ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ

Составление, оформление документов и документирование деятельности организаций и подразделений регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами. В целом документ должен отвечать следующим требованиям:

• 1) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам;
• 2) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
• 3) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
• 4) позволять обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;
• 5) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Общие правила оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003, на который ссылаются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУА (класс 020000).

Документы, выходящие из организации, и часть внутренних документов оформляются на бланках. Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается. На бланках оформляются все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, как в государственных, так и в коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании компьютера бланк может быть введен в память машины и автоматически выведен при распечатке конкретного документа.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 x210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов. Руководители могут иметь должностной бланк.

Юридическая сила документа зависит от правильности оформления реквизитов документа. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Различают постоянную и переменную части реквизита документа.

Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа и наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

По ГОСТ Р 6.30-2003 при оформлении документов используют 30 реквизитов с 01 по 30.

Реквизит 01 — Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Бланки с изображением герба РФ могут быть изготовлены только полиграфическим способом в порядке, установленном в постановлении Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Реквизит 02 — Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит 03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) коммерческие структуры помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации). Эмблема — это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизит 04 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИН Н/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 — код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 — наименование организации — автора документа. Он должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций — субъектов РФ, имеющих государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование приводят, если оно закреплено в учредительных документах организации; его помещают в скобках ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09 — справочные данные об организации (рис. 1) включает в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Рис. 1. Основные реквизиты на угловом бланке

Реквизит 10 — наименование вида документа, составленного или изданного организацией. Наименование вида документа должно быть определено Уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Реквизит 11 — дата документа — это дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 05.06.2003 — дата, обозначающая 5 июня 2003 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа, состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации: индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Реквизит 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дан ответ.

Реквизит 14 — место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Реквизит 15 — адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например¹:

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Г енеральному директору ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Г осударственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул. Садовая, д.5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Реквизит 16 — гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

_В.А. Степанов

..._20.. года

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии»

_В.А. Степанов

..._20.. года

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82

Реквизит 17 — резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Г енеральный директор_

В.А. Степанов

..._20.. года

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18 — заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

ПРИКАЗ

о создании аттестационной комиссии

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 — отметка о контроле исполнения документа, его обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20 — текст документа, составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 16.07.04.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты. Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы РФ от 11.12.1997«Об организации учета особо ценных документов...»

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

Абзац — отступ пять печатных знаков от полей. Тексты документов сложных, больших по объему (положения, должностные инструкции, отчеты и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-2012.

Документы отличает нейтральный тон, что особенно важно при ответах на обращения граждан.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

При составлении текста рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих нового в смысл фразы.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов:

• • безупречность формулировок документа в юридическом отношении;
• • достоверность и объективность;
• • максимальная краткость документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста;
• • правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом (когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов).

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.

В методических рекомендациях по унификации текстов документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи устойчивых глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: архив — обрабатывать, создавать; вакансия — замещать, иметь. Поэтому, несмотря на могущество даже самого крупного банка, выдать кредит он никому не может (хоть и заявляет это в рекламе). Кредит он может — предоставить.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления конкретных документов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Иногда в должностных инструкциях встречается фраза: «Работник несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных обязанностей». С точки зрения семантики русского языка «нести ответственность», значит — быть привлеченным к ответственности, т.е., возможно, быть наказанным за качественное и своевременное выполнение обязанностей. Правильно: «несет ответственность за качество и точность (время)...». Поэтому при составлении различных документов следует проконсультироваться не только с юристом, но и с филологом.

Текст документа должен быть в деловом стиле, с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратким и четким, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Трудности в восприятии текста документа могут вызвать наличие профессиональных терминов. Их употребление следует ограничивать. Применяемые термины должны соответствовать терминологии и применяться в одном и том же значении. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо употребление разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, учрежденец, классный и т.д.

Широкое распространение в документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы — ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; экземпляр — экз.; смотри — см.; г. — год; макс. — максимальный; т.п. — тому подобный; св. — свыше и т.д.

Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку, например: ОРЛ (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка.

Реквизит 21 — отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего наЗ л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №...» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №...» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251

Методические рекомендации Росархива 2009 г. не уточняют вопрос о выравнивании. Однако в образце (стр. 20) показывают левое выравнивание, а в самом своем приложении 11 — правое (стр. 12).

Реквизит 22 — подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

На бланке наименование организации не указывается:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе Ю.Г. Демидов по научной работе К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине должностного лица, имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего. О возложении временного полномочия обязанностей отражается в приказе по организации.

В действующих нормативных актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, не установлен порядок, четко определяющий, как лицу, замещающему руководителя, которому делегированы соответствующие полномочия, подписывать документы.

Как правило, в этом случае перед наименованием должности пишется: ио (исполняющий обязанности) или врио (временно исполняющий обязанности). Если на должностное лицо возложено временное исполнение обязанностей по должности, которая вакантна, то на документах перед наименованием должности пишется: врид (временно исполняющий должность).

Однако в штатном расписании организации такие должности отсутствуют, а согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.22) в реквизит «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ.

Поэтому, по мнению В.И. Андреевой¹, при такой замене в реквизите «Подпись» правильнее указывать должность этого лица, а не заменять вышеуказанными неправомерными изменениями в реквизите. Кроме того, замещение отсутствующего руководителя другим работником не связано с изменением должности этого работника, так как при этом не происходит временного перевода работника на другую работу (должность), а оформляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ст. 60² ТК РФ).

Таким образом, ставить в реквизите «Подпись» должность отсутствующего работника с отметкой «и.о.» (исполняющий обязанности) является ошибкой, к сожалению, закрепившейся в практике, а также показанной на примере в на стр. 23 приложения 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива 2009 г. (хотя в тексте на этой странице указано о «фактической должности лица»).

Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, внесшим изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, данное противоречие было устранено. В соответствии с ним, необходимо указывать должность автора документа (ранее — лица, его подписавшего).

Реквизит 23 — гриф согласования документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам

См.: Андреева В.И. Указ. соч.

проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами. Согласование может быть внешнее и внутренне — визирование (с подразделениями и должностными лицами).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор института М.В. Ларин

05.06.2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2003 № 10

Реквизит 24 — визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела д q орлов

05.06.2003

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела д q орлов

05.06.2003

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования или полистное визирование документа и его приложения.

Реквизит 25 — оттиск печати, заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Как правило, печать должна захватывать реквизит «подпись» (например, наименование должности). Это необходимо для того, чтобы оттиск невозможно было скопировать и поместить на макет другого документа, выдаваемого за подлинный. В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Иначе никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для размножения оттиска не требуется.

Реквизит 26 — отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно» должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Т.С. Левченко

05.06.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизит 27 — отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков 924 45 67

Реквизит 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело, включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит 29 — отметка о поступлении документа в организацию, содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит 30 — идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схема расположения реквизитов документов на бланке формата А4 (210 х 297 мм) показана на рис. 2.

При оформлении документов следует иметь в виду, что реквизиты документов, взятые из ГОСТ Р 6.30-2003, следует дополнить реквизитом, внесенным Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г. — «отметка о конфиденциальности». Порядок оформления каждого реквизита с учетом требования ГОСТ Р 6.30-2003 подробно раскрыт в приложении 12 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, и может быть использован в любой инструкции по делопроизводству (конечно, с примерами этой организации). При этом реквизиты: «Заголовок», «Резолюция» в Методических рекомендациях названы так же, как в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», а реквизит «Подпись» в соответствии с Правилами разбит на две части, которые описаны раздельно.

Кроме того, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 необходимо приводить наименование либо аннотацию документа (последняя ранее не предусматривалась) и дополнительно делать отметку о его поступлении.

В соответствии с Методическими рекомендациями, кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату».

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Рис. 2. Схема расположения реквизитов документов

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из двух способов:

• 1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• 2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В целом при подготовке документа необходимо руководствоваться общими правилами:

• 1) уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению;
• 2) изучить федеральные законодательные и нормативные акты, а также акты субъектов федерации, на территории которых находится организация, и ведомственные нормативные акты (если есть), регулирующие порядок решения вопроса, по поводу которого составляется документ;
• 3) выбрать вид документа, его форму, стиль и характер изложения текста;
• 4) собрать информацию по существу поставленного в документе конкретного вопроса;
• 5) составить проект документа с использованием унифицированных форм, трафаретных текстов, наборы стандартных фраз и выражений;
• 6) отредактировать и согласовать проект документа;
• 7) окончательно оформить и подписать документ.

Таким образом, чтобы правильно оформлять документы, необходимо изучить полный пакет законодательных правовых актов и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.