Текущий мониторинг
Этот вид мониторинга предполагает определение нескольких точек контроля. Однако сами принципы распределения точек могут быть различными. Рассмотрим некоторые наиболее распространенные варианты.
1. Текущий мониторинг: регулярный принцип В соответствии с регулярным принципом точки контроля назначаются в равные периоды времени (например, в каждую пятницу, ежедневно, ежемесячно и т.п.). Регулярный принцип текущего мониторинга удобен для работ процессного характера, где стабильность и ровность исполнения являются гарантией успеха. Часто на основе регулярного принципа построен текущий мониторинг работы секретарей, бухгалтеров, рабочих конвейера.
Отметим некоторые преимущества и риски этого мониторинга (табл. 22).
Таблица 22
Преимущества и риски текущего мониторинга
(регулярный принцип)
|
Преимущества |
Недостатки |
|
Для руководителей Простой принцип определения точек контроля. Большая вероятность достижения результата. Возможность параллельного консультирования. Хорошее представление о способностях и мотивации подчиненного |
Для руководителей Необходимость придерживаться оговоренных сроков мониторинга, что не всегда удобно в режиме реального времени. Риск получения неточного представления о плавности хода работы (хорошие результаты могут появляться только в точках контроля). Риск неоправданных временных затрат на переработку излишней информации |
|
Для подчиненных Хороший дисциплинирующий фактор, если промежутки между точками контроля небольшие. Возможность успешного освоения новых компетенций. Регулярный контакт с руководителем. Возможность проявить себя. Повышение мотивации у подчиненных, которые нуждаются во внешнем одобрении своих действий. Минимум стрессов, доверительная атмосфера |
Для подчиненных Не всегда оправданные затраты времени на подготовку информации. Не способствует проявлению инициативы и творческого подхода. Не развиваются самостоятельность и ответственность. Расслабляющий фактор, если промежутки между точками контроля значительные («от сессии до сессии живут студенты весело...»). Понижение внутренней мотивации у подчиненных, которые не нуждаются во внешнем одобрении своих действий (и даже оценивают такой мониторинг как недоверие) |
2. Текущий мониторинг: поэтапный принцип
Поэтапный принцип тоже ориентирует руководителя на выбор нескольких контрольных точек. Однако, в отличие от регулярного принципа, здесь контрольные точки определяются после того, как весь ход работы условно разбивается на подзадачи (этапы). По завершении каждой из подзадач и осуществляется мониторинг.
Поэтапный принцип эффективен при мониторинге работ проектного характера. Часто таким образом контролируют творческих специалистов (дизайнеров, PR-менеджеров), а также специалистов, в работе которых качество результата впрямую не связано со стабильностью и ровностью самого процесса работы (например, ГГ-специалистов).
Хорошей основой для текущего мониторинга, реализуемого в соответствии с поэтапным принципом, являются графики Гантта — линейные диаграммы, которые показывают протяженность различных подзадач в виде полос соответствующей длины на шкале времени. Примерный вариант графика Гантта показан на рис. 23. На рисунке также показаны точки контроля, которые совпадают по времени с завершением отдельных этапов работы.
Покажем наиболее типичные преимущества и риски текущего мониторинга, основанного на поэтапном принципе (табл. 23). Как видно, преимущества и риски этого вида мониторинга во многом совпадают с регулярным мониторингом.
3. Текущий мониторинг: выборочный принцип
В отличие от предыдущих принципов реализации текущего мониторинга, при выборочном принципе подчиненный не предупрежден о точках контроля. Он предупрежден только о том, что его работу могут проверить неожиданно. Многие руководители считают, что именно выборочный текущий мониторинг дает им максимально точную картину происходящего в организации. Однако это не всегда так. Ведь выбранная случайно точка контроля может показать как случайно плохой, так и случайно хороший результат! Тем не менее этот вид мониторинга очень популярен для контроля работ, где исключительно важно качество самого процесса. Например, качество обслуживания покупателей дает высокие гарантии хороших результатов работы продавцов. Вот почему продавцов часто контролируют в соответствии с этим принципом.
Рис. 23. График Гантта как модель текущего мониторинга (поэтапный принцип)
Таблица 23
Преимущества и риски текущего мониторинга
(поэтапный принцип)
|
Преимущества |
Недостатки |
|
Для руководителей Большая вероятность достижения результата. Хорошая возможность анализа самого процесса работы. Возможность параллельного консультирования. Хорошее представление о способностях и мотивации подчиненного |
Для руководителей Не всегда легко разбить процесс на этапы и определить контрольные точки. Контролируемые этапы могут быть очень разными по протяженности, создавая ситуации или слишком частого, или, наоборот, слишком редкого мониторинга |
|
Для подчиненных Хороший дисциплинирующий фактор, если контролируемые этапы небольшие по протяженности. Возможность успешного освоения новых компетенций. Регулярный контакт с руководителем. Возможность проявить себя. Повышение мотивации у подчиненных, которые нуждаются во внешнем одобрении своих действий. Минимум стрессов, доверительная атмосфера |
Для подчиненных В меньшей степени, чем мониторинг по результату, способствует проявлению инициативы и творческого подхода. Не развивается самостоятельность и ответственность. Расслабляющий фактор, если контролируемые этапы большие по протяженности. Понижение внутренней мотивации у подчиненных, которые не нуждаются во внешнем одобрении своих действий (и даже оценивают такой мониторинг как недоверие) |
Выборочный текущий мониторинг может быть применен в двух вариантах:
- 1. «Осознаваемый». Подчиненный «осознает» точку контроля (например, «внезапная» проверка времени прихода сотрудников на работу).
- 2. «Неосознаваемый». Подчиненный не осознает точку контроля (например, вариант «таинственный покупатель», когда результаты мониторинга становятся известны продавцу позднее).
В нашей практике мы не встречали организации, где бы не применялся выборочный мониторинг. Это, безусловно, серьезный аргумент в защиту эффективности этого вида мониторинга. Однако использовать его следует взвешенно и только при необходимости. Слишком частое применение выборочного мониторинга может спровоцировать конфликтные ситуации и расцениваться сотрудниками (особенно ключевыми) как недоверие.
Покажем некоторые преимущества и риски выборочного мониторинга (табл. 24).
Таблица 24
Преимущества и риски текущего мониторинга
(выборочный принцип)
|
Преимущества |
Недостатки |
|
Для руководителей Легкость определения контрольных точек. Удобство реализации (в любое удобное для руководителя время). Получение объективной картины происходящего. Возможность держать людей в тонусе и тем самым поддерживать стабильность и ровность самого процесса работы |
Для руководителей Получение хотя и объективной, но не очень точной картины происходящего: подчиненный в точке контроля может показать результат:
Иногда требуются дополнительные затраты (например, проверяющие, которых не знают в лицо; видеокамеры и т.п.). Могут возникать этически спорные ситуации (видеокамеры, прослушивание телефонов) |
|
Для подчиненных Сильный дисциплинирующий фактор. Регулярный контакт с руководителем. Возможность проявить себя. Повышение мотивации у подчиненных, которые нуждаются во внешнем одобрении своих действий |
Для подчиненных Большой риск того, что подчиненный будет воспринимать такой вид мониторинга как недоверие. Риск понижения внутренней мотивации и лояльности у ответственных ключевых сотрудников. Провокация стрессовых состояний, атмосферы недоверия и конфликтов |
