КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ. СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Связующими процессами в организации выступают коммуникации, а основным составляющим элементом коммуникаций является информация. Информация в управлении — это предмет управленческого труда, обеспечивающий принятие управленческих решений. Поэтому по отношению к предмету труда технологией управления являются совокупность и последовательность способов работы с информацией при осуществлении функций управления.

Для субъекта управления информация — не только предмет труда, но одновременно и средство (знание, опыт) и продукт труда (управленческое решение). Информация — это важнейшее понятие, которое расценивается как определенное качество, присущее всем материальным системам и отражающее разнообразие их свойств или степень упорядоченности этих свойств.

Информационное обеспечение — одна из важнейших обеспечивающих функций, качество реализации которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы.

Информация существует, если существуют и взаимодействуют три элемента: источник (объект — отправитель информации), сигнал и получатель (приемник). Принципиальная схема процесса коммуникации в организации приводится на рис 9.3.

Схема процесса коммуникационного обмена Источник

Рис. 9.3. Схема процесса коммуникационного обмена Источник: Роббинс С.П., Коултер М. Менеджмент / Пер. с англ. — М.: Вильямс, 2007. С. 490.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Данные этапы можно описать в следующей последовательности:

  • 1. зарождение идеи;
  • 2. кодирование и выбор канала;
  • 3. передача;
  • 4. декодирование.

Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения, т.е. с зарождения идеи. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Определенные формы идее придаются на следующем этапе.

Отправитель с помощью символов, понятных получателю, кодирует информацию, т.е. придает ей определенную форму. Такими символами могут быть вербальные и невербальные формы коммуникации, материальные и нематериальные носители (слова, интонации, жесты, графические изображения и т.д.). Благодаря кодированию идея превращается в сообщение. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся почта, телефон, телефакс, электронная почта и т.д.

Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование — это перевод символов в сообщение для получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею.

При передаче коммуникаций на их пути возникают преграды различного рода, так называемые «информационные шумы». К основным барьерам при обмене коммуникаций относятся:

  • • фильтрование информации. Умышленное манипулирование информацией при передаче от отправителя к получателю, один из видов искажения информации; возникает в том случае, когда отправитель с определенными намерениями искажает информацию, предназначенную для получателя;
  • • эмоции. Информация искажается под воздействием состояния психики и настроения как отправителем, так и получателем;
  • • информационная перегрузка. Возникает в тех случаях, когда объем информации превышает предельно допустимые для обработки значения, и у получателя нет возможности ее обрабатывать;
  • • семантические барьеры в общении. Возникают тогда, когда между отправителем и получателем отсутствует единая система восприятия смыслов и значений слов, существует разное ПОНИмание терминов и высказываний, процесс обмена информацией насыщен жаргонной лексикой;
  • • национальная культура. Препятствием служат различия в культуре общения между отправителем и получателем;
  • • стремление к самозащите. Возникает при возникновении ощущения угрозы у отправителя или получателя относительно друг друга. В итоге информация искажается.

Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, поэтому ему следует наладить обратную связь с получателем в виде следующих действий — интерпретации сообщения и формирования ответа.

К качеству информации предъявляются следующие требования:

  • • своевременность;
  • • достоверность (с определенной вероятностью);
  • • достаточность;
  • • надежность (с определенной степенью риска);
  • • комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкое™ товара, стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
  • • адресность;
  • • правовая корректность информации;
  • • многократность использования;
  • • высокая скорость сбора, обработки и передачи;
  • • возможность кодирования;
  • • актуальность информации.

Информационные технологии с каждым днем меняют нашу личную жизнь и трудовую деятельность. Сегодня управленческие коммуникации изменились до неузнаваемости. Стремительный рост и развитие технологий, в том числе информационных, формирование нового информационного общества, процессы глобализации, использование специализированных устройств обмена, передачи, хранения и обработки информационных данных изменили коммуникации и управленческие решения в современном бизнесе. Однако изменение технологий стало одной из основных причин неопределенности внешней среды, с которой сталкиваются организации. Но, несмотря на определенные трудности, современные менеджеры благодаря техническому прогрессу могут координировать работу своих сотрудников таким образом, чтобы способствовать повышению эффективности и результативности их труда. Информационные технологии существенно изменяют способы взаимодействия членов организации по таким направлениям, как контроль за выполнением работ, принятие управленческих решений, сотрудничество и коммуникации, доступность и открытость каждого сотрудника организации.

Развитие компьютерных систем сформировало новые формы обмена и хранения информации. К основным новшествам в сфере современных информационных технологий относят:

  • • голосовую и электронную почту. Голосовая почта — это система обмена коммуникациями посредством записанных на цифровой носитель сообщений. Электронная почта — это система обмена коммуникациями посредством передачи сообщений между компьютерами, связанными через сеть; может иметь мгновенную форму передачи письменных сообщений;
  • • теле- и видеоконференции. Телеконференции — это системы передачи информации, позволяющие группе людей одновременно общаться в режиме реального времени с помощью телефона или электронной почты. Видеоконференции — это системы передачи информации, позволяющие группе людей одновременно общаться в режиме реального времени и при этом видеть друг друга на экранах монитора;
  • • внутренние и внешние локальные сети (Intranet и Extranet).

Intranet — это внутренние организационные системы передачи информации на основе интернет-технологий, предназначенные для обмена коммуникациями между сотрудниками. Extranet — это внешние организационные системы передачи информации, построенные на основе интернет-технологий, предназначенные для обмена коммуникациями между сотрудниками и внешним миром;

• технологии беспроводной связи. Данные технологии позволяют сотрудникам выходить в сеть Интернет и общаться по телефону, не подсоединяясь к проводным сетям.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения сегодня является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >