Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Акт — это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т.п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца, например форму акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (см. форму Т-73, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т.п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:

  • 1) наименования их должностей;
  • 2) наименования представляемых ими организаций (учреждений);
  • 3) фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем (при наличии) заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Далее следует подробнее остановиться на некоторых видах актов, используемых в целях документирования трудовой деятельности персонала.

Прежде всего, следует обратить внимание на акт об отказе работника в расписке о получении предупреждения (в получении предупреждения) о предстоящем увольнении.

Функциональное назначение документа заключается в документировании факта отказа работника от росписи. Необходимость в подготовке такого акта может возникнуть в ситуации, предусмотренной ст. 180 ТК РФ. Содержание и порядок оформления документа в основном соответствуют описанным ранее требованиям.

Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется для оформления и учета факта приемки-сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Одновременно указанный документ является основанием для окончательного (поэтапного) расчета бухгалтерией предприятия сумм оплаты выполненных работ.

Оформление акта (формы № Т-73) производится в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, на основании трудового договора, заключенного с соответствующим работником на время выполнения определенной работы.

Реквизитами документа являются:

  • 1) гриф утверждения формы документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма № Т-73;
  • 2) код предприятия (организации) — указывается по ОКПО;
  • 3) код формы документа — указывается по ОКУД;
  • 4) наименование предприятия (организации) — указывается в соответствии с регистрационными документами;
  • 5) номер документа — указывается в соответствии с принятой на предприятии (организации) системой регистрации документов;
  • 6) дата документа — указывается дата утверждения документа;
  • 7) вид документа — «АКТ»;
  • 8) наименование документа — «о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»;
  • 9) гриф утверждения — указывается слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись лица, утвердившего акт, расшифровка подписи;
  • 10) текст документа — представляет собой сочетание таблиц с трафаретным текстом;
  • 11) подпись (подписи) — указываются подписи работника, выполнившего работу, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
  • 12) оттиск печати — указывается в целях удостоверения подписи лица, утвердившего акт.

Акт о групповом (тяжелом) несчастном случае на производстве применяется для документирования факта несчастного случая на производстве, вызвавшего необходимость перевода работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением, потерю трудоспособности работником на срок не менее одного дня либо его смерть.

В содержании акта указываются сведения: об обстоятельствах и причинах несчастного случая; о комиссии, производившей расследование несчастного случая; пострадавшем (погибшем) вследствие несчастного случая; лицах, допустивших нарушения требований по охране труда, ставших причиной несчастного случая; в случае установления факта грубой неосторожности застрахованного, содействовавшей возникновению или увеличению вреда, причиненного его здоровью вследствие несчастного случая, — о степени его вины в процентах, определенной соответствующей комиссией.

Учитывая специфику функционального назначения документа, следует подчеркнуть, что содержание акта о несчастном случае на производстве должно в точности соответствовать выводам комиссии, проводившей расследование указанного случая.

Оформление акта производится по форме Н-1, соответствующей приложению № 1 к Положению о порядке расследования несчастных случаев на производстве, на основании:

  • 1) приказа о создании комиссии по расследованию несчастного случая;
  • 2) планов (схем, эскизов), а при необходимости — фото- или видеоматериалов места происшествия;
  • 3) документов, характеризующих состояние рабочего места, наличие опасных и вредных производственных факторов;
  • 4) выписок из журналов регистрации инструктажей и протоколов проверки знаний пострадавших по охране труда;
  • 5) протоколов опросов очевидцев несчастного случая и должностных лиц, объяснений пострадавших;
  • 6) экспертных заключений специалистов;
  • 7) результатов лабораторных исследований и экспериментов;
  • 8) медицинского заключения о характере и степени тяжести повреждения, причиненного здоровью пострадавшего, или о причине смерти пострадавшего, а также о нахождении пострадавшего в состоянии алкогольного или наркотического опьянения (если последнее имело место);
  • 9) копий документов, подтверждающих выдачу пострадавшему специальной одежды и специальной обуви и других средств индивидуальной защиты в соответствии с действующими нормами;
  • 10) выписок из ранее выданных на данном производстве (объекте) предписаний государственных инспекторов по охране труда и должностных лиц территориального органа государственного надзора (если несчастный случай произошел в организации или на объекте, подконтрольном этому органу), а также представлений профсоюзных инспекторов труда об устранении выявленных нарушений нормативных требований по охране труда;
  • 11) других материалов, содержание которых существенно (по усмотрению комиссии).

Реквизитами документа являются:

  • 1) гриф утверждения формы документа — указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма Н-1;
  • 2) наименование документа — «Акт о несчастном случае на производстве»;
  • 3) гриф утверждения — указывается слово «Утверждаю», наименование должности, личная подпись лица, утвердившего акт, расшифровка подписи;
  • 4) текст документа — представляет собой трафаретный текст;
  • 5) подпись (подписи) — указываются подписи членов комиссии, производившей расследование несчастного случая;
  • 6) оттиск печати — указывается в целях удостоверения подписи лица, утвердившего акт.

Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А 4.

В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются: дата начала заседания и, через тире, дата окончания. Например: 12—14.03.2004.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении — учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.

Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания.

Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через двойной интервал ниже заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Например:

  • 1.0 перспективах развития завода. Доклад директора... (фамилия, инициалы).
  • 2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает... и предлагает).

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие — таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>