Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия. Ей посвящены ст. 62 и 66 ТК РФ. В 2003 г. утверждены два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек:

  • 1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • 2) Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

На титульном листе трудовой книжки в обязательном порядке указываются: дата заполнения документа; подпись владельца документа (т.е. работника); подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии (заверенная печатью предприятия).

В содержании трудовой книжки отражаются сведения: о работнике (его основные персональные данные); работе, выполняемой работником; переводе работника на другую постоянную работу; увольнении работника (включая основания прекращения трудового договора); награждении работника за успехи в работе.

Сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения) при оформлении трудовой книжки вносятся в нее на основании паспорта (иного документа, удостоверяющего личность работника), а образование, профессия (специальность) — на основании документов об образовании, о квалификации или о наличии у работника специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Сведения о работе вносятся в содержание раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, представленного в табличной форме на последующих 10 разворотах документа, посредством отдельных записей. Каждая совершаемая в содержании данного раздела запись должна иметь порядковый номер и дату совершения (с указанием числа, месяца и года). Основными сведениями о работе (трудовой деятельности) работника, отражаемыми в содержании трудовой книжки, являются: сведения о приеме работника на работу; сведения о переводе работника на другую работу; сведения о квалификации работника; сведения об увольнении работника.

Кроме того, в последней графе таблицы, образующей раздел «Сведения о работе», указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого совершена соответствующая запись.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы), как это предусмотрено п. 21 Правил, по желанию работника могут быть внесены в трудовую книжку по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение согласно п. 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Сведения об увольнении работника (прекращении трудового договора с ним) отражаются в содержании трудовой книжки с соблюдением требований, определенных п. 15—19 Правил. Оформление записи об увольнении работника, как правило, производится в день его увольнения.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона).

С вносимой в трудовую книжку записью об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следует особо подчеркнуть, что работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) надлежащим образом оформленную трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, в том числе из-за внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить увольняемому неполученный им за время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день фактической выдачи работнику трудовой книжки.

В случае если в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо в связи с отказом последнего от получения трудовой книжки на руки, работодатель незамедлительно направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Основными сведениями о награждении работника, отражаемыми в содержании трудовой книжки, являются, в соответствии с п. 24 Правил, сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, в том числе: о награждении работника государственными наградами, присвоении государственных почетных званий (на основании соответствующих указов и иных решений); награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием; других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, уставами и положениями о дисциплине.

Перечисленные сведения вносятся в содержание раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки, представленного в табличной форме на последующих 10 разворотах документа, посредством совершения отдельных записей. Каждая совершаемая в содержании данного раздела запись должна иметь порядковый номер и дату совершения (с указанием числа, месяца и года). Кроме того, в последней графе таблицы, образующей раздел «Сведения о награждении», указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого совершена соответствующая запись.

Следует остановиться и на сведениях и составе некоторых других видов записей, включаемых в содержание трудовых книжек.

Так, при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника в содержание трудовой книжки вносится (по последнему месту работы) запись о восстановлении непрерывного трудового стажа со ссылкой на соответствующий документ.

В содержание трудовых книжек работников из числа лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, по месту работы вносится запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в содержание трудовой книжки тем предприятием (организацией), куда он был принят или направлен.

В содержание трудовой книжки могут включаться сведения о времени военной службы работника (о времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах), а также о времени обучения работника на курсах (в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров). Указанные сведения вносятся в содержание трудовой книжки по месту работы работника со ссылкой на соответствующие документы.

В соответствии с разд. V Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вклеивается вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер выданного вкладыша согласно п. 39 Правил.

В содержании вкладыша отражаются те же сведения, что и в содержании трудовой книжки.

Трудовые книжки, как это установлено п. 6 Правил, должны вестись на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, наряду с государственным языком РФ могут вестись и на государственном языке этой республики. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Работодатель — физическое лицо не имеет права оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые, а также производить записи в трудовых книжках работников, оформленных им другими работодателями.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Оформление записей в трудовой книжке в процессе работы (трудовой деятельности) работника производится работодателем (уполномоченным им лицом).

Следует подчеркнуть, что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести такие записи в трудовых книжках каждого работника, проработавшего на предприятии свыше пяти дней при условии, что указанная работа является для работника основной.

Все записи — о выполняемой работником работе, его переводе на другую постоянную работу, квалификации, а также о награждении работника — оформляются в трудовой книжке на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя, кроме награждений, совершенных не работодателем, не позднее недельного срока и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и др. работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В случае смерти работника трудовая книжка, после внесения в нее соответствующей записи, выдается на руки одному из его родственников под роспись (высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников на указанный в заявлении адрес).

В процессе обращения с трудовой книжкой не исключается необходимость внесения в ранее совершенные в ней записи изменений и исправлений.

Порядок оформления трудовой книжки в случае внесения изменений и исправлений определен разд. III Правил.

Так, внесение изменений в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника, а также о его образовании (профессии, специальности) производится работодателем по последнему месту работы на основании: паспорта; свидетельства о рождении; свидетельства о браке; свидетельства о расторжении брака; свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества; документов об образовании; других документов, подтверждающих необходимость и законность внесения изменений в содержание ранее совершенных в трудовой книжке записей.

В случае выявления в трудовой книжке неправильной (неточной) записи ее исправление производится либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

В этом случае фактический работодатель, получив от работника соответствующее обращение, обязан оказать последнему необходимую помощь.

Если предприятие, которое произвело в трудовой книжке неправильную (неточную) запись, реорганизовано, то исправление производится его правопреемником, а в случае ликвидации предприятия — по новому месту работы работника на основании документа, подтверждающего факт ликвидации указанного предприятия.

В случае утраты документа, непосредственно подтверждающего выполнение работником определенной работы или несоответствия содержания документа фактическому положению дел, исправление сведений о работе в содержании трудовой книжки может производиться на основании других документов, каким-либо косвенным образом подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется вступившее в законную силу решение суда, а также случаев, когда имела место массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, как то: экологические и техногенные катастрофы и аварии, стихийные бедствия, массовые беспорядки и т.п.

При определенных обстоятельствах может возникнуть необходимость в оформлении дубликата трудовой книжки. Подобная необходимость может быть обусловлена: утратой трудовой книжки по вине работника; непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению; утратой трудовой книжки по вине работодателя; выявлением в трудовой книжке записи (записей), признанной недействительной; утратой (в том числе в массовом порядке) трудовых книжек по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон трудовых отношений.

При утрате трудовой книжки работник, допустивший утрату, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Аналогичным образом работник поступает и в случае, если трудовая книжка непригодна к дальнейшему использованию по назначению (например, обгорела, испачкана, порвана и т.п.).

Работодатель в срок не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления обязан оформить и выдать работнику дубликат трудовой книжки.

При оформлении дубликата, выдаваемого взамен утраченной (пришедшей в негодность) трудовой книжки, в его содержание вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами (общий стаж работы в данном случае записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест работы, периодов работы и должностей работника); сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При выявлении в трудовой книжке записи (записей) об увольнении (о переводе на другую работу) работника, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению оформляется и выдается дубликат трудовой книжки по последнему месту работы, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж работников, как это предусмотрено п. 34 Правил, устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

По результатам работы комиссии по установлению стажа составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии оформляет и выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если какие-либо документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В заключении стоит отметить, что трудовая книжка, сыграв свою историческую роль, много лет являлась «трудовым паспортом» гражданина СССР и РФ и документом, необходимым для оформления пенсии. Но пенсионное законодательство изменилось: теперь важен не общий стаж работы, содержащийся в трудовой книжке, а страховой, сведения о котором собираются Пенсионным фондом РФ.

Таким образом, возникли объективные причины для отмены данного документа. Однако необходимо учитывать, что при отмене трудовых книжек сведения о страховом стаже работников будут храниться только у работодателей и в персонифицированной базе данных Пенсионного фонда РФ. При этом далеко не каждый работодатель правильно организовывает ведение архива кадровой документации и обеспечивает сохранность документов, особенно при реорганизации или ликвидации предприятия. В этой связи большая ответственность ложится на Пенсионный фонд РФ.

Трудовая книжка свидетельствует о профессиональном стаже работника, о его достижениях в труде, о причинах увольнения работника. Именно из этого документа работодатель получает сведения о конкретном месте работы претендента на должность: в какой организации (масштаб, значимость), в каком структурном подразделении (производственном, функциональном, вспомогательном) и на какой должности (руководящей, рядовой) работал гражданин, повышал ли он квалификацию, повышался ли по службе; имел ли поощрения и награждения.

Следовательно, в случае отмены трудовой книжки неизбежно встанет вопрос о ее замене другим источником названной выше информации о профессиональной деятельности гражданина и его трудовых достижениях.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>