Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Документы, обрабатываемые в организации, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности содержания документа.

Локальные нормативные акты организации устанавливают порядок организации и условия управления деятельностью в целом для всех работников предприятия. К ним относятся: Устав организации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о подразделении, штатное расписание и др.

Устав организации представляет собой основной организационноправовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации). Как правило, устав организации содержит в себе восемь основных разделов.

  • 1. Общие положения.
  • 2. Сведения об уставном капитале организации.
  • 3. Организационно-правовые основы деятельности организации.
  • 4. Управление организацией.
  • 5. Правила ведения учета и отчетности в организации.
  • 6. Порядок использования прибыли и иных накоплений организации.
  • 7. Порядок прекращения деятельности организации
  • 8. Особые вопросы деятельности организации.

Раздел 1 «Общие положения» должен содержать в себе сведения:

  • • о полном и сокращенном наименовании организации;
  • • статусе организации;
  • • предмете и целях деятельности организации;
  • • нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
  • • наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
  • • наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания), прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
  • • почтовом (юридическом) адресе организации.

Раздел 2 «Сведения об уставном капитале организации» содержит:

  • • общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
  • • размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
  • • условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
  • • имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации.

В разделе 3 «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

  • • цели деятельности организации;
  • • виды (направления) деятельности организации;
  • • механизм взаимоотношений организации с партнерами;
  • • права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел 4 «Управление организацией» регламентирует:

  • • структуру и основные задачи управления организацией;
  • • состав органов управления;
  • • полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.

Разделом 5 «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливаются:

  • • порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
  • • порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
  • • порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе 6 «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы:

  • • распределения и последующего использования прибыли;
  • • порядка использования иных накоплений организации (как-то: страховой фонд, резервный фонд и др.).

Раздел 7 «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает:

  • • порядок ликвидации организации;
  • • порядок изменения характера деятельности организации.

В разделе 8 «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).

Наряду с вышеперечисленными в Устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых отражает особенности порядка функционирования организации.

Процедура утверждения Устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социальнотрудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

Коллективный договор может заключаться и на уровне обособленных структурных подразделений — филиалов и представительств, которые территориально отделены и могут иметь особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. Однако в ст. 41 ТК РФ дан примерный перечень включаемых в его содержание вопросов и ряд предписаний обязательного характера:

  • 1) в коллективный договор включаются нормативные положения, если в законах и иных нормативных правовых актах содержится прямое предписание об их обязательном закреплении (ст. 41);
  • 2) коллективный договор не может содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством о труде, он должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные условия труда (ст. 9).

Как правило, коллективный договор включает:

  • 1) формы, системы оплаты труда, размеры зарплат и выплаты пособий, компенсаций, механизмы регулирования оплаты труда;
  • 2) занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
  • 3) рабочее время и время отдыха, улучшение условий и охраны труда;
  • 4) соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья;
  • 5) экологическую безопасность и охрану здоровья;
  • 6) гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
  • 7) оздоровление и отдых работников и членов их семей;
  • 8) контроль выполнения условий коллективного договора;
  • 9) порядок внесения изменений и дополнений;
  • 10) ответственность сторон;
  • 11) отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора и другие вопросы.

При оформлении коллективного договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст. 41—43 ТК РФ «заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором». Стороны имеют право продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Соглашение, в отличие от коллективного договора, заключается на других уровнях социального партнерства — федеральном, региональном, территориальном, отраслевом, т.е. соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории (ст. 45-48 ТК РФ).

Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения.

Соглашения, как и коллективные договоры, не могут снижать уровень прав и гарантии работников, предусмотренный законодательством о труде (ст. 9 ТК РФ). Сроки действия соглашений не могут превышать трех лет, и стороны имеют право продлить их действие не более чем на три года. Важно, что «соглашение распространяется на всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства в объединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения, заключенного в период его членства. В тех случаях, когда на работников в установленном порядке одновременно распространяется действие нескольких соглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений».

Коллективный договор и соглашение являются документами, подлежащими регистрации. Они в течение 7 дней со дня подписания направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду (ст. 50 ТК РФ). Направление документов на регистрацию является обязанностью работодателя. Цель уведомительной регистрации — выявление в коллективных договорах и соглашениях условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Если такие нарушения будут обнаружены, о них сообщается в инспекцию труда. Кроме того, уведомительная регистрация позволяет органам по труду иметь информацию о количестве и содержании коллективных договоров и соглашений, прослеживать тенденции коллективного регулирования трудовых отношений, учитывать этот опыт при разработке законов и нормативно-правовых актов о труде.

Контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социального партнерства, представляя друг другу информацию о выполнении условий договорных документов. Кроме того, контроль за их выполнением ведут органы по труду, проводя проверки.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационнораспорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Документ включает в себя семь разделов.

  • 1. Общие положения.
  • 2. Порядок приема и увольнения персонала.
  • 3. Общие обязанности сотрудников.
  • 4. Общие обязанности администрации.
  • 5. Рабочее время и порядок его использования.
  • 6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся.
  • 7. Заключительные положения.

Раздел 1 «Общие положения» включает в себя:

  • • преамбулу (упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд);
  • • цели, достигаемые введением в действие данного документа;
  • • порядок введения документа в действие.

Раздел 2 «Порядок приема и увольнения персонала» определяет:

  • • процедуру приема персонала на работу;
  • • перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу;
  • • процедуру увольнения персонала;
  • • порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы);
  • • порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

Раздел 3 «Общие обязанности сотрудников» содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.

Раздел 4 «Общие обязанности администрации» содержит перечень основных обязанностей администрации организации, в том числе:

  • • по обеспечению сотрудников работой;
  • • созданию и поддержанию безопасных условий труда;
  • • своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;
  • • управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;
  • • осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия организации с другими организациями.

При необходимости в разделе может найти отражение содержания иных (особых) обязанностей администрации.

Раздел 5 «Рабочее время и порядок его использования» содержит сведения:

  • • о распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);
  • • распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, в том числе для приема пищи, при необходимости — организация питания сотрудников по сменам);
  • • порядке учета отработанного сотрудниками времени;
  • • порядке предоставления сотрудникам отпусков.

Раздел 6 «Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся» включает в себя два подраздела.

Содержанием первого из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей.

Второй подраздел устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников, включая виды поощрений.

Раздел 7 «Заключительные положения» устанавливает порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядки», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа).

В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработчиком и согласовывается с профсоюзной организацией и юридической службой предприятия (учреждения).

О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации.

При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.

В случае необходимости, а также в связи с постепенным устареванием содержания документа «Правила внутреннего трудового распорядка» подвергаются переработке и повторному утверждению.

Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: полное официальное наименование организации; наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководители организации.

Положение о подразделении (Положение о структурном подразделении организации, далее «Положение») — организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчинен- ности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.

Как правило, типовое «Положение» содержит в себе восемь основных разделов.

  • 1. Общие положения.
  • 2. Предназначение, задачи и функции подразделения.
  • 3. Структура, состав, оснащение подразделения.
  • 4. Организация управления и обеспечения подразделения.
  • 5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами.
  • 6. Полномочия (сфера компетенции) основных категорий работников подразделения.
  • 7. Ответственность основных категорий работников подразделения.
  • 8. Особые вопросы деятельности подразделения.

Раздел 1 «Общие положения» содержит в себе сведения:

  • • о полном официальном и условном наименовании подразделения;
  • • статусе подразделения;
  • • направлениях деятельности подразделения;
  • • нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.

В разделе 2 «Предназначение, задачи и функции подразделения» последовательно раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя сухой «перечень задач», но и наглядно показывало роль и место данного подразделения в деятельности организации. Само перечисление следует вести от главного к второстепенному, от общего к частному.

В разделе 3 «Структура, состав, оснащение подразделения» последовательно излагаются сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении. Содержание данного раздела должно включать в себя всю необходимую информацию по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации (к примеру, для технических средств производства достаточно указать 2—3 наиболее важные характеристики).

При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава — дать также процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.

Раздел 4 «Организация управления и обеспечения подразделения» целесообразно изложить в такой последовательности:

  • • руководящий состав (руководящие органы) подразделения;
  • • общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;
  • • управление подразделением в оперативном режиме;
  • • основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;
  • • полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.

Раздел 5 «Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами» содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:

  • • получения и передачи информации (в том числе в виде документов);
  • • получения и передачи готовой или промежуточной продукции;
  • • взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме.

Перечисленные пункты должны содержать конкретные указания о сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.

Раздел 6 «Полномочия (сфера компетенции) основных категории работников подразделения» включает в себя сведения о правах:

  • • руководителя в отношении руководящего персонала первичного звена (начальники участков, отделений, цехов, групп);
  • • руководителя в отношении рядовых сотрудников подразделения (при наличии у руководителя подразделения заместителей указываются их права в отношении руководящего персонала первичного звена и рядовых сотрудников);
  • • руководящего персонала первичного звена в отношении подчиненных им сотрудников.

Раздел 7 «Ответственность основных категорий работников подразделения» устанавливает персональную ответственность работников подразделения за различные виды нарушений. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.

В разделе 8 «Особые вопросы деятельности подразделения» оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения и требующие документального разъяснения (регламентации).

Титульный лист Положения оформляется на общем бланке организации, на котором обычно указываются: полное официальное наименование организации; наименование вида документа; номер и дата написания документа, место составления (написания); заголовок к тексту документа, подпись руководителя подразделения; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации (его первого заместителя).

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Указанная форма — форма № Т-3 «Штатное расписание» — предназначена для документального оформления структуры штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Порядок подготовки штатного расписания может дополнительно регламентироваться положениями ведомственных организационнораспорядительных документов.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру той самой организации, для нужд которой данное расписание разработано, т.е. это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.

В большинстве случаев принято придерживаться следующего порядка: первыми следуют подразделения управления организации, затем — основные производственные подразделения, после — вспомогательные и обслуживающие подразделения.

Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации (1-й сектор, 2-й сектор или 1-й цех, 2-й цех и т.д.).

Перечисление должностей обычно начинается с наиболее важных: должности ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, наконец, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания (главный инженер, заместитель главного инженера, главный энергетик, главный механик, главный технолог, старший инженер по эксплуатации подъемных механизмов, инженер по эксплуатации и т.д.).

Наименование подразделений дается полностью (в необходимых случаях может также указываться их сокращенное или условное наименование), наименование должностей — с обязательным указанием тарифного разряда. И те, и другие пишутся в именительном падеже.

Количественные показатели штатного расписания — общая численность должностей — подытоживаются по каждому подразделению и по организации в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например: 0,25; 0,5; 2,75.

Наименование должностей и специальностей организация может устанавливать самостоятельно. Однако, если федеральные законы предусматривают льготы или устанавливают какие-либо ограничения для определенных должностей, специальностей или профессий, то, согласно ст. 57 ТК РФ, их наименования должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, которые утверждает Министерство труда РФ.

Так, если всех сотрудников хозяйственного управления (водители, уборщицы, сторож, завскдладом и т.д.) записать под общим наименованием «специалисты хозуправления», при проверках будет трудно объяснять, почему отдельным «специалистам» выдавалась спецодежда, а некоторым из них еще и зимний комплект обмундирования.

Поэтому рекомендуется записать должности работников так, как они указаны в справочниках, например в Едином тарифно-квалификационном справочнике.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и проч.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и проч. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6—8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и проч.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5—9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и проч.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и проч.)

В процессе отработки проекта штатного расписания документ визируется заместителями руководителя организации, а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработчиком. Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

Период действия штатного расписания определяется с конкретной даты на неопределенный срок. Если в организации вводятся новые должности или происходят другие изменения в штате структурных подразделений (например, увеличение окладов), то в штатное расписание вносятся изменения и оформляется приказ руководителя о введении изменений в действие. Количество изменений законом не ограничивается.

Стоит отметить, что небольшим организациям, у которых нет главного бухгалтера, штатное расписание может понадобиться для того, чтобы их потребители могли получить вычет по НДС. Дело в том, что при проверках могут не признаться в качестве документа счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера. Поэтому выдавать такие счета-фактуры лучше сразу же в комплекте с письмом о том, что в штате фирмы отсутствует бухгалтер. Обычно этого бывает достаточно, чтобы снять претензии налоговиков. Так судебная практика показывает, что если в штате фирмы нет бухгалтера, то «его подписи на указанных выше счетах-фактурах не может и не должно быть» (см. постановления ФАС Поволжского округа от 12.04.2005 № А72-10062/04-12/284 и от 01.03.2005 № А65-11609/04-СА1-32).

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>