ВВЕДЕНИЕ

Документирование деятельности организаций любых форм собственности регламентированы законодательными и нормативнометодическими актами. Документация любой организации состоит из значительного количества документов, каждый из которых имеет свои особенности. Требования к составлению и оформлению, организации работы с документами, особенно в области управления персоналом, постоянно растут. В частности, Федеральным законом от 18.07.2011 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» ст. 360 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) дополнена основаниями проведения внеплановых проверок трудовой инспекцией. За нарушение правил ведения делопроизводства для руководителей организаций по некоторым позициям возможна не только административная, но и уголовная ответственность.

Однако на сегодняшний день существует определенный разрыв между требованиями руководящих документов и реальным состоянием документирования деятельности подразделений на практике. Зачастую документы не соответствуют действующим нормативам, ГОСТам и инструкциям. Анализ состояния работы с документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

1) неверное оформление документов, незнание правил придания им юридической силы, нарушение порядка их разработки и ввода в действие локальных актов;
2) отсутствие предусмотренных законодательством видов документов, неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
3) нарушение правил работы ведомственных архивов, организации хранения и уничтожения документации;
4) требования предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, в некоторых случаях несмотря на прямой запрет таких действий;
5) противоречие законодательству о работе с обращениями граждан, а нередко и здравому смыслу, резолюций, проставляемых руководителями организаций и др.

Поэтому современные организации испытывают потребность в специалистах, которые обладают не только готовностью к успешной

реализации профильных знаний, умений и навыков, но и способностями к грамотному документированию своих профессиональных действий. Эта отрасль — деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, в соответствии с ГОСТ Р 51.141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» называется документационным обеспечением управления (делопроизводством).

Содержание учебного пособия соответствует учебной программе по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе», входящей в блок специальных дисциплин специальности 080505.65 — «Управление персоналом», а также учебной программе по дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом», входящей в базовую часть профессионального цикла примерной основной образовательной программы высшего профессионального образования по направлению подготовки «Управление персоналом» — 080400, разработанной Учебно-методическим объединением вузов России по образованию в области менеджмента.

Освоения данных дисциплин направлено на формирование знаний и навыков работы с организационно-распорядительной и информационно-справочной документацией, регламентирующей деятельность должностных лиц организации, функции и процедуры управления персоналом в организации. В результате их освоения обучающийся должен знать основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений и сопровождающую их документацию, уметь вести кадровое делопроизводство и организовывать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, владеть навыками составления документации по кадрам и кадровой отчетности.

Для этого в данном учебном пособии предусмотрено рассмотрение блока вопросов, охватывающих формирование системы кадровой документации, а именно: классификация документов по управлению персоналом в организации; система организационно-распорядительной документации и информационно-справочной документации по кадрам; структура и назначение документов, создаваемых и функционирующих в системе управления персоналом организации; требования законодательных и нормативных норм права, регламентирующих работу с кадровыми документами; общие требования к оформлению кадровой документации.

В блоке вопросов по организации кадрового делопроизводства изучается: порядок работы с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда (в том числе государственные требования, общие правила, содержание, структура, назначение и стандартный порядок заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда); правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек; порядок разработки штатного расписания организации; порядок, обязательные правила и практика оформления документов, сопровождающих прием на работу, перевод работников на другую работу, отпуска, направление работников в служебные командировки; документация по поощрению работников и дисциплинарным взысканиям; нормативно-правовые основы, обязательные правила и особенности документального оформления прекращения действия трудового договора с работником.

В блоке вопросов по документационному обеспечению управления персоналом рассматривается структура, назначение и порядок разработки локальных нормативных актов по управлению персоналом, организация работы с персональными данными работников, правила, порядок и практика разработки внутренних унифицированных форм документов, разрабатываемых в службе управления персоналом организации, требования к оформлению номенклатуры дел, порядок хранения документов и передачи в архив, а также виды, порядок проведения и документооборот при проведении проверок Государственной инспекцией труда и ответственность должностных лиц и работодателя за нарушение порядка кадрового делопроизводства.

Вместе с тем управление современными организациями сталкивается не только с многочисленностью видов и разновидностей документов, сложностью их состава, требованиями к приданию документам юридической силы, хранению и архивированию документов, но и с необходимостью постоянного обновления знаний работников в области делопроизводства в соответствии с постоянно обновляемыми законодательными и нормативными актами.

Кроме того, в настоящее время законодательные акты и другие руководящие документы не всегда дают однозначный ответ на ту или иную практическую ситуацию. Так, например, деятельность организаций в сфере документационного обеспечения управления персоналом существенно затрудняется:

1) несоответствием терминологии в области делопроизводства в законодательных актах и других руководящих документах;
2) противоречивостью между обязанностями работодателя по ведению кадровой документации и его возможностями по получению и обработке требуемой информации;
3) отсутствием единого мнения об обязательности составления документов в тех или иных ситуациях, связанных с применением норм трудового права;
4) отставанием нормативных документов в области труда и его охраны от перехода высшего образования на двухуровневую систему;
5) недостаточной четкостью в требованиях трудового законодательства по реализации работниками специальных обязанностей и ответственности за них;
6) разногласиями между требованиями органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов РФ.

В то же время повышение юридической значимости документов под воздействием экономических факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами. Многие организации столкнулись с проблемами в документообороте. Это свидетельствует о росте актуальности разработки и внедрения документационного обеспечения управления как эффективной системы, способствующей оперативности и качеству управления организацией.

Поэтому в учебное пособие включены не только обновленные требования законодательных и нормативных актов к документированию управленческой деятельности, но и теоретические основы применения системного подхода к документационному обеспечению управления (ДОУ) современной организацией.

Автор выражает искреннюю признательность рецензентам доктору педагогических наук, профессору, ведущему научному сотруднику Учреждения РАО «Институт педагогического образования» Алле Ивановне Жилиной и доктору экономических наук, профессору, профессор кафедры общей экономической теории СПбГУЭФ Владимиру Александровичу Плотникову.

В процессе работы использованы практические советы профессоров Виктора Ивановича Звонникова, Андрея Михайловича Пырского, Галины Павловны Чепуренко и многих других.