Полная версия

Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>

ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Общий пакет законодательно-правовых актов, регламентирующих деятельность организаций и управление ими, включает:

  • 1) Конституцию РФ;
  • 2) федеральные законы;
  • 3) указы Президента РФ;
  • 4) постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
  • 5) конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ;
  • 6) приказы министров и другие ведомственные нормативные акты;
  • 7) акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты.

Указанные акты перечислены в последовательности их значимости, о чем указывает отдельная ст. 5 ТК РФ. Поэтому содержание каждого документа не должно противоречить указанному выше. Действие этих актов распространяется на территории в зависимости от органа, их принявшего.

Таким образом, в ТК РФ прописана иерархия законодательных и нормативных правовых актов, что должно учитываться в спорных случаях. Важно, что законодательный акт вступает в силу с указанного в нем дня и прекращает свое действие:

  • 1) в связи с истечением срока его действия;
  • 2) вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы;
  • 3) отменой (признанием, утратившим силу) данного акта актом равной или высшей юридической силы.

Вместе с тем, соответствие фактической деятельности организации требованиям пакета законодательно-правовых актов во многом определяется по документам, составляемым и оформляемым в самой организации, так как вся деятельность любой организации обязательно документируется. Правильность оформления документации напрямую влияет на ее юридическую силу.

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», с которым тесно связан Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа. Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (ст. 5). Понятие «конфиденциальность» раскрывает Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя» (ст. 2). Согласно этому Закону к информации относятся сведения, сообщения или данные независимо от формы их представления.

Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188 утвержден Перечень сведений конфиденциального характера, где в п. 1 отмечены «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях». Этим вопросам посвящена и гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ.

При оформлении документов, получаемых из автоматизированной информационной системы, важно соблюдение пунктов закона о порядке подписания документов должностным лицом и о юридической силе электронной цифровой подписи. Поэтому кадровой службе полезно иметь в пользовании Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Поэтому для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Его ст. 10 указывает, что «порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации».

В этом аспекте важно постановление Правительства РФ от 27.12.1996 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором указано, что «изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне» (п. 1).

Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511 -2001. При заказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительных документов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено) наименованием.

Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях (при необходимости, по решению руководителя юридического лица) допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. В этом случае в соответствии с п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением герба: номер печати, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати. При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Закон регулирует использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов; так, ст. 16—19 посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации.

В зависимости от организационно-правовой формы (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например, таможенные органы, вуз и т.д.), местонахождения (например, район Крайнего Севера) организации при оформлении документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах. Например, если это вуз — Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», если это ЗАО или ООО — Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» или Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определил правовое положение государственных служащих, а порядок ведения их личных дел — Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы».

Оформление основных документов унифицировано. Среди унифицированных форм к первоочередным отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден постановлением Госкомстата России 30.10.1997 № 71а, который в соответствии с постановлением Правительства РФ вводится в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУА (класс 020000).

Учитывая, что работникам делопроизводства приходится иметь дело с обращениями граждан, необходимо руководствоваться Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях от 30.11.1981. В этом документе описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Принципиальный поворот в организации документационного обеспечения управления внес Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и постановления Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия». Одним из принципов предоставления государственных и муниципальных услуг является «возможность получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме». В соответствии со ст. 5 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» заявитель имеет право получить государственную или муниципальную услугу в форме по своему выбору, в том числе и в электронной форме, а органы, предоставляющие услуги, обязаны обеспечить заявителю возможность ее получения в электронном виде.

Принятие этого закона потребовало внесения соответствующих изменений в целый пакет законодательных актов, что было выполнено Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг”». Изменения, внесенные в группу из 26 законов, касались прежде всего информирования граждан (по различным аспектам) или права направления ими документов (заявлений, заявок и т.д.) в электронной форме.

Федеральный закон 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в новой редакции дает возможность гражданам не только отправлять обращения в электронной форме, но и «ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении...» (ст. 10). Соответственно, вся переписка по обращениям граждан может проходить в электронном виде.

Дополнение в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» касается признания электронного документа равнозначным документу на бумажной основе.

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. До принятия указанных Правил организация работы строилась по другому нормативному документу — Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но ее статус был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Новый документ утвержден Правительством РФ. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством РФ.

Из названия Правил следует, что они адресованы федеральным органам исполнительной власти. К федеральным органам исполнительной власти, в соответствии с Указом Президента РФ от 12.05.2008 № 724, относятся:

  • 1) федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент РФ, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
  • 2) федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
  • 3) федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ.

Но этим не ограничивается круг потребителей данных Правил. Дело в том, что сама разработка Правил была предпринята в связи с принятием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором говорилось, что правила делопроизводства и документооборота в иных государственных органах и органах местного самоуправления должны соответствовать тем правилам, которые установлены для федеральных органов исполнительной власти (п. 2 ст. 11).

Поэтому в свое время даже Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хотя и была предназначена только федеральным органам, использовалась и государственными, и негосударственными организациями.

Важно, что разд. 6 «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» Правил определил перечень обязательных сведений о документе, необходимых для включения документа в систему электронного документооборота, учета и поиска документов. Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота.

На основе Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Поэтому нужно обратить внимание на то, что если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.

Кроме того, федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с Росархивом перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. Для этого необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 № 558.

В соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания разработаны и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. Однако принципы организации документооборота, порядок приема и первичной обработки поступающих документов, предварительного рассмотрения документов, их регистрации, порядок рассмотрения документов руководством, работа с отправляемыми документами, их регистрация и отправка, регистрация и прохождение внутренних документов, учет и анализ документооборота, разработка и ведение номенклатуры дел, формирование дел, правил их текущего хранения, подготовка дел для передачи на архивное хранение, уничтожение дел с истекшими сроками хранения, данные в Методических рекомендациях, касаются организаций любого типа и могут быть перенесены в каждую инструкцию по делопроизводству с соответствующей конкретизацией.

Достаточно часто организациям приходится вести переписку с другими организациями и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Эти правила важны кадровому работнику в случае, если адресат по какой-либо причине пытается уклониться от получения информации. Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.

Для регламентации самой службы делопроизводства разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата:

  • 1) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утверждены постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78);
  • 2) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
  • 3) Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
  • 4) Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 №23.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, что очень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии. Они рекомендуются для применения в управленческом аппарате организаций независимо от форм собственности.

Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции. Помимо норм времени на основные виды работ в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Таким образом, чтобы правильно оформлять документы, необходимо иметь полный пакет законодательно-правовых актов и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

 
<<   СОДЕРЖАНИЕ ПОСМОТРЕТЬ ОРИГИНАЛ   >>