предполагает: приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам; обеспечение сохранности личных дел; обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах; предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем государственным служащим на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ; ознакомление государственных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также — по просьбе указанных лиц — во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Сведения о государственных служащих, в том числе сведения о государственных служащих, включенных в резерв на выдвижение на вышестоящие государственной должности государственной службы, вносятся в федеральный реестр государственных служащих субъектов РФ.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>